PAGE康復(fù)中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)康復(fù)中心檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在康復(fù)中心工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于康復(fù)中心各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指康復(fù)中心在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：康復(fù)中心檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映康復(fù)中心各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集康復(fù)中心在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及患者隱私、商業(yè)秘密等重要檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善康復(fù)中心檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理康復(fù)中心各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目、上架等工作，確保檔案的有序存放。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為康復(fù)中心的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案資料支持和服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.在綜合檔案室的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等基礎(chǔ)工作，并定期向綜合檔案室移交檔案。2.對(duì)本部門形成的檔案材料進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的收集，確保檔案的齊全完整。3.按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理，確保檔案的分類合理、編號(hào)規(guī)范、目錄清晰。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的臨時(shí)保管工作，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案形成人員職責(zé)1.各部門員工在工作過程中，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案材料交本部門兼職檔案員進(jìn)行整理，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案材料，不得擅自將檔案帶出康復(fù)中心或轉(zhuǎn)借他人。3.在檔案利用過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得損壞檔案原件，使用完畢后及時(shí)歸還。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療檔案：包括患者的病歷、診斷報(bào)告、檢查檢驗(yàn)結(jié)果、治療方案、康復(fù)記錄等。2.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告等。3.科研檔案：包括科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、論文發(fā)表、科研成果鑒定等。4.行政管理檔案：包括中心的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。5.設(shè)備檔案：包括設(shè)備購置合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備使用說明書、設(shè)備維修記錄等。6.其他檔案：如康復(fù)中心的榮譽(yù)證書、宣傳資料、對(duì)外交流材料等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，不得使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政管理、設(shè)備等類別，再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)分類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙張較小或較散的檔案材料進(jìn)行裝訂，使其整齊美觀，便于保管和利用。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.醫(yī)療檔案應(yīng)在患者出院后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。2.教學(xué)檔案應(yīng)在學(xué)期結(jié)束后[X]周內(nèi)完成歸檔。3.科研檔案應(yīng)在科研項(xiàng)目結(jié)題后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔。4.行政管理檔案應(yīng)在文件辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。5.設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。（二）移交程序1.各部門兼職檔案員在檔案整理完畢后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交綜合檔案室。2.移交檔案時(shí)，移交雙方應(yīng)按照檔案移交清單進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.《檔案移交清單》應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、日期、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。4.綜合檔案室接收檔案后，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行再次審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，避免檔案直接接觸地面和墻壁。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，同時(shí)建立電子檔案目錄索引，便于查詢和利用。（三）保管期限1.康復(fù)中心檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括康復(fù)中心的重要規(guī)章制度、歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為[X]年，主要包括醫(yī)療檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等。4.短期保管的檔案期限為[X]年，主要包括行政管理檔案、設(shè)備檔案等。（四）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查報(bào)告，對(duì)清查情況進(jìn)行總結(jié)分析，并提出改進(jìn)措施。六、檔案的利用（一）利用范圍1.康復(fù)中心內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.患者及其家屬因醫(yī)療需要查閱本人的病歷檔案，應(yīng)按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用程序1.內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向康復(fù)中心提交查閱、借閱申請(qǐng)函，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)康復(fù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。3.患者及其家屬查閱病歷檔案，應(yīng)攜帶本人有效身份證件，到醫(yī)院指定的地點(diǎn)辦理查閱手續(xù)，查閱時(shí)應(yīng)遵守醫(yī)院的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)印或傳播病歷內(nèi)容。4.綜合檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，及時(shí)提供檔案資料，并做好查閱或借閱登記工作，記錄查閱或借閱人的姓名、部門、日期、檔案名稱、歸還日期等信息。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)康復(fù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立康復(fù)中心檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案索引。3.檔案檢索利用：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和在線利用，為用戶提供便捷的服務(wù)。4.系統(tǒng)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。（三）信息化管理要求1.檔案管理