PAGE不動(dòng)產(chǎn)檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司不動(dòng)產(chǎn)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映不動(dòng)產(chǎn)的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)辦理過程。2.完整性原則：涵蓋不動(dòng)產(chǎn)從取得、變更到處置全過程的各類文件資料，確保無遺漏。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保管理流程規(guī)范統(tǒng)一。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（具體職責(zé)：明確制度制定的流程，如參考哪些法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)過哪些部門審核等）集中統(tǒng)一管理公司不動(dòng)產(chǎn)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。（詳細(xì)說明數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要求，如數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)方式等）負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和統(tǒng)計(jì)等日常工作。（分別闡述各項(xiàng)工作的具體操作流程和標(biāo)準(zhǔn)）定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。（規(guī)定鑒定的方法、程序以及銷毀的審批流程）2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和初步整理，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。（明確業(yè)務(wù)部門在檔案形成過程中的具體職責(zé)，如文件材料的收集范圍、整理要求等）協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。（說明協(xié)助的具體方式和內(nèi)容）3.其他部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合檔案管理部門做好不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作，如涉及不動(dòng)產(chǎn)的資產(chǎn)清查、審計(jì)等工作中，應(yīng)充分利用檔案資料，并保護(hù)檔案的安全。（舉例說明在不同工作場(chǎng)景下如何配合，以及保護(hù)檔案安全的具體措施）二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書、土地使用證、房屋所有權(quán)證等權(quán)屬證明文件。2.不動(dòng)產(chǎn)購置合同、租賃合同、抵押合同、贈(zèng)與合同等各類合同協(xié)議。3.不動(dòng)產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)文件。4.不動(dòng)產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、測(cè)繪報(bào)告、勘查記錄等專業(yè)技術(shù)文件。5.涉及不動(dòng)產(chǎn)的會(huì)議紀(jì)要、決議、請(qǐng)示、批復(fù)等公文文件。6.不動(dòng)產(chǎn)變更登記、轉(zhuǎn)移登記、注銷登記等業(yè)務(wù)辦理過程中形成的各類申請(qǐng)表、審批表、證明材料等。7.其他與不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)的文件資料，如照片、錄像、音頻等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將形成的不動(dòng)產(chǎn)檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。（明確規(guī)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)的重要性及逾期后果）2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，簽字蓋章等手續(xù)齊全。（詳細(xì)說明對(duì)文件真實(shí)性、完整性的審核標(biāo)準(zhǔn)和方法）3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（規(guī)定電子文件的格式要求，如常用辦公軟件格式、特定行業(yè)格式等）（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間順序、業(yè)務(wù)類別或不動(dòng)產(chǎn)類別進(jìn)行分類。（舉例說明不同分類方式的適用場(chǎng)景）2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。（闡述編號(hào)的規(guī)則和方法，如編號(hào)的組成結(jié)構(gòu)、位數(shù)要求等）3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、名稱、日期、來源等基本信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。（說明目錄編制的格式和排版要求）4.對(duì)于圖紙、圖表等特殊形式的文件，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)整理，并在目錄中注明其存放位置和相關(guān)說明。（規(guī)定特殊文件的整理和標(biāo)注方式）三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門整理好的檔案資料，應(yīng)填寫《不動(dòng)產(chǎn)檔案移交清單》，一式兩份，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，連同檔案資料一并移交檔案管理部門。（詳細(xì)說明移交清單的內(nèi)容和格式要求）2.檔案管理部門收到移交的檔案資料后，應(yīng)按照整理要求進(jìn)行再次審核和完善，無誤后進(jìn)行歸檔。（闡述審核的重點(diǎn)內(nèi)容和方法）3.歸檔后的檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立電子檔案索引。（說明上架存放的標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理系統(tǒng)的操作流程）（二）保管期限1.根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。（明確劃分不同保管期限的依據(jù)和適用范圍）2.具體保管期限參照國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，同時(shí)結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。（說明調(diào)整保管期限的程序和審批要求）（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（詳細(xì)說明各項(xiàng)防護(hù)措施的具體要求和設(shè)備配置）2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找和取用。（規(guī)定檔案柜架的規(guī)格和存放方式）3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行備份，并異地存放。（說明電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的選擇標(biāo)準(zhǔn)、備份頻率和異地存放的要求）四、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱不動(dòng)產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《不動(dòng)產(chǎn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。（詳細(xì)說明申請(qǐng)表的內(nèi)容和格式要求，以及審批的流程和標(biāo)準(zhǔn)）2.涉及公司重要決策、重大項(xiàng)目等特殊情況需要查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（明確特殊情況的界定范圍和審批權(quán)限）3.外部單位或個(gè)人因司法調(diào)查、審計(jì)等合法事由需要查閱檔案的，應(yīng)持有效證件和相關(guān)證明文件，經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（闡述外部查閱的審核程序和陪同要求）（二）查閱程序1.檔案管理部門根據(jù)審批通過的查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。（說明監(jiān)督的具體方式和內(nèi)容）2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。（明確查閱地點(diǎn)的規(guī)定和違規(guī)后果）3.查閱過程中，如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（規(guī)定摘錄、復(fù)制的審批流程和登記要求）（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱不動(dòng)產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《不動(dòng)產(chǎn)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。（詳細(xì)說明申請(qǐng)表的內(nèi)容和格式要求，以及兩級(jí)審批的流程和標(biāo)準(zhǔn)）2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（明確借閱期限的規(guī)定和續(xù)借的程序）3.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照外部查閱的程序辦理審批手續(xù)，并繳納一定的押金。（闡述特殊情況的界定范圍、審批程序和押金的收取標(biāo)準(zhǔn)）（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因。（說明逾期歸還的處理方式）2.檔案歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（規(guī)定核對(duì)的內(nèi)容和問題處理的流程）五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專業(yè)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（明確鑒定小組的人員構(gòu)成和職責(zé)分工）（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。（詳細(xì)說明判斷的具體依據(jù)和方法）2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)出具鑒定意見，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（規(guī)定鑒定意見的格式和審批流程）(三)銷毀程序1.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。（說明銷毀清單的內(nèi)容和格式要求）2.采用焚燒、粉碎等安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。（規(guī)定銷毀方式的選擇標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)督的具體要求）3.銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息，記錄應(yīng)保存[X]年。（明確記錄的保存期限和內(nèi)容要求）六、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。（說明統(tǒng)計(jì)制度的建立流程和統(tǒng)計(jì)分析的內(nèi)容要求）2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，報(bào)表內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等信息。（規(guī)定統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式和報(bào)送要求）3.通過統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，為改進(jìn)管理措施提供依據(jù)。（闡述如何根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行問題分析和措施改進(jìn)）（二）信息化管理1.建立不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（說明信息系統(tǒng)的功能模塊和建設(shè)要求）2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入、更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（規(guī)定信息錄入、更新和維護(hù)的流程和標(biāo)準(zhǔn)）3.利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案查閱、借閱