PAGE檔案室保密安全制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的保密與安全管理，確保檔案信息的完整性、準確性和保密性，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案室工作人員、檔案使用人員、借閱人員等。（三）基本原則1.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對檔案信息進行嚴格保密，防止信息泄露給無關人員。2.安全性原則：采取必要的安全措施，確保檔案實體和信息的安全，防止檔案受到損壞、丟失或未經(jīng)授權的訪問。3.完整性原則：保證檔案信息的完整和準確，不得擅自修改、刪除或偽造檔案內(nèi)容。4.合規(guī)性原則：嚴格按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，規(guī)范檔案管理行為，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善檔案室保密安全管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的安全和完整。3.負責對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。4.負責對檔案管理人員進行培訓和考核，提高其業(yè)務水平和保密安全意識。5.負責與外部相關部門或單位進行溝通協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案室保密安全制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等，確保檔案的安全和完整。3.負責對檔案進行分類、編號、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。嚴格遵守檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全和完整。4.負責對檔案管理設備進行維護和管理，確保設備的正常運行。5.負責對檔案信息進行備份，防止檔案信息丟失。6.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理存在的問題。7.協(xié)助有關部門或單位查閱檔案，提供必要的檔案信息服務。（三）檔案使用人員職責1.嚴格遵守檔案室保密安全制度，在規(guī)定的范圍內(nèi)使用檔案。2.不得擅自將檔案帶出檔案室或轉借他人，確需帶出檔案室的，須經(jīng)檔案室負責人批準，并辦理相關手續(xù)。3.不得擅自復制、摘抄、篡改檔案內(nèi)容，確需復制、摘抄的，須經(jīng)檔案室負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。4.使用檔案后，應及時歸還檔案室，不得私自留存。5.發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或損壞時，應及時向檔案室管理人員報告。（四）檔案借閱人員職責1.嚴格遵守檔案室保密安全制度，按照規(guī)定的程序辦理檔案借閱手續(xù)。2.不得擅自將檔案帶出檔案室或轉借他人，確需帶出檔案室的，須經(jīng)檔案室負責人批準，并辦理相關手續(xù)。3.不得擅自復制、摘抄、篡改檔案內(nèi)容，確需復制、摘抄的，須經(jīng)檔案室負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。4.使用檔案時，應妥善保管，不得損壞或丟失，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或損壞時，應及時向檔案室管理人員報告。5.借閱期滿后，應及時歸還檔案室，不得私自留存。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案收集范圍應涵蓋本公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的數(shù)據(jù)、文件、資料等，包括但不限于紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.檔案收集人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行初步整理，確保檔案材料的真實性、完整性和準確性。（二）檔案整理1.檔案室管理人員應按照檔案管理的相關規(guī)定和標準，對收集到的檔案材料進行分類、編號、編目等整理工作。2.檔案分類應遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性的原則，根據(jù)檔案的形成來源、內(nèi)容性質、時間順序等因素進行分類，確保檔案分類合理、便于查找和利用。檔案編號應按照統(tǒng)一的編號規(guī)則進行編制，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.檔案編目應包括檔案的題名、責任者、日期、來源、保管期限等信息，確保檔案編目準確、完整。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應選擇安全、干燥、通風、防火防蟲的場所作為檔案保管地點，確保檔案實體的安全。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防蟲設備、溫濕度控制設備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）檔案存儲1.檔案應按照不同的類別、保管期限等進行分類存放，確保檔案存放有序、便于查找和利用。2.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質上，并進行定期備份，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應按照其載體形式進行分類存儲，如照片、錄像帶、錄音帶等，并做好標識和說明。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限應根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，結合本公司/組織的實際情況進行確定。2.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標準如下：永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。長期保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較短時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（四）檔案清查與盤點1.檔案室應定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。清查和盤點工作應至少每年進行一次。2.檔案清查和盤點內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等，清查和盤點結果應詳細記錄，并形成報告。3.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或損壞時，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案利用工作符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.檔案利用應在規(guī)定的范圍內(nèi)進行，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案信息。（二）利用方式1.檔案利用方式包括查閱、借閱、復制等，具體利用方式應根據(jù)檔案的性質、內(nèi)容、保密要求等因素進行確定。2.查閱檔案應在檔案室指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。3.借閱檔案應按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定的時間。4.復制檔案應經(jīng)檔案室負責人批準，并按照規(guī)定進行登記，復制件應與原件核對無誤后加蓋檔案室印章。（三）利用審批1.檔案利用應嚴格按照審批程序進行，未經(jīng)批準不得擅自利用檔案。2.查閱、借閱檔案應填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、利用范圍、利用期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人審核后報檔案室負責人批準。3.復制檔案應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、復制數(shù)量、復制用途等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人審核后報檔案室負責人批準。（四）利用登記1.檔案室應建立健全檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人員、利用目的、利用范圍、利用期限、檔案名稱、檔案編號等信息。3.檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查閱。六、檔案保密（一）保密措施1.檔案室應采取必要的保密措施，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露給無關人員。2.人員管理：對檔案管理人員進行嚴格的背景審查和保密培訓，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。限制檔案管理人員的訪問權限，僅允許其在授權范圍內(nèi)操作檔案。3.環(huán)境管理：檔案室應安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，限制無關人員進入。對檔案室的門窗、通風口等進行防護，防止外部人員窺視或竊聽。4.設備管理：對檔案管理設備進行定期維護和檢查，確保設備的正常運行。對存儲檔案信息的設備進行加密處理，防止信息被非法獲取。5.文件管理：對檔案文件進行分類存放，設置不同的保密級別，并采取相應的保密措施。對涉及敏感信息的檔案文件，應進行單獨存放和管理。（二）保密教育1.本公司/組織應定期對員工進行保密教育，提高員工的保密意識和保密技能。2.保密教育內(nèi)容應包括國家保密法律法規(guī)、本公司/組織保密制度、檔案保密知識等。3.保密教育方式可采用培訓、講座、宣傳資料等多種形式，確保員工能夠全面了解保密知識和要求。（三）保密監(jiān)督1.本公司/組織應建立健全保密監(jiān)督機制，對檔案保密工作進行定期檢查和不定期抽查。2.保密監(jiān)督檢查內(nèi)容包括保密制度的執(zhí)行情況、檔案管理人員的保密行為、檔案信息的安全狀況等。3.對違反保密制度的行為，應及時進行糾正，并按照規(guī)定進行處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設1.本公司/組織應加強檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。2.檔案信息化建設應包括檔案信息系統(tǒng)的建設、檔案數(shù)據(jù)的錄入和存儲、檔案信息的檢索和利用等內(nèi)容。檔案信息系統(tǒng)應具備檔案管理的各項功能，如檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計等，確保檔案管理工作的規(guī)范化、自動化和信息化。（二）數(shù)據(jù)安全1.本公司/組織應加強檔案數(shù)據(jù)安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。2.檔案數(shù)據(jù)安全管理應包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)訪問控制等內(nèi)容。3.檔案數(shù)據(jù)應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的存儲介質上，并異地存放。4.對檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被非法獲取。5.建立健全檔案數(shù)據(jù)訪問控制制度，對檔案數(shù)據(jù)的訪問進行嚴格的權限管理，確保只有授權人員才能訪問檔案數(shù)據(jù)。（三）信息系統(tǒng)管理1.本公司/組織應加強檔案信息系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)的正常運行。2.檔案信息系統(tǒng)管理應包括系統(tǒng)維護、系統(tǒng)升級、系統(tǒng)安全等內(nèi)容。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進行維護和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)存在的問題。4.根據(jù)檔案管理工作的需要，及時對檔案信息系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的功能和性能。5.加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理，采取必要的安全措施，防止系統(tǒng)被攻擊、篡改或數(shù)據(jù)泄露。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.本公司/組織應定期對已超過保管期限或已失去保存價值的檔案進行銷毀。2.檔案銷毀范圍應根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，結合本公司/組織的實際情況進行確定。（二）銷毀程序1.檔案銷毀應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保檔案銷毀工作的合法、合規(guī)、安全。2.檔案銷毀前，應進行鑒定，確定檔案是否已超過保管期限或已失去保存價值。鑒定工作應由檔案室負責人組織，相關部門或人員參加。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、檔案編號、檔案數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人審核后報檔案室負責人批準。4.檔案銷毀應在檔案室負責人的監(jiān)督下進行，銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。5.檔案銷毀后，應填寫《檔案銷毀登記表