PAGE檔案員安全責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理工作，確保檔案的安全與完整，明確檔案員在檔案管理過程中的安全責(zé)任，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門及檔案員。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案工作條例》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準制定。二、檔案員安全職責(zé)（一）檔案保管安全職責(zé)1.負責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。保持庫房清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，防止檔案因環(huán)境因素受損。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，重點檢查防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備是否完好有效。如發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進行處理。3.對檔案存儲設(shè)備進行定期維護和檢查，確保存儲設(shè)備的正常運行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴格按照檔案分類編號體系對檔案進行整理、上架，確保檔案存放有序，便于查找和利用。同時，要做好檔案的標識工作，防止檔案混淆。（二）檔案整理與數(shù)字化安全職責(zé)1.在檔案整理過程中，要嚴格遵守檔案整理的操作規(guī)程，確保檔案整理質(zhì)量。對破損、褪色的檔案要及時進行修復(fù)或復(fù)制，防止檔案在整理過程中進一步損壞。2.負責(zé)檔案數(shù)字化工作的安全管理，確保數(shù)字化設(shè)備的正常運行和數(shù)據(jù)安全。在數(shù)字化過程中，要嚴格按照相關(guān)標準和規(guī)范進行操作，保證數(shù)字化檔案的準確性和完整性。3.對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份存儲，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要做好備份數(shù)據(jù)的異地存儲工作，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害等突發(fā)事件。（三）檔案利用安全職責(zé)1.建立健全檔案利用制度，嚴格按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。對查閱、借閱檔案的人員進行身份核實和登記，明確查閱、借閱的范圍和期限。2.在檔案利用場所，要為利用者提供必要的安全保障措施，如配備桌椅、照明設(shè)備等，確保利用者能夠安全、舒適地查閱檔案。同時，要對利用過程進行監(jiān)督，防止利用者損壞檔案或泄露檔案機密信息。3.對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，要及時查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）檔案保密安全職責(zé)1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)和公司的保密制度，加強對檔案保密工作的管理。對涉及公司機密的檔案要進行嚴格保密，防止檔案信息泄露。2.對檔案管理人員進行保密教育和培訓(xùn)，提高檔案員的保密意識和業(yè)務(wù)水平。要求檔案員在工作中不得擅自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容，不得在私人通信、網(wǎng)絡(luò)社交等場合談?wù)摍n案機密信息。3.在檔案管理工作中，要采取必要的保密措施，如對檔案進行加密存儲、限制訪問權(quán)限等。對涉及機密檔案的操作要進行記錄，以備審計和查詢。（五）檔案移交與銷毀安全職責(zé)1.在檔案移交過程中，要嚴格按照檔案移交的程序和要求進行操作，確保檔案移交的準確性和完整性。對移交的檔案要進行詳細的清點和核對，辦理好交接手續(xù)，并由雙方簽字確認。同時，要做好檔案移交過程中的安全防護工作，防止檔案在移交過程中受損或丟失。2.負責(zé)檔案銷毀工作的組織和實施，嚴格按照檔案銷毀的規(guī)定和程序進行操作。對擬銷毀的檔案要進行認真審核，確保銷毀檔案符合規(guī)定要求。在銷毀過程中，要指定專人負責(zé)監(jiān)督，防止檔案銷毀過程中出現(xiàn)違規(guī)行為。銷毀完畢后，要對銷毀情況進行記錄，并由相關(guān)人員簽字確認。三、檔案安全管理措施（一）檔案庫房安全管理1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置在安全可靠的位置，遠離火源、水源、污染源等可能對檔案造成損害的區(qū)域。庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。2.對檔案庫房的門窗要進行加固，安裝防盜門窗和防護欄，確保庫房的安全。同時，要設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入庫房。3.檔案庫房內(nèi)要保持整潔衛(wèi)生，嚴禁堆放雜物。檔案架、柜要擺放整齊，便于通風(fēng)和檢查。（二）檔案存儲設(shè)備安全管理1.檔案存儲設(shè)備應(yīng)選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的產(chǎn)品，并定期進行維護和檢查。存儲設(shè)備要具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)等功能，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失情況。2.對檔案存儲設(shè)備要進行分類管理，建立設(shè)備臺賬。記錄設(shè)備的型號、規(guī)格、使用時間、維護情況等信息，便于對設(shè)備進行跟蹤和管理。3.在存儲設(shè)備的使用過程中，要嚴格按照操作規(guī)程進行操作，防止因誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞。同時，要注意存儲設(shè)備的散熱和通風(fēng)，避免設(shè)備因過熱而損壞。（三）檔案數(shù)字化安全管理1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)在符合安全要求的環(huán)境中進行，數(shù)字化場所要配備必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控攝像頭、防火墻等，確保數(shù)字化過程的安全。2.對數(shù)字化設(shè)備要進行定期維護和檢查，確保設(shè)備的正常運行。在數(shù)字化過程中，要對數(shù)據(jù)進行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并進行備份存儲。備份介質(zhì)要定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時，要做好備份介質(zhì)的異地存儲工作，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害等突發(fā)事件。（四）檔案利用安全管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案利用場所，為利用者提供必要的服務(wù)設(shè)施。利用場所要保持安靜、整潔，便于利用者查閱檔案。2.在檔案利用過程中，要嚴格遵守檔案利用制度，對利用者的身份進行核實和登記。利用者要在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出利用場所。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，要經(jīng)檔案員同意，并按照規(guī)定進行操作。3.檔案員要對利用過程進行監(jiān)督，及時解答利用者的疑問，確保利用工作的順利進行。如發(fā)現(xiàn)利用者有違規(guī)行為，要及時制止并報告相關(guān)部門。（五）檔案保密安全管理1.加強對檔案保密工作的宣傳教育，提高全體員工的保密意識。公司應(yīng)定期組織檔案保密知識培訓(xùn)，使員工了解檔案保密的重要性和相關(guān)法律法規(guī)，掌握基本的保密技能。2.對涉及公司機密的檔案要進行嚴格的標識和管理，明確保密級別和保密期限。檔案員要嚴格按照保密規(guī)定對機密檔案進行保管和利用，不得擅自擴大查閱范圍或泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案管理工作中，要采取必要的保密技術(shù)措施，如對檔案進行加密存儲、設(shè)置訪問權(quán)限等。同時，要加強對檔案管理人員的管理，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（六）檔案移交與銷毀安全管理1.檔案移交應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，移交雙方要簽訂移交協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。移交過程中要對檔案進行詳細的清點和核對，確保檔案的準確性和完整性。同時，要做好移交記錄，以備查詢。2.檔案銷毀應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行，銷毀前要對擬銷毀的檔案進行認真審核，確保銷毀檔案符合規(guī)定要求。銷毀過程中要指定專人負責(zé)監(jiān)督，防止檔案銷毀過程中出現(xiàn)違規(guī)行為。銷毀完畢后，要對銷毀情況進行記錄，并由相關(guān)人員簽字確認。3.對檔案移交和銷毀過程中產(chǎn)生的文件、記錄等要進行妥善保管，以備審計和查詢。四、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)公司成立檔案安全監(jiān)督檢查小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負責(zé)人及相關(guān)人員為成員。監(jiān)督檢查小組負責(zé)對公司檔案安全管理工作進行全面監(jiān)督和檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容及頻率1.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案員安全職責(zé)履行情況、檔案安全管理措施落實情況、檔案庫房及存儲設(shè)備安全狀況、檔案數(shù)字化及利用過程安全情況、檔案移交與銷毀安全情況等。2.檔案安全監(jiān)督檢查小組應(yīng)定期對公司檔案安全管理工作進行檢查，每月至少進行一次全面檢查，每季度進行一次專項檢查。對發(fā)現(xiàn)的問題要及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（三）問題整改與跟蹤1.責(zé)任部門接到整改通知書后，要認真分析問題產(chǎn)生的原因，制定切實可行的整改措施，并在規(guī)定的期限內(nèi)完成整改任務(wù)。整改完成后，要向檔案安全監(jiān)督檢查小組提交整改報告，申請復(fù)查。2.檔案安全監(jiān)督檢查小組要對整改情況進行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門和個人要進行嚴肅批評，并追究相關(guān)責(zé)任。五、檔案安全事故應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置預(yù)案制定公司應(yīng)制定檔案安全事故應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置流程、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)定期進行演練和修訂，確保其科學(xué)性、實用性和可操作性。（二）應(yīng)急處置流程1.檔案安全事故發(fā)生后，檔案員應(yīng)立即報告檔案管理部門負責(zé)人，并采取必要的應(yīng)急措施，如保護現(xiàn)場、搶救檔案等，防止事故擴大。2.檔案管理部門負責(zé)人接到報告后，應(yīng)立即報告公司分管領(lǐng)導(dǎo)，并組織相關(guān)人員趕赴現(xiàn)場進行應(yīng)急處置。同時，要及時向上級主管部門和相關(guān)部門報告事故情況。3.公司應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)根據(jù)事故情況，啟動相應(yīng)的應(yīng)急處置預(yù)案，組織協(xié)調(diào)各方面力量進行救援和處置工作。在應(yīng)急處置過程中，要確保檔案的安全，盡量減少事故損失。4.事故處置完畢后，要對事故原因進行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施。同時，要對事故處理情況進行記錄，并向上級主管部門報告。（三）應(yīng)急資源保障公司應(yīng)建立檔案安全事故應(yīng)急資源保障體系，配備必要的應(yīng)急救援設(shè)備、物資和資金。應(yīng)急救援設(shè)備包括消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、數(shù)據(jù)恢復(fù)設(shè)備等；應(yīng)急物資包括檔案修復(fù)材料、防護用品等；應(yīng)急資金用于應(yīng)急處置過程中的物資采購、設(shè)備維修、人員培訓(xùn)等費用支出。六、檔案員安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)教育計劃制定公司應(yīng)制定檔案員安全培訓(xùn)教育計劃，明確培訓(xùn)教育的內(nèi)容、方式、時間安排等。培訓(xùn)教育計劃應(yīng)根據(jù)檔案員的崗位需求和實際情況進行制定，確保培訓(xùn)教育的針對性和實效性。（二）培訓(xùn)教育內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和公司檔案安全管理制度培訓(xùn)，使檔案員了解檔案安全管理的相關(guān)要求和規(guī)定。2.檔案保管、整理、數(shù)字化、利用、移交與銷毀等環(huán)節(jié)的安全操作規(guī)程培訓(xùn)，提高檔案員的業(yè)務(wù)水平和安全操作能力。3.檔案保密知識培訓(xùn)，增強檔案員的保密意識，掌握保密技能。4.檔案安全事故應(yīng)急處置知識培訓(xùn)，使檔案員熟悉應(yīng)急處置流程和方法，提高應(yīng)急處置能力。（三）培訓(xùn)教育方式1.定期組織檔案員參加公司內(nèi)部的安全培訓(xùn)課程，邀請專家進行授課。2.開展檔案安全知識講座、研討會等活動，交流檔案安全管理經(jīng)驗。3.組織檔案員到其他單位參觀學(xué)習(xí)，借鑒先進的檔案安全管理經(jīng)驗。4.通過在線學(xué)習(xí)平臺、發(fā)放學(xué)習(xí)資料等方式，為檔案員提供自主學(xué)習(xí)的機會。七、檔案安全責(zé)任追究（一）責(zé)任追究原則檔案安全責(zé)任追究應(yīng)遵循實事求是、客觀公正、有責(zé)必究、責(zé)罰相當(dāng)?shù)脑瓌t。（二）責(zé)任追究情形1.檔案員因違反本制度或工作失職，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等安全事故發(fā)生的。2.在檔案管理工作中，未按照規(guī)定的程序和要求進行操作，造成檔案管理混亂或安全隱患的。3.對檔案安全監(jiān)督檢查提出的問