PAGE電網(wǎng)信息檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強電網(wǎng)信息檔案的管理，確保電網(wǎng)信息檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮電網(wǎng)信息檔案在電網(wǎng)規(guī)劃、建設(shè)、運行、維護及管理決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司[公司名稱]及所屬各部門、各單位在電網(wǎng)信息檔案管理方面的活動，包括電網(wǎng)規(guī)劃、設(shè)計、施工、運行、檢修、營銷等各類業(yè)務(wù)活動中形成的信息檔案。（三）基本原則1.真實性原則：電網(wǎng)信息檔案應(yīng)如實反映電網(wǎng)建設(shè)、運行和管理的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理與電網(wǎng)相關(guān)的各類信息檔案，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：按照電網(wǎng)業(yè)務(wù)流程和內(nèi)在聯(lián)系，對信息檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，使其形成有機的整體，便于管理和利用。4.安全性原則：采取有效的安全防護措施，確保電網(wǎng)信息檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.服務(wù)性原則：以服務(wù)電網(wǎng)生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策為宗旨，積極開發(fā)利用電網(wǎng)信息檔案資源，提高檔案的利用價值。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司電網(wǎng)信息檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)公司電網(wǎng)信息檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，對所屬各部門、各單位的檔案管理工作進行指導(dǎo)。3.集中統(tǒng)一管理公司電網(wǎng)信息檔案，接收、整理、保管和統(tǒng)計各類電網(wǎng)信息檔案，確保檔案的完整和安全。4.組織開展電網(wǎng)信息檔案的鑒定、銷毀工作，定期對檔案進行清理，確保檔案的質(zhì)量。5.負責(zé)電網(wǎng)信息檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進檔案信息資源的共享和利用，提高檔案管理的信息化水平。6.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在電網(wǎng)業(yè)務(wù)活動中形成的信息檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并按照公司檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交檔案。2.明確本部門檔案管理工作的責(zé)任人，負責(zé)指導(dǎo)和督促本部門員工做好檔案的形成和積累工作，確保檔案資料的真實、完整和及時歸檔。3.配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案利用申請，積極利用檔案資料為業(yè)務(wù)工作服務(wù)。（三）員工職責(zé)1.嚴格遵守公司電網(wǎng)信息檔案管理制度，在業(yè)務(wù)活動中及時、準確地形成和積累各類信息檔案，并按照規(guī)定進行整理和歸檔。2.妥善保管本人在工作中使用的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。3.積極配合檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作，提供檔案形成過程中的相關(guān)信息和線索，協(xié)助做好檔案的整理、鑒定和利用等工作。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.各部門、各單位在電網(wǎng)規(guī)劃、設(shè)計、施工、運行、檢修、營銷等業(yè)務(wù)活動中，應(yīng)明確檔案形成的責(zé)任人和工作流程，確保檔案資料的及時、準確形成。2.檔案資料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料和載體，字跡工整、圖像清晰、數(shù)據(jù)準確，符合檔案保存要求。3.對于重要的電網(wǎng)信息檔案，應(yīng)進行備份存儲，確保檔案的安全性和可恢復(fù)性。（二）檔案收集范圍1.電網(wǎng)規(guī)劃階段：包括電網(wǎng)規(guī)劃報告、規(guī)劃圖紙、規(guī)劃數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等資料。2.電網(wǎng)設(shè)計階段：設(shè)計文件、圖紙、計算書、設(shè)計變更記錄等。3.電網(wǎng)施工階段：施工組織設(shè)計、施工圖紙、施工記錄、工程簽證、設(shè)備材料到貨清單等。4.電網(wǎng)運行階段：運行日志、設(shè)備巡檢記錄、故障處理記錄、運行參數(shù)統(tǒng)計報表等。5.電網(wǎng)檢修階段：檢修計劃、檢修方案、檢修記錄、試驗報告、設(shè)備更換記錄等。6.電網(wǎng)營銷階段：客戶檔案、用電合同、電費賬單、營銷業(yè)務(wù)報表等。7.其他與電網(wǎng)相關(guān)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，如會議紀要、技術(shù)交流材料、科研成果等。（三）檔案收集流程1.業(yè)務(wù)活動完成后，承辦人員應(yīng)及時對形成的檔案資料進行整理，按照檔案分類要求進行分類、編號，并編制檔案目錄。2.承辦人員將整理好的檔案資料提交本部門檔案管理責(zé)任人進行審核，審核無誤后，在規(guī)定時間內(nèi)將檔案資料移交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案資料進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知業(yè)務(wù)部門進行整改。四、檔案的整理與歸檔（一）檔案整理原則1.遵循電網(wǎng)業(yè)務(wù)流程和檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于管理和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.對檔案進行編號，以便于識別和查找，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，便于快速檢索檔案。（二）檔案分類方法1.按業(yè)務(wù)類別分類：分為電網(wǎng)規(guī)劃、電網(wǎng)設(shè)計、電網(wǎng)施工、電網(wǎng)運行、電網(wǎng)檢修、電網(wǎng)營銷等類別。2.按年度分類：將每年形成的檔案單獨分類存放，便于按年度進行統(tǒng)計和查詢。3.按保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，分為永久、長期、短期三類保管期限。（三）檔案歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理原則和分類方法，對接收的檔案資料進行進一步整理和歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)裝訂整齊、編目準確、裝盒規(guī)范，盒內(nèi)檔案排列有序，并在盒脊上注明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.建立檔案電子目錄，將紙質(zhì)檔案的目錄信息錄入計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案目錄的電子化管理，便于快速檢索和查詢。五、檔案的保管與保護（一）檔案保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，并設(shè)置明顯的標識，便于查找和管理。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列，便于存取和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份存儲，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)采用多種保管方式相結(jié)合，如紙質(zhì)檔案與電子檔案同時保存，以確保檔案的完整性和安全性。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的實體安全。2.對檔案進行數(shù)字化處理時，應(yīng)嚴格按照相關(guān)標準和規(guī)范進行操作，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。3.加強對檔案庫房的安全管理，嚴格限制無關(guān)人員進入庫房，確保檔案庫房的安全。4.對檔案進行借閱、利用后，應(yīng)及時進行歸還和清點，檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并進行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值與保管期限相適應(yīng)，避免過度保存或過早銷毀檔案。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴格標準的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。（二）檔案鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等。2.檔案鑒定工作小組負責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進行審核和審批。（三）檔案鑒定方法1.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的保管期限。2.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)進行重點鑒定，審查檔案是否仍具有保存價值，如已無保存價值，應(yīng)予以銷毀。3.對于涉及公司重大利益、重要歷史事件、知識產(chǎn)權(quán)等方面的檔案，應(yīng)適當延長保管期限，確保檔案的完整性和安全性。（四）檔案銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一核對，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的利用與服務(wù)（一）檔案利用原則1.遵循保密原則，嚴格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不泄露。2.以服務(wù)公司生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策為宗旨，積極為業(yè)務(wù)部門和員工提供檔案利用服務(wù)。3.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用業(yè)務(wù)，確保檔案利用工作的規(guī)范有序。（二）檔案利用范圍1.公司內(nèi)部各部門、各單位在開展電網(wǎng)規(guī)劃、設(shè)計、施工、運行、檢修、營銷等業(yè)務(wù)工作時，需要查閱相關(guān)檔案資料的。2.公司員工因工作需要，查閱本人形成或與本人工作相關(guān)檔案資料的。3.公司因?qū)ν馓峁┘夹g(shù)支持、合作項目等需要，向外部單位提供檔案資料的。4.國家有關(guān)部門或單位依法查閱公司電網(wǎng)信息檔案的。（三）檔案利用程序1.查閱申請：利用者填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，并提交所在部門負責(zé)人審批。2.審批：部門負責(zé)人對查閱申請進行審核，如同意查閱，簽字批準后交檔案管理部門。3.查閱：檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人負責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。利用者應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.借閱申請：如需借閱檔案，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，利用者應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、編號、復(fù)制內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，由檔案管理部門安排專人負責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期。（四）檔案利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細