PAGE國電集團檔案管理制度一、總則（一）目的為加強國電集團檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國電集團總部及所屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映企業(yè)各項活動的真實情況。3.完整性原則：全面收集、整理企業(yè)在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）集團檔案管理部門1.負責制定和完善集團檔案管理制度、標準和規(guī)范。2.對集團總部及所屬單位的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查。3.集中管理集團總部形成的重要檔案，并對所屬單位檔案管理工作進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案信息資源的開發(fā)利用。（二）所屬單位檔案管理部門1.貫徹執(zhí)行集團檔案管理制度，制定本單位檔案管理實施細則。2.負責本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導本單位內(nèi)部各部門的檔案管理工作，對兼職檔案人員進行培訓。4.定期向集團檔案管理部門報送檔案工作情況。（三）檔案管理人員職責1.檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.對檔案進行鑒定，及時清理過期、無效檔案。4.積極開展檔案信息資源開發(fā)利用，為企業(yè)各項工作提供檔案服務(wù)。5.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)定，確保檔案安全。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政管理工作中形成的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。2.黨群工作類：黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類：電力生產(chǎn)、技術(shù)研發(fā)、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等領(lǐng)域的檔案。4.經(jīng)營管理類：企業(yè)經(jīng)營決策、市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、物資管理等方面的檔案。5.基本建設(shè)類：工程項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的檔案。6.科研項目類：企業(yè)承擔的科研項目從立項到結(jié)題全過程的文件材料。（二）檔案編號1.采用層次分類編號法，按照檔案分類體系進行編號。2.編號應(yīng)具有唯一性，便于檔案的標識和檢索。3.編號格式為：一級類目代碼+二級類目代碼+順序號。例如，行政管理類檔案編號為XZ+XX+XXX，其中XZ為行政管理類一級類目代碼，XX為二級類目代碼，XXX為順序號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團總部及所屬單位在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.與企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)建設(shè)、科研開發(fā)等相關(guān)的外部文件、合同協(xié)議等。3.重要會議、重大活動形成的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集到檔案管理部門。2.對歸檔的文件材料應(yīng)進行認真核對，保證其真實、準確、完整。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，遵循文件材料的形成規(guī)律。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案對收集到的檔案進行分類。2.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標明檔案的類別、編號等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、整潔、通風良好。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等。（二）檔案保管要求1.對不同載體的檔案應(yīng)分別保管，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制。4.按照檔案保管期限，對到期檔案進行鑒定和處置。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.確保電子檔案的可讀性和可用性，及時更新電子檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和有關(guān)專家組成。2.檔案鑒定工作小組負責制定鑒定標準和方案，對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其價值。2.參考檔案的利用情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核，單位領(lǐng)導批準。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，確保檔案信息不被泄露。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限提供檔案利用服務(wù)。3.充分發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)各項工作提供支持。（二）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本企業(yè)相關(guān)的檔案，需經(jīng)企業(yè)批準。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱企業(yè)檔案，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用程序1.利用者填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字后，提交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)的檔案，并進行登記。4.利用者應(yīng)在規(guī)定的場所查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復制檔案。5.查閱完畢后，利用者應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行檢查。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、污損。（五）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，應(yīng)填寫檔案復制申請表，經(jīng)檔案管理部門批準。2.檔案管理部門對復制的檔案進行審核，確保復制內(nèi)容與原件一致。3.復制檔案應(yīng)注明復制日期、復制人等信息，并加蓋檔案管理部門印章。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息。（二）統(tǒng)計方法1.使用檔案管理系統(tǒng)進行統(tǒng)計，定期生成統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準確、及時，反映檔案管理工作的實際情況。（三）移交規(guī)定1.所屬單位應(yīng)按照