PAGE華電電廠檔案管理制度一、總則（一）目的為加強華電電廠檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在電廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于華電電廠各部門、各崗位及與電廠相關(guān)的各類活動中形成的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指華電電廠在生產(chǎn)、建設、經(jīng)營、管理等活動中直接形成的，對國家、社會和電廠具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則電廠檔案實行集中統(tǒng)一管理，由電廠檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應如實反映電廠各項活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理電廠在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門1.設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責電廠檔案的集中管理工作。2.制定和完善檔案管理制度、工作流程和標準規(guī)范，并組織實施。3.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.開展檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。5.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作培訓和考核。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡跈n案進行鑒定，提出銷毀意見，報經(jīng)批準后組織實施。7.開發(fā)和利用檔案信息資源，為電廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等提供檔案信息服務。（二）各部門檔案管理員1.各部門指定專人擔任檔案管理員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案進行分類整理，編制目錄，定期向檔案管理部門移交。3.負責本部門檔案的日常保管，確保檔案的安全和完整，對破損、褪色等檔案及時進行修復或復制。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化工作，提供本部門檔案的電子數(shù)據(jù)。5.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三）檔案形成部門1.各部門負責本部門業(yè)務活動中檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的完整、準確。2.明確本部門檔案管理的責任人，將檔案管理工作納入部門日常工作范疇，與業(yè)務工作同步開展。3.在工作中形成的各類文件材料，應按照檔案管理要求及時進行整理、歸檔，不得私自留存或銷毀。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、宣傳教育、紀檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括電廠行政事務管理、人力資源管理、財務管理、審計監(jiān)督、物資管理、合同管理、法律事務等方面形成的文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類：包括電廠生產(chǎn)規(guī)劃、運行管理、設備維護、技術(shù)改造、安全管理、環(huán)境保護等方面形成的文件材料。4.基本建設類：包括電廠新建、擴建、改建等工程項目的可行性研究、設計、施工、竣工驗收等環(huán)節(jié)形成的文件材料。5.經(jīng)營管理類：包括電廠市場營銷、電力生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理等方面形成的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集的責任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集本部門在各項工作中形成的檔案。2.收集的檔案應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應符合檔案保管要求。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應實行專項收集，確保檔案的準確性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，編制統(tǒng)一的分類方案和編號體系。3.檔案整理應做到分類科學、排列有序、編目準確、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、基本建設類、經(jīng)營管理類等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分小類。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性，便于識別和查找。編號可采用年度類別順序號的方式編制。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰準確，便于檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊牢固。五、檔案的分類與編號（一）分類標準1.黨群工作類：按照黨組織建設、黨員管理、宣傳教育、紀檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等類別進行分類。2.行政管理類：按照行政事務管理、人力資源管理、財務管理、審計監(jiān)督、物資管理、合同管理、法律事務等類別進行分類。3.生產(chǎn)技術(shù)類：按照生產(chǎn)規(guī)劃、運行管理、設備維護、技術(shù)改造、安全管理、環(huán)境保護等類別進行分類。4.基本建設類：按照工程項目的前期工作、設計、施工、竣工驗收等階段進行分類。5.經(jīng)營管理類：按照市場營銷、電力生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理等類別進行分類。（二）編號規(guī)則1.檔案編號由年度、類別代碼、順序號三部分組成，中間用“”隔開。2.年度：采用公元紀年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類標準，用兩位字母表示各類檔案的類別，如“DQ”表示黨群工作類，“XZ”表示行政管理類等。4.順序號：按照檔案整理的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。例如，一份黨群工作類的檔案，編號為“2023DQ0001”。六、檔案的保管期限（一）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映電廠主要職能活動和基本歷史面貌的，對電廠、國家和社會有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映電廠一般工作活動，在較長時間內(nèi)對電廠工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：凡是反映電廠短期工作活動，在較短時間內(nèi)對電廠工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。（二）保管期限確定原則1.依據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素綜合確定保管期限。2.對于涉及電廠核心業(yè)務、重大決策、重要資產(chǎn)等方面的檔案，應列為永久或長期保管。3.對于一般性工作文件、臨時性活動記錄等檔案，可列為短期保管。（三）保管期限調(diào)整1.檔案保管期限應根據(jù)電廠發(fā)展和檔案利用情況適時進行調(diào)整。2.對于已到保管期限，但仍具有重要利用價值的檔案，應延長保管期限。3.對于已無利用價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。七、檔案的存儲與保護（一）存儲環(huán)境1.檔案庫房應具備良好的溫濕度條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、蟲害、鼠害等對檔案的損害。3.庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設施設備，確保檔案的安全。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應采用密集架或檔案柜進行存放，排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等，備份應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.聲像檔案應按照載體類型分別進行存儲，妥善保管，防止損壞。（三）保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色、字跡模糊等檔案，應及時進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。3.加強對檔案存儲設備的維護和管理，確保設備正常運行，防止因設備故障導致檔案損壞。八、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正確使用和信息安全。2.優(yōu)先滿足電廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作的需要，為電廠發(fā)展提供支持。3.嚴格遵守檔案保密規(guī)定，保護檔案所有者的合法權(quán)益。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導，確保查閱工作順利進行。2.借閱：對于確需借出檔案的，應辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復制件，復制件應加蓋檔案管理部門印章，注明出處。（三）利用審批1.內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.外部單位或人員查閱、借閱檔案，應提前向電廠提出申請，經(jīng)電廠分管領(lǐng)導審批同意后，方可辦理利用手續(xù)。查閱、借閱重要檔案的，還應報電廠主要領(lǐng)導審批。（四）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、檔案名稱、數(shù)量等，確保檔案利用情況可追溯。九、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、各相關(guān)部門檔案管理人員及專業(yè)技術(shù)人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限的劃分原則和檔案的現(xiàn)實利用價值，對到期檔案進行鑒定。2.鑒定檔案是否仍具有查考利用價值，是否涉及電廠重要權(quán)益、法律糾紛等。3.對于已無利用價值的檔案，應予以銷毀；對于仍有一定利用價值的檔案，可延長保管期限或進行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作小組將鑒定意見報電廠分管領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后實施銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.電子檔案應采用數(shù)據(jù)擦除等方式進行銷毀，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。3.聲像檔案應根據(jù)載體類型選擇合適的銷毀方式，確保檔案內(nèi)容無法再現(xiàn)。（五）銷毀記錄檔案管理部門應對檔案銷毀情況進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等，銷毀記錄應長期保存。十、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務水平，為電廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理提供便捷的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露和濫用。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合電廠檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線管理和利用。3.安全保障：建立檔案信息化安全防護體系，采取身份認證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實性、完整性和準確性。2.電子檔案應按照檔案分類標準進行分類存儲，建立電子檔案目錄