PAGE國(guó)土所檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國(guó)土所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合國(guó)土所實(shí)際工作情況，制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于國(guó)土所各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類(lèi)檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國(guó)土所檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則歸檔的檔案必須是國(guó)土所實(shí)際工作中形成的原始材料，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。3.完整性原則全面收集國(guó)土所各項(xiàng)工作活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，保證檔案的完整性，反映工作的全過(guò)程。4.分類(lèi)科學(xué)原則按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于檔案的管理和查找利用。5.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類(lèi)檔案1.上級(jí)文件包括上級(jí)國(guó)土資源部門(mén)及相關(guān)政府部門(mén)下發(fā)的各類(lèi)文件、通知、通報(bào)、指示等。2.本級(jí)文件國(guó)土所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.人事檔案干部職工的履歷表、任免文件、考核材料、工資變動(dòng)材料、獎(jiǎng)懲材料等。4.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)決算等。5.印章檔案國(guó)土所公章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章等印章的啟用、變更、停用記錄及印模。6.會(huì)議檔案各類(lèi)會(huì)議的通知、議程、會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等。7.信訪檔案群眾來(lái)信、來(lái)訪記錄、處理結(jié)果等。（二）業(yè)務(wù)管理類(lèi)檔案1.土地資源管理檔案（1）土地登記檔案土地登記申請(qǐng)書(shū)、地籍調(diào)查表、宗地圖、土地權(quán)屬來(lái)源證明、土地登記審批表、土地證書(shū)等。（2）土地利用總體規(guī)劃?rùn)n案規(guī)劃文本、圖件、說(shuō)明、論證報(bào)告等。（3）農(nóng)用地轉(zhuǎn)用和土地征收檔案申請(qǐng)文件、農(nóng)用地轉(zhuǎn)用方案、補(bǔ)充耕地方案、征收土地方案、供地方案、征地補(bǔ)償安置方案、聽(tīng)證材料、勘測(cè)定界圖等。（4）土地開(kāi)發(fā)整理檔案項(xiàng)目申報(bào)材料、可行性研究報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、工程監(jiān)理資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.礦產(chǎn)資源管理檔案（1）采礦權(quán)審批檔案采礦權(quán)申請(qǐng)登記書(shū)、礦區(qū)范圍圖、礦產(chǎn)資源開(kāi)發(fā)利用方案、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、安全生產(chǎn)許可證、采礦許可證等。（2）探礦權(quán)審批檔案探礦權(quán)申請(qǐng)登記書(shū)、勘查工作計(jì)劃、勘查合同、勘查實(shí)施方案、地質(zhì)報(bào)告等。（3）礦產(chǎn)資源儲(chǔ)量管理檔案儲(chǔ)量報(bào)告、評(píng)審意見(jiàn)書(shū)、備案證明等。3.執(zhí)法監(jiān)察檔案（1）違法案件查處檔案立案審批表、詢問(wèn)筆錄、現(xiàn)場(chǎng)勘查筆錄、調(diào)查取證材料、行政處罰決定書(shū)、送達(dá)回執(zhí)、執(zhí)行情況記錄等。（2）動(dòng)態(tài)巡查檔案巡查計(jì)劃、巡查記錄、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及處理情況等。（三）其他類(lèi)檔案1.聲像檔案國(guó)土所工作活動(dòng)中的照片、錄音、錄像等資料。2.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)文件、資料、圖表等，包括掃描件、電子文檔等。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，包括正件與附件、定稿與修改稿、請(qǐng)示與批復(fù)等。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（二）文件材料的整理1.按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份文件材料應(yīng)保持其完整性，不得隨意拆分、剪裁。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的可讀性和可識(shí)別性。（三）文件材料的裝訂1.紙質(zhì)文件材料應(yīng)采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)紙張較大的文件材料應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與檔案盒規(guī)格相符。3.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。（四）文件材料的編目1.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保唯一性和系統(tǒng)性。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件材料的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。4.日期應(yīng)填寫(xiě)文件材料的形成日期。5.保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定。6.密級(jí)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定標(biāo)注。（五）檔案的裝盒1.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫(xiě)相關(guān)信息。2.檔案盒應(yīng)選用符合質(zhì)量要求的材料，確保檔案的安全保存。3.同一類(lèi)檔案應(yīng)集中裝盒，不同保管期限的檔案應(yīng)分別裝盒。四、檔案歸檔流程（一）收集1.各部門(mén)在工作過(guò)程中形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集整理，定期移交檔案管理人員。2.檔案管理人員對(duì)接收的文件材料進(jìn)行初步審核，檢查文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案分類(lèi)方案對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，確定保管期限和密級(jí)。2.對(duì)文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。（三）歸檔1.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，填寫(xiě)檔案盒封面和脊背信息。2.將檔案盒按照檔案編號(hào)順序排列，存放在檔案柜中。3.建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔情況。（四）數(shù)字化1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)字化過(guò)程應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整，符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、保管期限、年度等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，對(duì)電子檔案應(yīng)采用磁盤(pán)陣列或磁帶庫(kù)等進(jìn)行存儲(chǔ)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的安全和完整。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的文件材料。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，短期保管的檔案保管期限為15年以下。4.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定，由檔案管理人員提出建議，報(bào)國(guó)土所負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。（四）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)國(guó)土所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。4.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.嚴(yán)格按照檔案利用審批程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。（二）利用范圍1.國(guó)土所內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位及司法機(jī)關(guān)因工作需要查閱、借閱檔案。3.公民、法人和其他組織因合法權(quán)益需要查閱、借閱檔案。（三）利用審批程序1.國(guó)土所內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理人員審批。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位及司法機(jī)關(guān)查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)國(guó)土所負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員辦理查閱、借閱手續(xù)。3.公民、法人和其他組織查閱、借閱檔案，應(yīng)提交有效身份證件，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)國(guó)土所負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理人員指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。4.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的國(guó)土所檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為國(guó)土所各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)國(guó)土所現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合國(guó)土所檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、歸檔、保管、利用等功能。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.嚴(yán)格遵守檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、修改、刪除等操作規(guī)范，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案電子數(shù)據(jù)的備份管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.國(guó)土所應(yīng)定期對(duì)檔案歸檔制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實(shí)。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。3.對(duì)監(jiān)督檢查