PAGE新人入職檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司新人入職檔案管理工作，確保員工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司新入職的全體員工，包括全職、兼職、實習(xí)等各類用工形式。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映員工個人信息及工作經(jīng)歷，嚴(yán)禁虛假填報。3.保密性原則：對員工檔案中的敏感信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.完整性原則：全面收集員工入職相關(guān)資料，確保檔案資料齊全完整。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.身份證：提供身份證原件及復(fù)印件，復(fù)印件需清晰可辨，涵蓋正反兩面。2.學(xué)歷證書：包括最高學(xué)歷的畢業(yè)證書、學(xué)位證書原件及復(fù)印件。如為海外學(xué)歷，需提供教育部留學(xué)服務(wù)中心的學(xué)歷認(rèn)證報告。3.職業(yè)資格證書：與所從事崗位相關(guān)的職業(yè)資格證書原件及復(fù)印件。4.照片：近期免冠一寸照片若干張，用于員工工作證件、檔案等。5.聯(lián)系方式：包括手機(jī)號碼、電子郵箱等，確保公司能及時與員工取得聯(lián)系。（二）入職手續(xù)資料1.入職申請表：詳細(xì)填寫個人基本信息、工作經(jīng)歷、求職意向等內(nèi)容，由員工本人簽字確認(rèn)。2.勞動合同：與公司簽訂的正式勞動合同原件。3.入職體檢報告：由公司指定的醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的入職體檢合格報告，確保員工身體健康符合崗位要求。（三）工作經(jīng)歷證明1.離職證明：原工作單位開具的離職證明，注明工作起止時間、崗位、離職原因等。2.工作業(yè)績證明：如原單位出具的工作成果、獎勵證書等相關(guān)證明材料，以體現(xiàn)員工過往工作表現(xiàn)。（四）培訓(xùn)及證書記錄1.內(nèi)部培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)的課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)考核成績等記錄。2.外部培訓(xùn)證書：參加外部專業(yè)培訓(xùn)獲得的證書原件及復(fù)印件。（五）考核評價資料1.月度考核表：每月員工的工作任務(wù)完成情況、工作表現(xiàn)評價等考核記錄。2.年度考核表：年度綜合考核評價結(jié)果，包括工作業(yè)績、工作能力、職業(yè)素養(yǎng)等方面的評價。3.獎懲記錄：公司給予的獎勵（如獎金、榮譽(yù)稱號等）及處罰（如警告、罰款等）相關(guān)文件及記錄。三、檔案建立流程（一）入職前準(zhǔn)備1.人力資源部門在新員工入職前，向其發(fā)放《新人入職檔案資料清單》，明確所需提交的檔案材料內(nèi)容及要求。2.告知新員工檔案管理的重要性及相關(guān)注意事項，提醒其按時、準(zhǔn)確提交檔案資料。（二）資料收集1.新員工按照《新人入職檔案資料清單》要求，在入職報到時將各項檔案資料提交至人力資源部門。2.人力資源專員對提交的資料進(jìn)行初步審核，檢查資料是否齊全、完整，復(fù)印件是否清晰可辨，原件與復(fù)印件是否一致等。如發(fā)現(xiàn)資料不齊全或不符合要求，及時通知新員工補(bǔ)充或更正。（三）檔案整理1.對審核通過的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照個人基本信息、入職手續(xù)資料、工作經(jīng)歷證明、培訓(xùn)及證書記錄、考核評價資料等類別依次排列。2.為每份檔案資料編號，建立電子檔案索引，方便查詢和管理。同時，將紙質(zhì)檔案資料裝入專用檔案袋，并在檔案袋封面注明員工姓名、部門、崗位、檔案編號等信息。（四）檔案錄入1.人力資源專員將整理好的檔案資料信息錄入公司人力資源管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.在錄入過程中，認(rèn)真核對各項信息，確保準(zhǔn)確無誤。對于重要信息，如學(xué)歷、工作經(jīng)歷等，可進(jìn)行二次核實。（五）檔案歸檔1.將整理好并錄入系統(tǒng)的員工檔案資料移交至公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存。2.檔案管理部門按照檔案類別和編號順序，將檔案存放于專用檔案柜中，并建立檔案存放臺賬，記錄檔案的存放位置、檔案編號、員工姓名等信息，便于快速查找和調(diào)閱。四、檔案保管（一）保管責(zé)任公司檔案管理部門負(fù)責(zé)新人入職檔案的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)。檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。（二）保管環(huán)境檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度，確保檔案資料的安全保存。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞或丟失。（三）保管期限新人入職檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，員工在職期間檔案應(yīng)妥善保管，員工離職后，檔案繼續(xù)保管一定期限，以備后續(xù)查詢和使用。具體保管期限根據(jù)不同類型檔案資料確定，如勞動合同等重要文件保管期限為[X]年，其他一般性檔案資料保管期限為[X]年。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱員工檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱檔案內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后方可借閱。2.檔案借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上注明“經(jīng)核對與原件一致”字樣，加蓋檔案管理部門印章。（五）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)對員工檔案中的個人隱私信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)員工本人同意，不得向任何單位或個人泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案管理工作中，涉及檔案整理、錄入、查詢、借閱等環(huán)節(jié)的工作人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。如因工作失誤導(dǎo)致檔案信息泄露，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門定期對員工檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性。一般每[X]年對員工檔案進(jìn)行一次全面梳理和更新。2.在更新檔案時，重點關(guān)注員工個人基本信息的變化（如聯(lián)系方式、學(xué)歷變更等）、工作經(jīng)歷的變動（如崗位調(diào)整、離職入職等）、考核評價結(jié)果的更新等情況，及時補(bǔ)充和完善相關(guān)檔案資料。（二）動態(tài)維護(hù)1.員工在工作期間如有獲得新的學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書、培訓(xùn)證書等，應(yīng)在取得證書后[X]個工作日內(nèi)將證書原件及復(fù)印件提交至人力資源部門，由人力資源專員及時更新檔案信息。2.對于員工的獎懲情況，人力資源部門應(yīng)及時記錄并更新檔案，確保檔案中獎懲記錄與實際情況一致。（三）離職檔案處理1.員工離職時，人力資源部門應(yīng)在辦理離職手續(xù)的同時，對其檔案進(jìn)行清理和核對。確認(rèn)檔案資料齊全完整后，將離職員工檔案從在職員工檔案中分離出來，并注明離職日期和離職原因。2.離職員工檔案按照公司規(guī)定的保管期限進(jìn)行單獨存放和管理，以備后續(xù)可能的查詢和使用。如員工離職后需要查閱本人檔案，應(yīng)按照檔案查閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱員工檔案的，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱檔案內(nèi)容、查閱期限等信息。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得隨意擴(kuò)大查閱范圍。2.外部單位或個人如需查閱公司員工檔案，必須持有合法有效的證明文件（如司法機(jī)關(guān)的調(diào)查令、行政機(jī)關(guān)的協(xié)查函等），經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，確保查閱行為規(guī)范、合法。（二）使用規(guī)定1.查閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)按照檔案借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱檔案人員對查閱過程中知悉的員工個人隱私信息負(fù)有保密義務(wù)，不得向無關(guān)人員泄露。如因違反保密規(guī)定導(dǎo)致員工權(quán)益受損，查閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（三）檔案信息反饋1.人力資源部門在檔案查閱或使用后，應(yīng)及時將查閱情況或使用結(jié)果反饋給相關(guān)部門或人員。如因檔案信息問題對工作產(chǎn)生影響，應(yīng)協(xié)助相關(guān)部門采取措施進(jìn)行妥善處理。2.對于檔案查閱或使用過程中發(fā)現(xiàn)的檔案管理問題或需要改進(jìn)的地方，檔案管理人員應(yīng)及時記錄并反饋給人力資源部門負(fù)責(zé)人，以便及時調(diào)整和完善檔案管理制度。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工檔案保管期限屆滿，且按照國家法律法規(guī)及公司規(guī)定無需繼續(xù)保存的，可進(jìn)行銷毀處理。2.因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案損壞、遺失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對達(dá)到銷毀條件的檔案進(jìn)行清理和造冊，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案編號、員工姓名、檔案名稱、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。一般可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀記錄》上簽字確認(rèn)，記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息。（三）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀的相關(guān)材料（如《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀記錄》等）進(jìn)行整理歸檔，保存期限與原檔案保管期限一致，以