PAGE檔案6s管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案6S管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）定義1.6S管理：整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）、安全（SECURITY）。2.檔案：公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，包括紙質檔案、電子檔案等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。公司檔案工作實行統(tǒng)一領導，各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和利用，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督指導。2.完整、準確、系統(tǒng)原則。檔案管理應保證檔案內容的完整、準確、系統(tǒng)，能夠全面反映公司的各項活動和歷史面貌。3.便于利用原則。檔案管理應遵循便于利用的原則，建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案利用效率。4.安全保密原則。檔案管理應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)，確保檔案的安全保密，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、整理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議等。2.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。3.業(yè)務檔案：根據(jù)公司業(yè)務類型進行分類，如銷售業(yè)務檔案、采購業(yè)務檔案、生產(chǎn)業(yè)務檔案等，具體分類可根據(jù)公司實際情況確定。4.技術檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)資料、技術圖紙、工藝文件、技術標準等。5.項目檔案：針對公司各類項目形成的檔案，包括項目立項文件、項目進度報告、項目驗收文件等。（二）文件材料收集1.各部門應指定專人負責本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.文件材料收集范圍應涵蓋本部門在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、照片、錄像等。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，應及時進行登記、簽收，并按照檔案分類要求進行整理歸檔。（三）文件材料篩選1.收集到的文件材料應進行認真篩選，剔除無關、重復、失效的文件材料。2.對于重要文件材料，應進行備份，確保文件的安全性和完整性。3.篩選后的文件材料應按照檔案分類要求進行初步分類，便于后續(xù)整理工作。（四）整理要求1.紙質檔案應按照分類順序進行排列，同一類檔案應按照時間順序或重要程度進行排列。2.電子檔案應按照分類要求進行文件夾創(chuàng)建和命名，確保電子檔案的存儲結構清晰、便于查找。3.檔案整理過程中應編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和利用。三、整頓（一）檔案存儲設備1.公司應配備專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應安裝必要的消防設備、溫濕度控制設備、防蟲防鼠設備等，確保檔案存儲環(huán)境的安全。3.檔案存儲設備應根據(jù)檔案分類進行合理配置，如檔案柜、檔案架、光盤存儲設備等，確保檔案存放有序、便于查找。（二）檔案標識1.檔案庫房內應設置明顯的檔案標識，包括檔案類別標識、檔案架標識、檔案柜標識等，便于檔案的查找和管理。2.檔案標識應采用統(tǒng)一的格式和顏色，確保標識的清晰、醒目。3.電子檔案應在存儲設備上進行標識，注明檔案類別、文件名、日期等信息，便于電子檔案的管理和查找。（三）檔案定位1.檔案應按照分類和編號進行定位存放，確保檔案存放位置的固定和準確。2.檔案管理人員應熟悉檔案的存放位置，能夠快速準確地查找所需檔案。3.對于常用檔案，應設置專門的存放區(qū)域，便于快速查閱。（四）整頓要求1.檔案存儲設備應保持清潔、整齊，無灰塵、無雜物。2.檔案標識應清晰、完整，如有損壞或褪色應及時更換。3.檔案定位應準確無誤，不得隨意更改檔案存放位置。四、清掃（一）檔案庫房清掃1.檔案庫房應定期進行清掃，保持庫房內的清潔衛(wèi)生。2.清掃內容包括地面、墻面、天花板、檔案柜、檔案架等，確保無灰塵、無蜘蛛網(wǎng)、無雜物。3.清掃過程中應注意保護檔案，避免對檔案造成損壞。（二）檔案設備清掃1.檔案存儲設備、溫濕度控制設備、防蟲防鼠設備等應定期進行清掃和維護，確保設備的正常運行。2.電子檔案存儲設備應定期進行清理，刪除無用的電子文件，確保存儲設備的存儲空間充足。3.檔案管理軟件應定期進行維護和升級，確保軟件的穩(wěn)定性和安全性。（三）檔案資料清掃1.紙質檔案應定期進行清掃，去除灰塵、污漬等，保持檔案的整潔。2.電子檔案應定期進行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保電子檔案的安全性和完整性。3.對于破損、褪色的檔案資料，應及時進行修復或更換。（四）清掃要求1.清掃工作應制定詳細的清掃計劃，明確清掃時間、清掃人員、清掃內容等。2.清掃過程中應使用合適的清掃工具和清潔劑，避免對檔案和設備造成損害。3.清掃后應進行檢查，確保清掃質量符合要求。五、清潔（一）清潔標準制定1.公司應制定檔案6S管理的清潔標準，明確各項清潔工作的具體要求和考核指標。2.清潔標準應包括檔案庫房清潔標準、檔案設備清潔標準、檔案資料清潔標準等，確保清潔工作的規(guī)范化和標準化。3.清潔標準應定期進行修訂和完善，以適應公司檔案管理工作的發(fā)展和變化。（二）清潔檢查1.公司應定期對檔案6S管理工作進行清潔檢查，檢查內容包括檔案庫房清潔情況、檔案設備運行情況、檔案資料整理情況等。2.清潔檢查應采用定期檢查和不定期抽查相結合的方式，確保檢查工作的全面性和有效性。3.清潔檢查應做好記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行整改，并跟蹤整改情況。（三）清潔考核1.公司應建立檔案6S管理清潔考核制度，對各部門的檔案6S管理工作進行考核評價。2.清潔考核應根據(jù)清潔標準進行評分，考核結果應與部門績效掛鉤，激勵各部門積極做好檔案6S管理工作。3.對于清潔工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司應給予表彰和獎勵；對于清潔工作不達標的部門，應責令其限期整改，并進行相應的處罰。（四）清潔持續(xù)改進1.公司應根據(jù)清潔檢查和考核結果，及時總結檔案6S管理工作中的經(jīng)驗教訓，不斷完善清潔標準和工作流程。2.針對清潔工作中存在的問題，應制定相應的改進措施，并組織實施，確保檔案6S管理工作不斷優(yōu)化和提升。3.清潔持續(xù)改進是檔案6S管理工作的重要環(huán)節(jié)，公司應建立長效機制，推動清潔工作的持續(xù)開展。六、素養(yǎng)（一）檔案管理培訓1.公司應定期組織檔案管理培訓，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。2.檔案管理培訓內容應包括檔案法律法規(guī)、檔案分類標準、檔案整理方法、檔案安全保密等方面的知識。3.培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式，確保培訓效果。（二）檔案管理意識培養(yǎng)1.公司應通過宣傳、教育等方式，培養(yǎng)員工的檔案管理意識，使員工認識到檔案管理工作的重要性。2.檔案管理意識培養(yǎng)應貫穿于公司各項工作中，使員工在日常工作中自覺遵守檔案管理規(guī)定，積極參與檔案管理工作。3.公司應鼓勵員工提出改進檔案管理工作的建議和意見，營造良好的檔案管理氛圍。（三）檔案管理行為規(guī)范1.公司應制定檔案管理行為規(guī)范，明確員工在檔案管理工作中的行為準則。2.檔案管理行為規(guī)范應包括檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的具體要求，確保員工的檔案管理行為符合規(guī)范。3.員工應嚴格遵守檔案管理行為規(guī)范，不得擅自修改、刪除、銷毀檔案，不得泄露檔案機密信息。（四）素養(yǎng)提升措施1.公司應建立員工檔案管理素養(yǎng)提升機制，定期對員工的檔案管理素養(yǎng)進行評估和考核。2.根據(jù)員工的評估和考核結果，制定個性化的素養(yǎng)提升計劃，幫助員工不斷提高檔案管理能力。3.公司應將員工的檔案管理素養(yǎng)提升情況納入個人績效評價體系，激勵員工積極提升自身素養(yǎng)。七、安全（一）檔案安全制度1.公司應建立健全檔案安全制度，明確檔案安全管理的責任和措施。2.檔案安全制度應包括檔案庫房安全管理制度、檔案設備安全管理制度、檔案信息安全管理制度等，確保檔案管理工作的安全。3.檔案安全制度應定期進行修訂和完善，以適應檔案管理工作的發(fā)展和變化。（二）檔案安全措施1.檔案庫房應安裝防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設備，確保檔案存儲環(huán)境的安全。2.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.檔案信息應進行加密存儲和傳輸，防止檔案信息泄露。4.檔案設備應定期進行維護和保養(yǎng)，確保設備的正常運行，防止因設備故障導致檔案安全事故。（三）檔案應急處置1.公司應制定檔案應急處置預案，明確檔案安全事故發(fā)生時的應急處置措施和流程。2.檔案應急處置預案應包括火災、水災、盜竊、泄密等事故的應急處置措施，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地保護檔案安全。3.公司應定期組織檔案應急演練，提高員工的應急處置能力和協(xié)同配合能力。（四）安全責任追究1.對于違反檔案安全制度，導致檔案安全事故發(fā)生的部門和個人，公司應依法依規(guī)追究其責任。2.檔案安全責任追究應根據(jù)事故的嚴重程度和造成的損失，給予相應的行