PAGE財(cái)務(wù)檔案室上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工涉及財(cái)務(wù)檔案的管理工作。（三）定義1.財(cái)務(wù)檔案：指公司在經(jīng)濟(jì)活動中形成的，記錄和反映公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等相關(guān)的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的各種載體資料。2.歸檔：將財(cái)務(wù)文件材料按照規(guī)定的范圍、程序和要求收集齊全，并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目，移交財(cái)務(wù)檔案室保存的過程。二、財(cái)務(wù)檔案管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、保管和移交工作。2.按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.建立財(cái)務(wù)檔案借閱登記制度，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，及時(shí)催還借出的檔案。4.負(fù)責(zé)對財(cái)務(wù)檔案的安全保管進(jìn)行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級報(bào)告。（二）檔案管理部門職責(zé)1.指導(dǎo)財(cái)務(wù)部門做好財(cái)務(wù)檔案的整理、歸檔工作，對歸檔質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案室的建設(shè)和管理，提供必要的檔案保管設(shè)施和條件，確保檔案安全。3.按照規(guī)定的期限和程序，對達(dá)到保管期限的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀審批工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門財(cái)務(wù)文件材料的收集、整理，并及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門歸檔。2.嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造財(cái)務(wù)檔案，不得擅自對外提供財(cái)務(wù)檔案。三、財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍（一）會計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表、成本計(jì)算單等。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。（二）會計(jì)賬簿1.總賬：按照會計(jì)科目設(shè)置賬戶，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。3.日記賬：按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間先后順序，逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬、往來賬等。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注。2.財(cái)務(wù)情況說明書：對公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行分析說明的書面報(bào)告。（四）其他財(cái)務(wù)資料1.銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表。2.稅務(wù)申報(bào)資料，如納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)決策文件等。6.財(cái)務(wù)軟件備份數(shù)據(jù)及相關(guān)資料。四、財(cái)務(wù)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.會計(jì)憑證按照年度和月份進(jìn)行分類，每月的憑證分為一類。2.會計(jì)賬簿按照總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬分別歸類。3.財(cái)務(wù)報(bào)告按照年度、季度、月份進(jìn)行分類。4.其他財(cái)務(wù)資料按照資料的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類。（二）編號規(guī)則1.會計(jì)憑證編號：按照月份順序從1號開始連續(xù)編號，如20XX年1月憑證號為1XX號。2.會計(jì)賬簿編號：總賬編號為Z1，明細(xì)賬編號為M1、M2……，日記賬編號為J1、J2……，輔助賬根據(jù)具體類別編號。3.財(cái)務(wù)報(bào)告編號：年度報(bào)告編號為ND1，季度報(bào)告編號為JD1、JD2、JD3，月份報(bào)告編號為YD1、YD2……4.其他財(cái)務(wù)資料編號：根據(jù)資料類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號，如銀行對賬單編號為YH120XX01，稅務(wù)申報(bào)資料編號為SW120XX01。（三）編目要求1.編制會計(jì)憑證目錄，注明憑證日期、編號、摘要、附件張數(shù)、起止號碼等內(nèi)容。2.編制會計(jì)賬簿目錄，注明賬簿名稱、編號、啟用日期、截止日期、頁數(shù)等內(nèi)容。3.編制財(cái)務(wù)報(bào)告目錄，注明報(bào)告名稱、編號、編制日期、報(bào)送對象等內(nèi)容。4.編制其他財(cái)務(wù)資料目錄，注明資料名稱、編號、日期、來源等內(nèi)容。五、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告中，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他財(cái)務(wù)資料保管期限按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表保管期限為10年；稅務(wù)申報(bào)資料保管期限為10年；財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料保管期限為10年；財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告等保管期限為永久；財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)決策文件等保管期限為10年；財(cái)務(wù)軟件備份數(shù)據(jù)及相關(guān)資料保管期限為10年。（二）保管地點(diǎn)1.設(shè)立專門獨(dú)立的財(cái)務(wù)檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全保管條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。2.定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。六、財(cái)務(wù)檔案的借閱（一）借閱范圍公司內(nèi)部因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案的部門和人員，以及經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的外部單位。（二）借閱手續(xù)1.借閱人需填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，登記《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》，注明借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人憑《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》和有效身份證件到財(cái)務(wù)檔案室領(lǐng)取檔案。（三）借閱期限1.一般情況下，財(cái)務(wù)檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.特殊情況需長期借閱的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《財(cái)務(wù)檔案長期借閱協(xié)議》。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)財(cái)務(wù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、拆封或抽換。2.借閱人不得擅自將財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)借他人，如需轉(zhuǎn)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門說明情況。4.財(cái)務(wù)檔案室工作人員應(yīng)定期催還借出的檔案，確保檔案按時(shí)歸還。七、財(cái)務(wù)檔案的移交（一）移交時(shí)間1.當(dāng)年形成的財(cái)務(wù)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后，由財(cái)務(wù)部門編制移交清冊，移交檔案管理部門保管。臨時(shí)保管期間，財(cái)務(wù)部門應(yīng)妥善保管財(cái)務(wù)檔案，不得自行銷毀。2.因公司機(jī)構(gòu)變動等原因，需要移交財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)在變動前辦理檔案移交手續(xù)。（二）移交手續(xù)1.財(cái)務(wù)部門編制《財(cái)務(wù)檔案移交清冊》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、編號、數(shù)量、起止日期等內(nèi)容。2.移交清冊一式三份，財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門各執(zhí)一份，存檔一份。3.財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門按照移交清冊進(jìn)行檔案交接，雙方經(jīng)辦人員在移交清冊上簽字確認(rèn)。八、財(cái)務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿后，由檔案管理部門會同財(cái)務(wù)部門組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，對保管期滿的檔案進(jìn)行逐一審查，確定是否仍需繼續(xù)保存。3.對仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并在檔案上注明。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定可以銷毀的財(cái)務(wù)檔案，由鑒定小組編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、起止日期、銷毀原因等內(nèi)容。2.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序