PAGE檔案三合一制度南京南京市檔案“三合一”制度實(shí)施細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)南京市檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的保管、利用和移交，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本檔案“三合一”制度。（二）適用范圍本制度適用于南京市行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對本單位各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則檔案的形成、收集、整理應(yīng)遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，確保檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，能夠全面反映單位的工作活動和歷史面貌。3.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，優(yōu)化檔案整理和分類體系，提高檔案檢索效率，為單位各項工作提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)（一）單位負(fù)責(zé)人職責(zé)1.單位負(fù)責(zé)人是本單位檔案管理工作的第一責(zé)任人，對檔案管理工作負(fù)總責(zé)，應(yīng)將檔案管理工作納入單位整體工作計劃，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施設(shè)備等條件。2.定期檢查檔案管理工作情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作順利開展。3.監(jiān)督檔案的收集、整理、保管、利用等工作，對重要檔案的保管和利用進(jìn)行審批。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，對檔案進(jìn)行科學(xué)保管，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的便捷檢索和利用。5.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交檔案，辦理檔案移交手續(xù)，并對移交檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。6.組織開展檔案利用工作，為單位各項工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。7.負(fù)責(zé)對本單位各部門檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門文件材料的平時收集、積累和整理工作，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。3.配合檔案管理部門開展檔案整理、數(shù)字化處理、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映單位工作活動的各類文件材料，包括上級文件、本單位文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、財務(wù)文件等。2.單位在各項工作中形成的具有保存價值的照片、錄音、錄像、實(shí)物等特殊載體檔案。3.單位機(jī)構(gòu)變動、人員任免及獎懲等文件材料。4.其他與單位工作相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的文件材料收集齊全，定期向檔案管理部門移交，不得積壓、散失。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實(shí)性、完整性和原始性，不得擅自涂改、偽造。3.對特殊載體檔案，應(yīng)同時收集其相關(guān)的文字說明材料，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確理解和有效利用。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照國家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對歸檔文件進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。（四）整理方法1.分類歸檔文件應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類。年度分類法：將歸檔文件按其形成年度進(jìn)行分類。機(jī)構(gòu)（問題）分類法：將歸檔文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。保管期限分類法：將歸檔文件按其保管期限分為永久、定期（一般分為30年、10年）。2.編號在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始依次編號，編目時應(yīng)填寫每份文件的編號。3.編目歸檔文件應(yīng)逐件編目，編目項目包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。4.裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。四、檔案的保管（一）保管場所1.單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和應(yīng)急照明設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)注清晰的檔案類別、年度、保管期限等標(biāo)識，便于檔案的定位和管理。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。本單位制定的法規(guī)政策性文件材料。本單位召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本單位職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。本單位關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。本單位機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。本單位房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本單位的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案：反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的文件材料列為30年保管。保管期限為10年的檔案：反映本單位一般工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的文件材料列為10年保管。（四）檔案保管期限的變更與鑒定1.檔案保管期限確定后，一般不得隨意變更。確需變更的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.單位應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際價值，提出存毀意見，報單位負(fù)責(zé)人審批。對失去保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，履行必要的審批手續(xù)，防止檔案的丟失、損壞和泄密。（二）利用方式1.查閱單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容范圍等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱外單位人員因特殊需要借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容范圍、借閱期限等，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、單位、查閱或借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、歸還日期等。（四）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用工作的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的移交（一）移交范圍1.單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。2.移交檔案的范圍包括本單位保管期限已滿的永久檔案和定期檔案中需要移交的部分。（二）移交要求1.檔案移交前，單位檔案管理部門應(yīng)對擬移交檔案進(jìn)行全面檢查和整理，確保檔案質(zhì)量符合移交要求。整理后的檔案應(yīng)編制檔案移交目錄，一式兩份，一份隨檔案移交，一份留存本單位備查。2.檔案移交時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明移交檔案的名稱、數(shù)量、起止時間、保管期限等內(nèi)容，并由交接雙方簽字確認(rèn)。3.移交的檔案應(yīng)符合國家綜合檔案館的接收要求，紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂整齊、編目規(guī)范，電子檔案應(yīng)格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)完整，并確保其與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）移交程序1.單位檔案管理部門應(yīng)提前[X]個月向同級國家綜合檔案館提出檔案移交申請，并提交檔案移交目錄及相關(guān)說明材