PAGE檔案管理三納入制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本檔案管理三納入制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的檔案，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。二、檔案管理三納入內(nèi)容（一）納入計(jì)劃管理1.各部門應(yīng)將檔案工作納入本部門年度工作計(jì)劃，明確檔案工作目標(biāo)、任務(wù)和措施，并指定專人負(fù)責(zé)檔案工作。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)公司/組織整體工作安排，制定年度檔案工作計(jì)劃，明確檔案收集、整理、保管、利用等工作的具體內(nèi)容和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施。3.在制定各類業(yè)務(wù)工作計(jì)劃時(shí)，應(yīng)同步考慮檔案工作要求，確保業(yè)務(wù)工作與檔案工作協(xié)調(diào)推進(jìn)。例如，在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，應(yīng)明確項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔要求；在會(huì)議組織過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議文件的記錄、收集和整理等。（二）納入崗位職責(zé)1.明確各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步開展。2.將檔案管理職責(zé)納入員工崗位職責(zé)說明書，明確員工在檔案形成、收集、整理、保管等環(huán)節(jié)的具體任務(wù)和要求。例如，文件起草人員應(yīng)確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整，在文件辦理完畢后及時(shí)移交檔案管理人員；檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、上架等操作，并做好檔案的日常保管和利用服務(wù)工作。3.在績效考核中，應(yīng)將檔案管理工作納入考核指標(biāo)體系，對檔案工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對檔案管理不善的部門和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)的處罰。（三）納入部門工作流程1.在公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作流程中，明確檔案管理的環(huán)節(jié)和要求，使檔案管理工作貫穿于業(yè)務(wù)工作的全過程。例如，在合同簽訂流程中，應(yīng)規(guī)定合同簽訂前相關(guān)部門對合同文本進(jìn)行審核，合同簽訂后及時(shí)將合同原件及相關(guān)附件移交檔案管理部門歸檔；在項(xiàng)目驗(yàn)收流程中，應(yīng)要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告及相關(guān)文件材料，經(jīng)檔案管理部門審核后進(jìn)行歸檔。2.建立檔案工作與業(yè)務(wù)工作的協(xié)同機(jī)制，加強(qiáng)部門之間的溝通與協(xié)作。例如，檔案管理部門應(yīng)定期與業(yè)務(wù)部門溝通，了解業(yè)務(wù)工作進(jìn)展情況，提前介入檔案收集工作；業(yè)務(wù)部門在開展重要業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)邀請檔案管理部門人員參與，確保檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性。3.對涉及多個(gè)部門的綜合性業(yè)務(wù)工作，應(yīng)明確牽頭部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一收集和整理工作，各參與部門按照職責(zé)分工提供相關(guān)文件材料，并配合牽頭部門完成檔案歸檔工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。具體包括但不限于：行政管理類：公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。業(yè)務(wù)管理類：業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、技術(shù)資料、產(chǎn)品檔案、市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料等。生產(chǎn)經(jīng)營類：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備檔案、物資采購檔案、銷售檔案等。黨群工作類：黨組織文件、黨員檔案、工會(huì)文件、共青團(tuán)文件等。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案收集范圍，結(jié)合本部門工作實(shí)際，制定具體的檔案收集清單，并報(bào)檔案管理部門備案。（二）收集要求1.檔案形成部門應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料進(jìn)行整理，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號。2.對重要文件材料應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，其中一套為紙質(zhì)檔案，另一套或多套為電子檔案。電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其可讀性和可利用性。3.對具有長期或永久保存價(jià)值的檔案，應(yīng)優(yōu)先采用耐久性好的紙張、書寫材料和裝訂方式進(jìn)行整理和保存，確保檔案的實(shí)體質(zhì)量。4.在檔案收集過程中，應(yīng)注意收集文件材料的定稿、修改稿、重要批示、簽批意見等相關(guān)材料，保證檔案內(nèi)容的完整性。（三）收集渠道1.內(nèi)部渠道：通過公司/組織內(nèi)部的文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子郵件等方式，及時(shí)收集各部門形成的文件材料。檔案管理人員應(yīng)定期對系統(tǒng)中的文件進(jìn)行清理和備份，確保文件的安全性和完整性。2.外部渠道：通過與上級主管部門、相關(guān)單位、合作伙伴等的溝通與聯(lián)系，及時(shí)收集與本公司/組織有關(guān)的文件、資料、函件等。例如，收集上級部門下發(fā)的重要文件、與合作伙伴簽訂的合同協(xié)議、相關(guān)單位提供的技術(shù)資料等。3.專項(xiàng)收集：針對特定的業(yè)務(wù)活動(dòng)或項(xiàng)目，組織專門的檔案收集工作。例如，在公司/組織舉辦重大活動(dòng)、開展重點(diǎn)項(xiàng)目時(shí)，檔案管理部門應(yīng)提前介入，制定專項(xiàng)收集方案，確?；顒?dòng)或項(xiàng)目相關(guān)文件材料的全面收集。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，并編制相應(yīng)的目錄和索引，便于查找和檢索。3.整理后的檔案應(yīng)符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，確保檔案的質(zhì)量。（二）分類方法1.按照檔案的來源進(jìn)行分類，可分為上級文件、本公司/組織文件、下屬單位文件、外部單位文件等。2.按照檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類，可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、黨群工作類等。3.按照檔案的載體形式進(jìn)行分類，可分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。4.在每一大類下，可根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)一步細(xì)分小類。例如，行政管理類檔案可細(xì)分為綜合管理、文秘工作、人事管理、財(cái)務(wù)管理、行政管理等小類；業(yè)務(wù)管理類檔案可根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行細(xì)分，如市場營銷、項(xiàng)目管理、質(zhì)量管理等。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。編號應(yīng)包含檔案類別代碼、年度代碼、保管期限代碼、流水號等信息。2.檔案類別代碼：根據(jù)檔案分類方法，為每一大類檔案賦予相應(yīng)的代碼。例如，行政管理類檔案代碼為“XZ”，業(yè)務(wù)管理類檔案代碼為“YW”等。3.年度代碼：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示檔案形成的年度。例如，2023年形成的檔案，年度代碼為“2023”。4.保管期限代碼：根據(jù)檔案的保管期限，分為短期（代碼為“D”）、中期（代碼為“Z”）、長期（代碼為“C”）、永久（代碼為“Y”）。5.流水號：按照檔案整理的先后順序，為每一份檔案賦予一個(gè)流水號，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例如，某份行政管理類檔案，2023年形成，保管期限為長期，流水號為001，則該檔案編號為“XZ2023C001”。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保文件材料整齊、牢固，便于翻閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。折疊時(shí)應(yīng)按照A4紙大小進(jìn)行折疊，盡量減少折痕，并確保文件內(nèi)容完整、清晰。3.裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，裝訂線應(yīng)整齊、牢固，不得影響文件材料的翻閱和查看。裝訂后的檔案應(yīng)在左側(cè)或左上角留出一定的空白，便于編目和裝盒保管。五、檔案保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防高溫、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，存放在檔案密集架或檔案柜中，并建立相應(yīng)的檔案存放索引，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用專用的存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，如磁帶、光盤、硬盤等，并按照電子檔案的分類目錄進(jìn)行存儲。同時(shí)，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進(jìn)行分類保管，如照片檔案應(yīng)沖洗成照片并進(jìn)行整理歸檔，存放在相冊或照片檔案盒中；錄音錄像檔案應(yīng)轉(zhuǎn)錄成光盤或磁帶，并進(jìn)行編目和存儲。（三）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為短期、中期、長期和永久四種。短期保管期限為10年以下；中期保管期限為10年至30年；長期保管期限為30年以上；永久保管期限為無期限保存。2.對于一些重要的、具有歷史價(jià)值或查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)確定為永久保管；對于一般性的、在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定為短期、中期或長期保管。3.檔案保管期限應(yīng)在檔案整理過程中進(jìn)行標(biāo)注，并在檔案目錄和索引中明確體現(xiàn)。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的實(shí)體狀況、保管環(huán)境、利用情況等。一般每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.在檢查過程中，應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案是否有損壞、丟失現(xiàn)象，檔案的保管環(huán)境是否符合要求，檔案的利用登記是否規(guī)范等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對檢查情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并形成檢查報(bào)告。檢查報(bào)告應(yīng)包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查范圍、檢查發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等內(nèi)容。檢查報(bào)告應(yīng)歸檔保存，作為檔案管理工作的重要參考資料。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，確保檔案利用工作合法、合規(guī)。2.方便快捷原則：建立便捷的檔案利用服務(wù)機(jī)制，簡化利用手續(xù)，提高檔案利用效率。3.使用審批原則：對涉及重要檔案或敏感信息的利用，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，確保檔案利用的安全性和嚴(yán)肅性。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)制與其工作相關(guān)的檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可查閱、借閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。查閱、借閱、復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍和方式。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、編號、查閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提交《檔案利用申請函》，說明利用目的、檔案名稱、編號、查閱期限等內(nèi)容，并加蓋單位公章。經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門與外部單位簽訂保密協(xié)議，并辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案利用人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。4.檔案利用人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案