PAGE機(jī)關(guān)執(zhí)法檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)執(zhí)法檔案管理，規(guī)范執(zhí)法行為，提高執(zhí)法水平，確保執(zhí)法檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)在履行執(zhí)法職能過程中形成的各類執(zhí)法檔案的管理，包括但不限于行政處罰、行政許可、行政強(qiáng)制等執(zhí)法活動(dòng)所產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保執(zhí)法檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：如實(shí)記錄執(zhí)法過程和結(jié)果，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理執(zhí)法活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案資料，保持檔案的系統(tǒng)性和連貫性。4.安全保密原則：采取有效措施確保執(zhí)法檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益。5.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為執(zhí)法工作和社會(huì)公眾提供便捷服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)關(guān)執(zhí)法檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)執(zhí)法檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。3.定期對(duì)執(zhí)法檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.負(fù)責(zé)執(zhí)法檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交執(zhí)法檔案，做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）執(zhí)法部門職責(zé)1.明確本部門執(zhí)法檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門執(zhí)法檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在執(zhí)法過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范制作各類執(zhí)法文書和記錄，確保檔案資料的真實(shí)、完整。3.配合檔案管理部門做好執(zhí)法檔案的整理、歸檔、查閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）其他部門職責(zé)1.涉及執(zhí)法活動(dòng)的其他部門，應(yīng)按照各自職責(zé)，協(xié)助做好相關(guān)執(zhí)法檔案的管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和準(zhǔn)確提供。2.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門工作人員的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案意識(shí)，確保執(zhí)法檔案管理工作順利開展。三、檔案收集（一）收集范圍1.行政處罰檔案：包括立案審批表、調(diào)查取證材料、行政處罰決定書、送達(dá)回執(zhí)、執(zhí)行情況記錄等。2.行政許可檔案：包括行政許可申請(qǐng)書、受理通知書、審查意見、行政許可證件及送達(dá)回執(zhí)等。3.行政強(qiáng)制檔案：包括行政強(qiáng)制措施決定書、查封扣押清單、解除查封扣押決定書及送達(dá)回執(zhí)等。4.其他執(zhí)法活動(dòng)檔案：如執(zhí)法檢查記錄、聽證材料、行政復(fù)議和行政訴訟相關(guān)材料等。（二）收集要求1.執(zhí)法人員在執(zhí)法活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，確保檔案內(nèi)容完整、手續(xù)完備。2.收集的檔案資料應(yīng)使用原件，如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供經(jīng)核對(duì)無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.檔案資料應(yīng)按照形成時(shí)間順序排列，做到分類清晰、編號(hào)連續(xù)、標(biāo)識(shí)明確。（三）收集流程1.執(zhí)法人員完成執(zhí)法任務(wù)后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料提交給本部門檔案管理責(zé)任人。2.部門檔案管理責(zé)任人對(duì)檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核無誤后，填寫檔案移交清單，將檔案資料移交至機(jī)關(guān)檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行再次審核，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知相關(guān)執(zhí)法部門補(bǔ)充或更正。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案的系統(tǒng)性和連貫性。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.整理后的檔案應(yīng)符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范要求。（二）整理方法1.分類：根據(jù)執(zhí)法檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為行政處罰、行政許可、行政強(qiáng)制等類別，每個(gè)類別下再按照具體業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)分。2.組卷：將同一執(zhí)法活動(dòng)中形成的相關(guān)文件材料組合成一卷或多卷，每卷厚度適中，一般不超過200頁。3.編目：對(duì)每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂：采用線裝或膠裝等方式對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊牢固，不易散失。（三）整理流程1.檔案管理部門接收?qǐng)?zhí)法部門移交的檔案資料后，按照整理原則和方法進(jìn)行分類整理。2.在整理過程中，對(duì)不符合要求的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充、修正或剔除，確保檔案質(zhì)量。3.整理完成后，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，并填寫檔案盒封面和脊背相關(guān)信息，將檔案裝入檔案盒。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.歸檔的執(zhí)法檔案應(yīng)是經(jīng)過整理、審核合格的檔案資料。2.按照檔案類別和年度順序進(jìn)行歸檔，同一類別檔案按保管期限分別排列。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，注明檔案的類別、年度、保管期限、卷號(hào)等信息，便于查找和統(tǒng)計(jì)。（二）歸檔流程1.檔案管理部門將整理好的檔案資料按照歸檔要求進(jìn)行排列上架，建立檔案實(shí)體分類體系。2.對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行電子錄入，建立執(zhí)法檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。3.定期對(duì)歸檔檔案進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)，確保檔案實(shí)體與電子數(shù)據(jù)的一致性。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.執(zhí)法檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及重大案件、具有重要?dú)v史價(jià)值或?qū)ι鐣?huì)有廣泛影響的執(zhí)法檔案。3.長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般行政處罰、行政許可等執(zhí)法檔案。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括一些臨時(shí)性執(zhí)法活動(dòng)形成的檔案。（三）保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)，采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保檔案安全。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。七、檔案利用（一）利用范圍1.本機(jī)關(guān)執(zhí)法人員因工作需要查閱執(zhí)法檔案。2.上級(jí)主管部門、其他機(jī)關(guān)因工作需要查閱相關(guān)執(zhí)法檔案。3.司法機(jī)關(guān)、當(dāng)事人及其他相關(guān)人員因法定事由查閱執(zhí)法檔案。（二）利用方式1.查閱：查閱人填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：根據(jù)查閱人的申請(qǐng)，檔案管理部門可以提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)注明“經(jīng)核對(duì)與原件一致”字樣，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用流程1.申請(qǐng)：查閱人或借閱人向檔案管理部門提交查閱或借閱申請(qǐng)表。2.審批：檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后出具查閱或借閱通知書。3.查閱或借閱：查閱人或借閱人憑通知書到檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱或借閱檔案。4.歸還：借閱人在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的執(zhí)法檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、執(zhí)法部門業(yè)務(wù)骨干等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)涉及重要事項(xiàng)、仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清單，注明檔案的類別、年度、保管期限、卷號(hào)等信息。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的執(zhí)法檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便執(zhí)法人員和社會(huì)公眾查詢檔案信息，提升機(jī)關(guān)執(zhí)法工作的透明度和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)執(zhí)法檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)的信息化操作。3.安全保障：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶權(quán)限管理等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化錄入：檔案管理部門組織人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，錄入過程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)范要求進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.系統(tǒng)上線運(yùn)行：數(shù)