PAGE東西湖檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)東西湖檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于東西湖公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動和業(yè)務(wù)過程，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的檔案管理制度，并組織實(shí)施根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定適合本單位的檔案管理制度，明確檔案管理的流程、方法和要求，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.集中管理各類檔案接收、收集、整理、保管公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工形成的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等，確保檔案的集中統(tǒng)一管理。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。通過檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程管理，方便檔案的查閱和利用。4.開展檔案的鑒定、銷毀工作定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的安全。5.提供檔案查閱、利用服務(wù)為公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工提供檔案查閱、利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時準(zhǔn)確地提供相關(guān)檔案資料。同時，做好檔案查閱、利用的登記工作，確保檔案的安全和完整。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作對公司/組織內(nèi)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查各部門檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，提高各部門檔案管理水平。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，進(jìn)行分類整理，并定期移交至檔案管理部門。在檔案收集過程中，要確保檔案的真實(shí)、完整，不得遺漏重要文件和資料。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用工作根據(jù)工作需要，協(xié)助檔案管理部門查找、提供本部門相關(guān)檔案資料，積極配合檔案管理部門做好檔案查閱、利用服務(wù)工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管工作在本部門設(shè)置專門的檔案保管場所，對本部門移交至檔案管理部門前的檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。同時，做好檔案保管場所的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、財務(wù)管理檔案、人力資源管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。不同業(yè)務(wù)部門形成的檔案，按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類管理。3.項(xiàng)目管理類檔案針對公司/組織開展的各類項(xiàng)目，建立項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類，一個項(xiàng)目的所有檔案資料集中管理。4.基本建設(shè)類檔案涉及公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案，如工程規(guī)劃文件、工程設(shè)計文件、工程施工文件、工程竣工驗(yàn)收文件等?；窘ㄔO(shè)類檔案按照工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，一個工程項(xiàng)目的所有檔案資料作為一個整體進(jìn)行管理。5.設(shè)備儀器類檔案公司/組織購置的各類設(shè)備儀器的檔案，包括設(shè)備儀器的購置合同、使用說明書、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。設(shè)備儀器類檔案按照設(shè)備儀器的名稱進(jìn)行分類，一臺設(shè)備儀器的所有檔案資料集中管理。6.會計檔案按照國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，對公司/組織的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計資料進(jìn)行分類管理。會計檔案的分類應(yīng)符合會計核算的要求，便于會計檔案的查閱和審計。（二）檔案編號1.編號原則檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則，確保每個檔案都有一個唯一的編號，便于檔案的識別和管理。2.編號方法采用層次分類編號法，按照檔案分類體系，對各類檔案進(jìn)行編號。例如，行政管理類檔案編號為“XZGL001”，其中“XZGL”表示行政管理類檔案，“001”為該類檔案的流水號；業(yè)務(wù)管理類檔案中的市場營銷檔案編號為“YSGLSCY001”，“YSGL”表示業(yè)務(wù)管理類檔案，“SCY”表示市場營銷檔案，“001”為該類檔案的流水號。其他各類檔案編號以此類推。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料。檔案收集范圍應(yīng)涵蓋公司/組織各項(xiàng)活動的全過程，包括但不限于文件、合同、報表、報告、記錄、圖紙、照片、音像資料等。2.收集要求檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確。各部門檔案管理人員應(yīng)定期對本部門的檔案資料進(jìn)行清理和收集，確保檔案資料不遺漏、不丟失。對于重要文件和資料，應(yīng)及時收集并妥善保管。同時，要保證檔案資料的真實(shí)性和完整性，不得對檔案內(nèi)容進(jìn)行篡改或偽造。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循保持文件之間的歷史聯(lián)系、區(qū)分不同價值、便于保管和利用的原則。按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)化、條理化。2.整理方法分類：按照檔案分類體系，對檔案資料進(jìn)行分類。將同一類別的檔案資料集中在一起，便于管理和查找。裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時，應(yīng)拆除金屬物，采用線裝或膠裝的方式，確保檔案整齊、牢固。編頁號：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編頁號，頁號應(yīng)編寫在每頁的右上角，正面編在右上角，背面編在左上角。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)等項(xiàng)目；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目。通過編目，便于檔案的查閱和檢索。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.庫房內(nèi)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備檔案架、檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案架、檔案柜應(yīng)根據(jù)檔案的分類和編號進(jìn)行標(biāo)識，確保檔案存放有序。同時，要合理安排檔案存儲空間，避免檔案積壓或損壞。（二）保管要求1.紙質(zhì)檔案保管防潮：檔案庫房應(yīng)保持適宜的濕度，防止紙質(zhì)檔案受潮發(fā)霉。對于受潮的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行干燥處理，避免檔案損壞。防蟲：定期對檔案庫房進(jìn)行防蟲檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時采取措施進(jìn)行防治。可采用放置防蟲藥品、保持庫房清潔等方法，防止檔案被蟲蛀。防火：檔案庫房應(yīng)嚴(yán)禁煙火，配備必要的滅火設(shè)備。工作人員應(yīng)熟悉滅火設(shè)備的使用方法，確保在火災(zāi)發(fā)生時能夠及時撲救。防盜：加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案不被盜取。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得擅自將無關(guān)人員帶入庫房。定期檢查：定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案的保管狀況，如是否有破損、褪色、霉變等情況。發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行處理，并做好記錄。2.電子檔案保管存儲介質(zhì)：電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等。存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。存儲環(huán)境：電子檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，避免存儲介質(zhì)受到損壞。同時，要防止電子檔案受到病毒感染和黑客攻擊，安裝必要的殺毒軟件和防火墻。數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)清理等。確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。訪問控制：建立嚴(yán)格的電子檔案訪問控制制度，對電子檔案的訪問進(jìn)行權(quán)限管理。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子檔案，防止電子檔案信息泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定檔案價值的原則。根據(jù)檔案形成的時間、內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合考慮檔案的保存價值和保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)專業(yè)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應(yīng)逐件逐頁地審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的價值和保管期限，確定檔案的存毀。2.分析檔案的形成背景和歷史聯(lián)系通過分析檔案的形成背景和歷史聯(lián)系，了解檔案在公司/組織各項(xiàng)活動中的作用和價值，從而準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊。銷毀清冊應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、密級、文號、責(zé)任者、頁數(shù)等項(xiàng)目。2.審批銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.銷毀實(shí)施檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，無法恢復(fù)。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，及時提供相關(guān)檔案資料，并做好查閱登記工作。2.外部查閱外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序，對外單位查閱檔案的情況進(jìn)行登記，并嚴(yán)格控制查閱范圍和查閱時間。（二）利用方式1.借閱對于需要借閱檔案的人員，檔案管理部門應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱人等信息。借閱期限一般不得超過[具體期限]，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上批注、污損。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。2.復(fù)印對于需要復(fù)印檔案的人員，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，對檔案進(jìn)行復(fù)印，并做好復(fù)印登記工作。復(fù)印后的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，以證明其復(fù)印件的真實(shí)性。（三）保密規(guī)定1.查閱利用檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織保密制度不得泄露檔案內(nèi)容涉及的國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私。對于涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。