PAGE商會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)商會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在商會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商會(huì)機(jī)關(guān)及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)、各會(huì)員單位形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則商會(huì)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由商會(huì)辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案應(yīng)如實(shí)反映商會(huì)各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則全面收集商會(huì)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，形成完整的檔案體系。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的服務(wù)效能，為商會(huì)的決策、管理和發(fā)展提供有力支持。（四）檔案管理體制商會(huì)設(shè)立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由商會(huì)會(huì)長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，副會(huì)長(zhǎng)擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。商會(huì)辦公室設(shè)檔案室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作。檔案室應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，確保檔案管理工作的正常開展。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.商會(huì)組織建設(shè)方面包括商會(huì)章程、會(huì)員大會(huì)會(huì)議記錄、理事會(huì)會(huì)議記錄、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄、換屆選舉文件、會(huì)員名冊(cè)、會(huì)員登記表、會(huì)員會(huì)費(fèi)繳納情況等。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)方面包括商會(huì)年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目申報(bào)材料、活動(dòng)方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)照片、活動(dòng)視頻、活動(dòng)總結(jié)、業(yè)務(wù)往來文件、合作協(xié)議、合同等。3.財(cái)務(wù)管理方面包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。4.人事管理方面包括人員招聘文件、員工入職登記表、勞動(dòng)合同、員工培訓(xùn)記錄、員工考核記錄、員工獎(jiǎng)懲文件、員工離職手續(xù)等。5.行政管理方面包括商會(huì)辦公文件、會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、大事記、印章使用記錄身份證復(fù)印件、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、商標(biāo)注冊(cè)文件、專利申請(qǐng)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案室。一般情況下，文書檔案應(yīng)在次年上半年移交，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案室保管。3.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案材料應(yīng)及時(shí)退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。機(jī)構(gòu)（問題）分類可根據(jù)商會(huì)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置，如綜合類、會(huì)員管理類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類、行政管理類等。2.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料進(jìn)行分類整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按年度整理歸檔，財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按年度裝訂成冊(cè)，其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和保管期限進(jìn)行分類整理。3.電子檔案電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理，按照其存儲(chǔ)格式和內(nèi)容進(jìn)行分類，建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。電子檔案的整理應(yīng)遵循便于檢索和利用的原則，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（四）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、目錄清晰，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案整理過程中應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、檔號(hào)等信息，以便于檔案的檢索和利用。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件，確保檔案的安全保管。檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具檔案裝具應(yīng)符合檔案保管的要求，材質(zhì)應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查閱。檔案柜、檔案架應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于檔案的查找和管理。檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求，盒面應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限、起止日期、檔號(hào)等信息。（三）檔案存放檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別檔案應(yīng)分開存放，便于檔案的管理和查閱。同一類檔案應(yīng)按照保管期限、年度順序排列存放，編號(hào)應(yīng)連續(xù)，不得有空號(hào)、重號(hào)現(xiàn)象。檔案存放應(yīng)遵循便于查找和利用的原則，避免頻繁移動(dòng)檔案，確保檔案的安全和完整。（四）檔案保管期限檔案保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和商會(huì)實(shí)際情況確定。文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）；會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）；其他檔案的保管期限根據(jù)其性質(zhì)和重要程度確定。檔案保管期限的確定應(yīng)遵循以下原則：1.反映商會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)商會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為定期保管。定期保管期限一般分為30年、10年。3.保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（五）檔案鑒定商會(huì)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同參與。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管狀況等進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同銷毀。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。（六）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策的依據(jù)，為檔案管理工作的改進(jìn)和提高提供參考。四、檔案的利用（一）利用范圍1.商會(huì)內(nèi)部人員包括商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、各部門工作人員、會(huì)員等，可根據(jù)工作需要查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位可查閱、借閱商會(huì)相關(guān)檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守本制度的規(guī)定，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱商會(huì)內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案室查閱。查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱人員應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱商會(huì)內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室管理人員批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。外部單位查閱、借閱商會(huì)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守本制度的規(guī)定，并按照規(guī)定支付查閱、借閱費(fèi)用。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人姓名及單位、查閱、借閱內(nèi)容、查閱、借閱目的、查閱、借閱期限、歸還日期等信息。檔案利用登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（四）利用監(jiān)督檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案利用符合本制度的規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)查閱、借閱人員有違反本制度的行為，應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行批評(píng)教育或給予相應(yīng)的處罰。五、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)商會(huì)應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。通過建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作的信息化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為商會(huì)的發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)商會(huì)應(yīng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，建立檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化和信息化。2.檔案數(shù)字化加工商會(huì)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。檔案數(shù)字化加工應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和可讀性，建立檔案數(shù)字化副本，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。3.檔案數(shù)據(jù)安全管理商會(huì)應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。檔案數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求，