PAGE檔案跨部門工作制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案跨部門工作流程，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高公司整體運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在檔案形成、收集、整理、保管、利用等跨部門工作環(huán)節(jié)中的活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，對全公司檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作的集中統(tǒng)一。2.完整準(zhǔn)確原則各部門應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實、完整、準(zhǔn)確，如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的全過程，避免檔案信息的缺失或錯誤。3.有效利用原則建立健全檔案利用機(jī)制，充分發(fā)揮檔案在公司決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等方面的作用，提高檔案的利用價值。4.安全保密原則加強檔案安全防護(hù)措施，確保檔案實體和信息的安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的歸口管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立和維護(hù)公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。4.對各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理和保管工作。5.組織開展檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開發(fā)利用檔案資源，為公司各項工作提供支持。（二）各部門檔案工作責(zé)任人各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員做好檔案的形成、收集、整理和移交工作。指定專人作為本部門檔案工作聯(lián)系人，具體負(fù)責(zé)與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，確保本部門檔案工作的順利開展。各部門檔案工作聯(lián)系人的職責(zé)包括：1.協(xié)助部門負(fù)責(zé)人制定本部門檔案收集范圍和整理方案。2.負(fù)責(zé)收集本部門在各項業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。3.及時向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的文件材料，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計等工作，提供相關(guān)信息和資料。5.對本部門人員進(jìn)行檔案管理知識培訓(xùn)，提高全員檔案意識。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.公司各部門在日常工作中應(yīng)按照國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定，及時形成各類文件材料。文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，采用耐久性強的書寫材料和載體。2.業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)采集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。同時，應(yīng)定期對電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案收集1.各部門檔案工作聯(lián)系人應(yīng)定期對本部門形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保文件材料齊全、完整。收集范圍應(yīng)涵蓋本部門在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類文件、合同、協(xié)議、報表、記錄、信函、圖紙等。2.對于重要會議、重大項目、專項工作等形成的文件材料，應(yīng)實行實時跟蹤收集，確保檔案的時效性和完整性。3.涉及多個部門的業(yè)務(wù)活動，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門共同收集文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行統(tǒng)一整理。協(xié)辦部門應(yīng)積極配合主辦部門，及時提供本部門形成的文件材料。四、檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實際情況，制定統(tǒng)一的檔案分類方案和編號規(guī)則。各部門應(yīng)按照規(guī)定的分類方案和編號規(guī)則對收集的文件材料進(jìn)行分類整理。2.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保整齊牢固。對于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其大小統(tǒng)一。3.歸檔文件應(yīng)按照件進(jìn)行整理，每份文件為一件。文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。4.整理歸檔文件時，應(yīng)編制文件目錄。文件目錄應(yīng)包含文件編號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。（二）歸檔流程1.各部門檔案工作聯(lián)系人在完成文件材料的初步整理后，應(yīng)及時填寫檔案移交清單，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。2.檔案管理部門收到各部門移交檔案后，應(yīng)按照整理要求進(jìn)行復(fù)查和核對。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其補充或更正。3.經(jīng)復(fù)查無誤的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照分類方案和編號規(guī)則進(jìn)行上架排列，并錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。同時，應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和密級，進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)識和存放。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等。檔案裝具應(yīng)牢固、耐用，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限與鑒定銷毀1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，制定檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同參與。鑒定過程中，應(yīng)根據(jù)檔案的價值和現(xiàn)實利用需求，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。（三）檔案清查與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，確保檔案的實體與信息相符。清查工作可結(jié)合檔案整理、鑒定、統(tǒng)計等工作進(jìn)行，每年至少進(jìn)行一次全面清查。對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改。2.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）利用方式1.檔案查閱檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場所，為利用者提供必要的查閱條件。利用者應(yīng)在查閱場所內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.檔案借閱借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，一般不得超過規(guī)定的時間。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用登記與反饋1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、期限、歸還情況等。利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確，便于統(tǒng)計和查詢。2.檔案利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。同時，檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用效果進(jìn)行跟蹤反饋，了解利用者對檔案利用的評價和意見，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.公司應(yīng)加強檔案保密教育，提高全體員工的保密意識。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，確保檔案信息安全。查閱、借閱此類檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并有專人監(jiān)督。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對違反檔案保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。（二）安全管理措施1.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防光等安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)施正常運行。2.加強檔案信息系統(tǒng)安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.檔案管理人員