PAGE檔案收集與歸檔制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的收集與歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的整體性和系統(tǒng)性。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。公司/組織年度工作計劃、總結(jié)、報告等。公司/組織會議記錄、紀(jì)要、決議等。公司/組織規(guī)章制度、辦法、細則等。公司/組織人事任免、考核、獎懲等文件。公司/組織印章使用記錄、介紹信存根等。公司/組織對外聯(lián)絡(luò)、合作協(xié)議、合同等。公司/組織行政事務(wù)處理文件，如請示、批復(fù)、通知等。2.業(yè)務(wù)管理類公司/組織各類業(yè)務(wù)項目的規(guī)劃、方案、預(yù)算等。業(yè)務(wù)項目的實施過程記錄，包括項目進度報告、質(zhì)量檢驗報告、安全檢查報告等。業(yè)務(wù)項目的驗收文件，如驗收報告、總結(jié)等。業(yè)務(wù)相關(guān)的市場調(diào)研、分析報告等。業(yè)務(wù)往來的函件、訂單合同、發(fā)票等。3.財務(wù)審計類公司/組織財務(wù)預(yù)算、決算報表。財務(wù)憑證、賬簿、報表等會計資料。財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報資料等。財務(wù)資金管理文件，如資金申請、審批、使用記錄等。4.技術(shù)研發(fā)類公司/組織技術(shù)研發(fā)項目的立項報告、可行性研究報告等。技術(shù)研發(fā)過程中的實驗記錄、數(shù)據(jù)資料、圖紙等。技術(shù)研發(fā)成果的鑒定報告、專利證書、軟件著作權(quán)登記證書等。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等。5.人力資源類員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等相關(guān)文件。員工勞動合同、社保繳納記錄等。員工人事檔案，包括個人簡歷、學(xué)歷證書、資格證書、培訓(xùn)記錄等。員工離職手續(xù)辦理文件等。6.企業(yè)文化類公司/組織文化建設(shè)規(guī)劃、方案等。公司/組織文化活動記錄、照片、視頻等。公司/組織宣傳資料、刊物、網(wǎng)站內(nèi)容等。員工文化活動成果，如征文、攝影、繪畫等作品。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和準(zhǔn)確性。2.檔案形成部門和個人應(yīng)在工作活動結(jié)束后及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料收集齊全，整理好向檔案管理部門移交。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性，不得擅自涂改、偽造、損毀。4.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）收集渠道1.內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)：通過公司/組織內(nèi)部的文件收發(fā)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等渠道收集各部門產(chǎn)生的文件。2.會議活動：安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，收集會議文件、紀(jì)要等，并及時整理歸檔。3.業(yè)務(wù)部門：與各業(yè)務(wù)部門保持密切溝通，定期收集業(yè)務(wù)項目相關(guān)文件，確保業(yè)務(wù)檔案的完整。4.員工提交：員工應(yīng)按照規(guī)定及時將個人工作中形成的具有保存價值的文件提交給所在部門的檔案收集責(zé)任人。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：按照文件形成的年度進行分類，不同年度的文件分別存放。2.機構(gòu)分類法：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置，將檔案分為各部門檔案。3.問題分類法：按照文件反映的問題進行分類，如行政管理、業(yè)務(wù)管理、財務(wù)審計等。（二）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件進行整理，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進行裝訂，確保文件整齊牢固。2.編頁號：對裝訂后的文件進行編頁號，標(biāo)注頁碼位置，便于查找和統(tǒng)計。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號、題名、保管期限等信息。（三）電子文件整理1.分類命名：按照紙質(zhì)文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，對電子文件進行分類，并采用規(guī)范的命名方式，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。2.元數(shù)據(jù)錄入：錄入電子文件的元數(shù)據(jù)，包括文件題名、日期、作者、來源等信息，便于電子文件的管理和檢索。3.存儲管理：將電子文件存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案形成部門整理好檔案后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、檢查，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案歸入相應(yīng)的檔案類目，并進行上架排列。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，符合整理要求。2.檔案的題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容，編號應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一。3.歸檔的電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并確保電子文件的可讀性和可利用性。五、檔案保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動，在一定時期內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案。保管期限為10年的檔案，主要是反映公司/組織短期工作活動，并在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進入檔案庫房。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，提交給所在部門負(fù)責(zé)人或公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，查閱人員持申請表到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損毀、丟失檔案。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門核對無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件、復(fù)印件、電子文件等利用方式。2.對于需要復(fù)印的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。3.對于需要提供電子文件的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行拷貝，并確保電子文件的可讀性和可利用性。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.公司/組織應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底。