PAGE檔案館安全保管制度一、總則（一）目的為確保檔案館檔案的安全與完整，防止檔案損毀、丟失、泄密等情況發(fā)生，特制定本安全保管制度。本制度適用于本公司/組織檔案館所有檔案的管理與保管工作，涵蓋各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（二）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，確保檔案管理工作合法合規(guī)，符合行業(yè)規(guī)范要求。（三）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理與保管的部門(mén)及人員，包括檔案管理人員、檔案使用人員、借閱人員等。二、檔案庫(kù)房管理（一）選址與布局1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染源等區(qū)域。2.庫(kù)房?jī)?nèi)部布局應(yīng)合理，劃分檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保工作流程順暢，互不干擾。（二）安全設(shè)施1.安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防磁等設(shè)施設(shè)備。如配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材（如干粉滅火器、二氧化碳滅火器等）、防盜門(mén)窗、監(jiān)控?cái)z像頭、溫濕度調(diào)控設(shè)備、防蟲(chóng)藥品投放裝置、防鼠板、窗簾、防磁柜等。2.定期檢查安全設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況，確保其正常工作。如每月對(duì)火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試，每季度對(duì)滅火器進(jìn)行檢查和維護(hù)，每年對(duì)監(jiān)控設(shè)備進(jìn)行全面檢查等。（三）溫濕度控制1.檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.配備溫濕度調(diào)控設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等，并實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫(kù)房溫濕度情況，做好記錄。當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。（四）清潔衛(wèi)生管理1.保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，清除灰塵、雜物等。2.對(duì)檔案存儲(chǔ)架、柜等進(jìn)行定期擦拭，防止灰塵積累對(duì)檔案造成損害。三、檔案存儲(chǔ)管理（一）分類存放1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素進(jìn)行科學(xué)分類，如分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別。2.每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，如文書(shū)檔案可按年度、保管期限等進(jìn)一步劃分，確保檔案存放有序，便于查找和管理。（二）編號(hào)標(biāo)識(shí)1.為每個(gè)檔案架、柜及檔案盒賦予唯一的編號(hào)標(biāo)識(shí)，建立清晰的檔案存放索引。2.在檔案架、柜上張貼編號(hào)標(biāo)識(shí)，在檔案盒上標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限、序號(hào)等信息，方便快速定位和查找檔案。（三）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒進(jìn)行裝訂和存放，檔案盒應(yīng)符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案能夠得到妥善保護(hù)。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，如硬盤(pán)、磁帶等，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（四）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.定期對(duì)檔案庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次局部盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、存放位置等，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符、丟失或損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。四、檔案整理與編目（一）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、排序、編頁(yè)、裝訂等操作，去除不必要的金屬物，確保檔案整齊規(guī)范。（二）編目規(guī)范1.編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等信息。2.檔案目錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，便于查詢和使用。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案目錄進(jìn)行更新維護(hù)，確保其準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案借閱與利用管理（一）借閱申請(qǐng)1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批后，方可提交給檔案管理部門(mén)。（二）審批流程1.檔案管理部門(mén)收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審查借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記1.借閱申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的借閱登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、檔案名稱及數(shù)量等信息。2.借閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式，確保記錄準(zhǔn)確無(wú)誤，便于跟蹤和查詢檔案借閱情況。（四）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.對(duì)于重要檔案或涉及機(jī)密信息的檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)具體情況從嚴(yán)控制，原則上不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（五）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（六）利用限制1.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。2.檔案利用過(guò)程中如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印件、照片等應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。六、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化流程1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求等內(nèi)容。2.對(duì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等操作，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.在數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)建立嚴(yán)格的質(zhì)量控制體系，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行抽檢，確保數(shù)字化成果符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）存儲(chǔ)與備份1.數(shù)字化檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立數(shù)字化檔案存儲(chǔ)索引，方便快速查詢和使用數(shù)字化檔案。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)存儲(chǔ)索引進(jìn)行更新維護(hù)，確保其準(zhǔn)確性和完整性。（三）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。2.對(duì)數(shù)字化檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，確保數(shù)字化檔案管理工作的安全可靠。七、檔案安全檢查與維護(hù)（一）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房、檔案存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)施等進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查。2.檢查內(nèi)容包括庫(kù)房溫濕度、安全設(shè)施設(shè)備運(yùn)行狀況、檔案存儲(chǔ)情況、檔案整理編目情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問(wèn)題。（二）維護(hù)措施1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的維護(hù)措施進(jìn)行處理。如對(duì)損壞的檔案存儲(chǔ)架、柜進(jìn)行維修或更換，對(duì)老化的安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行更新等。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）應(yīng)急處理1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，確保檔案安全。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)演練情況及時(shí)對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善。八、人員管理（一）人員資質(zhì)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的資格證書(shū)，并定期參加繼續(xù)教育，不斷提高業(yè)務(wù)水平。（二）崗位職責(zé)1.明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、利用、數(shù)字化管理等工作內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行崗位職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范有序進(jìn)行。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題。（三）培訓(xùn)與教育1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和安全教育，提高其業(yè)務(wù)能力和安全意識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)操作技能、安全防范知識(shí)等。2.鼓勵(lì)檔案管理人員參加學(xué)術(shù)交流和業(yè)務(wù)研討活動(dòng)，了解檔案管理領(lǐng)域的最新動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢(shì)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高工作水平。（四）考核與獎(jiǎng)懲1.建立檔案管理人員考核制度，對(duì)其工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)操守等方面進(jìn)行定期考核。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，