PAGE技術(shù)檔案管理制度要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案的管理，確保技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項(xiàng)目組以及與公司技術(shù)活動(dòng)相關(guān)的所有人員在技術(shù)檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理工作。（三）定義1.技術(shù)檔案：指公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造、技術(shù)引進(jìn)等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、技術(shù)合同等。2.歸檔：將經(jīng)過整理的技術(shù)文件材料按照規(guī)定的要求和程序，移交至公司檔案管理部門進(jìn)行集中保管的過程。（四）管理原則與職責(zé)分工1.管理原則集中統(tǒng)一管理原則：公司技術(shù)檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。真實(shí)性原則：技術(shù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司技術(shù)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。完整性原則：涵蓋公司技術(shù)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類文件材料，保證檔案的全面性。保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的技術(shù)檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.職責(zé)分工檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司技術(shù)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各項(xiàng)目組的技術(shù)檔案管理工作，對(duì)技術(shù)檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司各類技術(shù)檔案，建立健全技術(shù)檔案檢索體系，為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。各部門、各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目組技術(shù)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，指定專人負(fù)責(zé)技術(shù)檔案管理工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的技術(shù)檔案移交至檔案管理部門歸檔，并確保移交檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。在技術(shù)活動(dòng)過程中，嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案管理制度，保證技術(shù)文件材料的規(guī)范形成和妥善保管，積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。二、技術(shù)檔案的形成與積累（一）技術(shù)文件材料的形成1.在公司科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造、技術(shù)引進(jìn)等各項(xiàng)技術(shù)活動(dòng)中，各部門、各項(xiàng)目組應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，及時(shí)形成各類技術(shù)文件材料。技術(shù)文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，具備真實(shí)性、完整性和有效性。2.技術(shù)文件材料的形成應(yīng)遵循以下要求：項(xiàng)目立項(xiàng)階段：應(yīng)形成項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告，包括項(xiàng)目背景、目的、意義、研究?jī)?nèi)容、技術(shù)路線、預(yù)期成果等，確保項(xiàng)目立項(xiàng)依據(jù)充分、目標(biāo)明確。技術(shù)方案制定階段：根據(jù)項(xiàng)目要求，制定詳細(xì)的技術(shù)方案，包括總體方案、技術(shù)指標(biāo)、工藝流程、設(shè)備選型、人員配置等，技術(shù)方案應(yīng)具有科學(xué)性、合理性和可行性。設(shè)計(jì)階段：按照設(shè)計(jì)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、計(jì)算書編制等工作，設(shè)計(jì)文件應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，滿足項(xiàng)目要求。實(shí)驗(yàn)與測(cè)試階段：記錄實(shí)驗(yàn)過程、測(cè)試數(shù)據(jù)、測(cè)試結(jié)果等，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，測(cè)試報(bào)告應(yīng)準(zhǔn)確完整，為技術(shù)決策提供依據(jù)。技術(shù)總結(jié)階段：在項(xiàng)目完成后，及時(shí)撰寫技術(shù)總結(jié)，總結(jié)項(xiàng)目實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、技術(shù)創(chuàng)新點(diǎn)、取得的成果等，技術(shù)總結(jié)應(yīng)客觀、全面、準(zhǔn)確。技術(shù)合同簽訂階段：簽訂技術(shù)合同應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司合同管理制度執(zhí)行，合同條款應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、技術(shù)內(nèi)容、保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等內(nèi)容，確保合同的合法性和有效性。（二）技術(shù)文件材料的積累1.各部門、各項(xiàng)目組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)技術(shù)文件材料的積累工作，對(duì)在技術(shù)活動(dòng)過程中形成的各類文件材料進(jìn)行及時(shí)收集、整理和分類存放，防止文件材料丟失或損壞。2.技術(shù)文件材料的積累應(yīng)做到隨工作進(jìn)程同步進(jìn)行，確保文件材料的連續(xù)性和完整性。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查文件材料的積累情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.對(duì)于外來(lái)的技術(shù)文件材料，如合作單位提供的技術(shù)資料、上級(jí)主管部門下發(fā)的文件等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記、簽收，并按照公司檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。三、技術(shù)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.技術(shù)檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.對(duì)收集到的技術(shù)文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。分類應(yīng)按照公司制定的檔案分類方案進(jìn)行，編號(hào)應(yīng)符合唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的要求，編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。對(duì)字跡模糊、難以辨認(rèn)的文件材料，應(yīng)進(jìn)行字跡清晰處理，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。4.去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，防止金屬物對(duì)檔案造成損壞。對(duì)紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。（二）歸檔要求1.各部門、各項(xiàng)目組應(yīng)在技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后，按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將整理好的技術(shù)檔案移交至檔案管理部門歸檔。2.歸檔的技術(shù)檔案應(yīng)編制歸檔清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等，確保移交檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案管理部門在接收歸檔的技術(shù)檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸檔清單，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行整改，直至符合歸檔要求為止。4.歸檔后的技術(shù)檔案應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行上架存放，確保檔案存放有序，便于查找和利用。四、技術(shù)檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在1４℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，發(fā)現(xiàn)溫濕度異常應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。（二）保管方式1.技術(shù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案的長(zhǎng)期保存和有效利用。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存放，建立檔案目錄索引，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。3.對(duì)重要的技術(shù)檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，備份檔案應(yīng)與原件分開保管，并注明備份字樣。備份檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保備份檔案的有效性。（三）保管期限1.技術(shù)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司重大技術(shù)決策文件、重要技術(shù)合同、核心技術(shù)資料等，應(yīng)永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般技術(shù)活動(dòng)和具有一定歷史價(jià)值的檔案，如一般性技術(shù)項(xiàng)目檔案、技術(shù)管理制度文件等，保管期限為30年。短期保管的檔案：凡是在公司技術(shù)活動(dòng)中形成的，只在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如臨時(shí)性技術(shù)文件、一般性技術(shù)資料等，保管期限為10年。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)技術(shù)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在清查和盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行記錄和處理。對(duì)丟失、損壞的檔案，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。3.清查和盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括清查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等，檔案清查報(bào)告應(yīng)歸檔保存。五、技術(shù)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的技術(shù)檔案以及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門的技術(shù)檔案。2.因公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以查閱、借閱公司范圍內(nèi)的技術(shù)檔案。3.外單位因工作需要查閱、借閱公司技術(shù)檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱、借閱。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱技術(shù)檔案，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案原件，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理。2.借閱：借閱技術(shù)檔案應(yīng)填寫《技術(shù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案原件。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制檔案的名稱、編號(hào)、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，對(duì)復(fù)制內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后，方可進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立技術(shù)檔案利用登記制度，對(duì)每一次查閱、借閱、復(fù)制檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用部門、利用人員、檔案名稱、編號(hào)、利用目的、利用方式、歸還日期等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)技術(shù)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計(jì)分析內(nèi)容應(yīng)包括檔案利用的種類、數(shù)量、頻率、利用部門分布等情況。六、技術(shù)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的技術(shù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限、專人保管等措施，確保檔案信息的安全。2.檔案管理部門應(yīng)與接觸技術(shù)檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，要求接觸人員嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在技術(shù)檔案查閱、借閱過程中，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制查閱、借閱范圍，對(duì)涉及敏感信息的檔案，應(yīng)限定查閱、借閱人員，并在查閱、借閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，防止信息泄露。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)檔案的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案庫(kù)房的安全。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保安全設(shè)施完好有效。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、病毒防護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全