PAGE檔案局檔案查閱管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的查閱管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工查閱檔案的活動(dòng)，同時(shí)適用于因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)的外部單位或個(gè)人查閱檔案的情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和本公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過(guò)程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時(shí)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案要嚴(yán)格保密。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，在確保檔案安全和保密的前提下，為檔案利用者提供便捷、高效的查閱服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案查閱范圍（一）公司/組織內(nèi)部檔案查閱范圍1.各部門因工作需要，可查閱本部門形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、會(huì)議記錄等。2.涉及跨部門工作的，相關(guān)部門可查閱與本部門工作相關(guān)的其他部門檔案。3.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)及管理人員因決策、管理等工作需要，可查閱相關(guān)檔案資料。4.公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門因工作需要，可查閱有關(guān)檔案進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）外部單位或個(gè)人檔案查閱范圍1.因工作往來(lái)需要，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部合作單位可查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法履行職責(zé)，需要查閱公司/組織檔案的，按照相關(guān)法律程序辦理查閱手續(xù)后，可進(jìn)行查閱。三、檔案查閱流程（一）內(nèi)部查閱流程1.查閱申請(qǐng)查閱人需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、文號(hào)、形成時(shí)間、查閱目的等信息，并簽字確認(rèn)。申請(qǐng)表應(yīng)提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門審核部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查查閱目的是否與工作相關(guān)、查閱范圍是否合理等。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見并加蓋部門公章。3.檔案管理部門審批查閱人將經(jīng)部門審核的申請(qǐng)表提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)內(nèi)容，進(jìn)一步審查檔案的密級(jí)、保管期限等情況，確定是否同意查閱。對(duì)于涉及重要機(jī)密或特殊保管要求的檔案，需報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，檔案管理部門在申請(qǐng)表上簽署意見。4.查閱登記檔案管理部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，對(duì)查閱人進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。5.檔案查閱查閱人憑有效證件到檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過(guò)程符合規(guī)定，查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。6.查閱歸還查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（二）外部查閱流程1.查閱申請(qǐng)外部單位或個(gè)人需提前向公司/組織提交《檔案查閱申請(qǐng)表》，并附相關(guān)證明材料，如單位介紹信、工作證等。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明查閱檔案的用途、范圍及查閱時(shí)間等信息。2.公司/組織審批公司/組織收到外部查閱申請(qǐng)后，由檔案管理部門進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^(guò)后報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)，應(yīng)綜合考慮查閱目的、對(duì)公司/組織利益的影響等因素。審批通過(guò)后，檔案管理部門通知外部單位或個(gè)人辦理查閱手續(xù)。3.查閱預(yù)約外部單位或個(gè)人根據(jù)檔案管理部門通知的時(shí)間，提前與檔案管理部門預(yù)約查閱時(shí)間。預(yù)約時(shí)，應(yīng)明確查閱人數(shù)、查閱地點(diǎn)等信息。4.查閱登記與手續(xù)辦理外部單位或個(gè)人在預(yù)約時(shí)間到達(dá)檔案管理部門后，檔案管理人員再次核對(duì)查閱申請(qǐng)及相關(guān)證明材料，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行查閱登記。查閱人需簽署《檔案查閱承諾書》，承諾遵守檔案查閱管理制度，保護(hù)檔案信息安全。同時(shí)，檔案管理部門可根據(jù)需要收取一定的查閱費(fèi)用（如復(fù)制費(fèi)等），并開具相應(yīng)票據(jù)。5.檔案查閱與監(jiān)督檔案管理人員陪同外部查閱人在指定地點(diǎn)查閱檔案，并進(jìn)行全程監(jiān)督。查閱過(guò)程中，外部查閱人不得將檔案帶離指定查閱地點(diǎn)，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，由檔案管理人員進(jìn)行操作或監(jiān)督復(fù)制過(guò)程。6.查閱歸還與總結(jié)查閱完畢后，外部查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對(duì)查閱情況進(jìn)行總結(jié)，記錄查閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況等。如發(fā)現(xiàn)外部查閱人有違反檔案查閱管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司/組織，并采取相應(yīng)措施。四、檔案查閱權(quán)限與限制（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部不同層級(jí)人員具有不同的檔案查閱權(quán)限。一般員工只能查閱與其工作相關(guān)的一般性檔案；部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案；公司/組織領(lǐng)導(dǎo)及管理人員根據(jù)工作需要，可查閱涉及公司/組織整體運(yùn)營(yíng)管理等方面的檔案。2.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，查閱權(quán)限嚴(yán)格限定在經(jīng)過(guò)授權(quán)的特定人員范圍內(nèi)。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得查閱此類檔案。（二）查閱限制1.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)按照檔案管理部門指定的范圍和方式進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或采用其他不當(dāng)方式獲取檔案信息。對(duì)于未開放或限制查閱的檔案，不得強(qiáng)行查閱。2.查閱過(guò)程中，禁止查閱人在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、撕毀等，不得擅自抽取、撤換檔案材料內(nèi)容。如需對(duì)檔案進(jìn)行摘錄、復(fù)制等操作，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人在查閱期間應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并確保檔案信息不被泄露。五、檔案查閱登記與記錄（一）查閱登記檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案查閱登記制度，對(duì)每一次檔案查閱活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、文號(hào)、數(shù)量、查閱目的、審批情況等信息。查閱登記應(yīng)使用專門的登記簿或電子表格進(jìn)行記錄，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、可追溯。（二）查閱記錄除查閱登記外，檔案管理部門還應(yīng)建立查閱記錄檔案。查閱記錄檔案應(yīng)包括查閱申請(qǐng)表、審批文件、查閱過(guò)程中的相關(guān)記錄（如查閱人簽字、查閱時(shí)間等）、查閱后的反饋情況等資料。查閱記錄檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理、歸檔，保存一定期限，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。六、檔案查閱安全與保密措施（一）安全措施1.檔案查閱場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案在查閱過(guò)程中的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)查閱場(chǎng)所進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。在查閱高峰期間，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)查閱場(chǎng)所的巡查，確保查閱秩序和檔案安全。3.對(duì)于電子檔案的查閱，應(yīng)采取必要的技術(shù)手段保障網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全。查閱終端應(yīng)安裝殺毒軟件、防火墻等安全防護(hù)軟件，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案信息嚴(yán)格保密。在檔案查閱過(guò)程中，不得向查閱人透露任何未經(jīng)授權(quán)的檔案內(nèi)容。2.查閱人應(yīng)簽訂保密協(xié)議或承諾書，承諾在查閱期間及查閱結(jié)束后，對(duì)所接觸到的檔案信息嚴(yán)格保密，不得用于與查閱目的無(wú)關(guān)的其他用途。如發(fā)現(xiàn)查閱人有違反保密規(guī)定的行為，公司/組織將依法追究其責(zé)任。3.對(duì)于涉及機(jī)密檔案的查閱，應(yīng)在專門的保密場(chǎng)所進(jìn)行，查閱過(guò)程中盡量減少接觸人員范圍。如需復(fù)印或摘錄機(jī)密檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，并采取必要的保密措施，如對(duì)復(fù)印件進(jìn)行編號(hào)、登記等，防止復(fù)印件流失。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。七、檔案查閱收費(fèi)規(guī)定（一）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)于內(nèi)部查閱檔案，原則上不收取費(fèi)用。但因特殊情況，如需要復(fù)制大量檔案資料等，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際成本收取一定的復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)紙張、耗材、設(shè)備折舊等成本因素合理制定，并報(bào)公司/組織相關(guān)部門備案。2.對(duì)于外部單位或個(gè)人查閱檔案，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定及公司/組織實(shí)際情況，可收取適當(dāng)?shù)牟殚嗁M(fèi)用。查閱費(fèi)用包括檔案查閱費(fèi)、復(fù)制費(fèi)、郵寄費(fèi)等。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在公司/組織網(wǎng)站或其他顯著位置進(jìn)行公示，并在查閱申請(qǐng)審批時(shí)告知查閱人。（二）收費(fèi)方式與票據(jù)1.查閱費(fèi)用的收取方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等方式。檔案管理部門應(yīng)開具正規(guī)發(fā)票或收據(jù)，作為收費(fèi)憑證。發(fā)票或收據(jù)應(yīng)注明收費(fèi)項(xiàng)目、金額、查閱人信息等內(nèi)容，并加蓋公司/組織財(cái)務(wù)專用章。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)查閱收費(fèi)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和核對(duì)，確保收費(fèi)金額準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，將收費(fèi)情況納入財(cái)務(wù)核算體系，進(jìn)行規(guī)范管理。八、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查閱活動(dòng)進(jìn)行自查。自查內(nèi)容包括查閱登記情況、查閱流程執(zhí)行情況、檔案安全與保密措施落實(shí)情況等。對(duì)于自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并記錄整改情況。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門有權(quán)對(duì)檔案查閱活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。審計(jì)、紀(jì)檢部門可根據(jù)工作需要，調(diào)閱檔案查閱登記記錄、查閱申請(qǐng)表等資料，對(duì)檔案查閱過(guò)程進(jìn)行抽查核實(shí)。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.接受國(guó)家檔案行政管理部門及相關(guān)行業(yè)主管部門的監(jiān)督檢查。公司/組織應(yīng)積極配合上級(jí)部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供檔案查閱管理相關(guān)資料和情況，對(duì)提出的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)。2.對(duì)于涉及司法、行政等外部單位查閱檔案的情況，應(yīng)接受相關(guān)部門的監(jiān)督。檔案管理部門應(yīng)按照法律法規(guī)要求，規(guī)范辦理查閱手續(xù)，確保查閱活動(dòng)合法合規(guī)。同時(shí)，積極配合外部監(jiān)督部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持。九、檔案查閱違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案的。2.超出審批范圍查閱檔案的。3.在查閱過(guò)程中違反查閱限制規(guī)定，如涂改、抽取、撤換、銷毀檔案等行為。4.泄露檔案機(jī)密信息的。5.未按照規(guī)定辦理檔案查閱登記、歸還手續(xù)的。6.其他違反檔案查閱管理制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于內(nèi)部人員違反檔案查閱管理制度的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、通報(bào)批評(píng)等處理。如造成檔案損壞、丟失或信息泄露等嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，包括但不限于經(jīng)濟(jì)賠償、行政處分等。2.對(duì)于外部單位或個(gè)人違反檔案查閱管理制度的行為，公司/組織應(yīng)立即終止其查閱活動(dòng)，并按照合同約定或相關(guān)法律法規(guī)要求，追究其責(zé)任。如造成公司/組織經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害的，應(yīng)要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。同時(shí)，將違規(guī)情況通報(bào)相關(guān)部門，限制其今后在公司/組織的業(yè)務(wù)往來(lái)。十、