PAGE托管學生檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強對托管學生檔案的科學管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學生教育、管理和服務中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所托管的全體學生檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映學生的實際情況，嚴禁虛假信息錄入。2.完整性原則：全面收集學生各方面的相關資料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴格保護學生檔案信息安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范流程。二、檔案內容（一）學生基本信息1.包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.提供身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系電話等準確聯(lián)系方式。（二）學籍信息1.入學登記表、學籍卡，記錄學生入學時間、所在班級、專業(yè)等信息。2.學習成績檔案，涵蓋各學期的課程成績、考試成績、補考成績等。3.獎懲記錄，包括獲得的獎學金、榮譽稱號，以及受到的紀律處分等。（三）綜合素質評價材料1.學生自評、互評材料，反映學生在思想道德、學業(yè)水平、身心健康、藝術素養(yǎng)、社會實踐等方面的表現(xiàn)。2.教師評價及評語，對學生綜合素質的全面評價。（四）黨團組織關系材料1.入團申請書、入團志愿書、團組織關系證明等。2.入黨申請書、入黨積極分子培養(yǎng)考察材料、預備黨員審批材料等（針對有入黨意愿的學生）。（五）社會實踐與實習材料1.社會實踐報告、實習鑒定表，記錄學生參與社會實踐活動和實習工作的情況。2.相關證明材料，如實習單位出具的實習表現(xiàn)證明等。（六）畢業(yè)相關材料1.畢業(yè)生登記表，全面總結學生在校期間的綜合情況。2.就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)報到證等就業(yè)相關材料。3.畢業(yè)證書、學位證書復印件等。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.學校各部門定期將涉及學生的相關材料移交至檔案管理部門。2.學生本人按照要求提交個人相關材料。3.接收外部機構或單位提供的與學生相關的證明材料等。（二）收集要求1.各部門應及時、準確地收集學生檔案材料，確保材料的完整性和真實性。2.對于重要材料，應進行原件收集；如無法提供原件，需提供清晰、有效的復印件，并注明出處。3.收集的材料應符合檔案管理的格式要求，字跡清晰、內容完整。（三）整理流程1.分類：按照檔案內容的類別，將收集到的材料進行分類，如基本信息類、學籍信息類等。2.排序：在每一類中，按照材料形成的時間順序或重要程度進行排序。3.編目：為每份材料編寫目錄，注明材料名稱、日期、來源等信息，方便查找和管理。4.裝訂：將排序后的材料進行裝訂，確保整齊、牢固。對于不宜裝訂的材料，如證書原件等，應進行單獨存放，并做好標識。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.庫房應劃分不同的區(qū)域，用于存放不同類型和階段的學生檔案，如新生檔案區(qū)、畢業(yè)生檔案區(qū)等。保管設備1.配備檔案柜、檔案架等存儲設備，按照檔案類別和編號進行有序存放。2.安裝溫濕度監(jiān)測設備，實時監(jiān)控庫房環(huán)境，確保溫濕度符合檔案保管要求。3.配備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、監(jiān)控系統(tǒng)等。（三）保管期限1.學生在校期間的檔案應長期保管。2.畢業(yè)生檔案在學生畢業(yè)后，根據(jù)國家相關規(guī)定和學校要求，按照不同類別確定保管期限，一般為[X]年。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.清查結果應形成書面報告，記錄檔案的清查情況、存在問題及處理結果等。五、檔案借閱與利用（一）借閱權限1.公司/組織內部因工作需要查閱學生檔案的人員，需經檔案管理部門負責人批準，并填寫借閱申請表。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱學生檔案的，必須持有單位介紹信或相關證明文件，經公司/組織主管領導批準后方可查閱。（二）借閱手續(xù)1.借閱人填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、歸還日期等信息。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，批準后向借閱人提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、單位、借閱時間、檔案名稱等信息。3.借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得擅自涂改、轉借、復印或泄露檔案內容。（三）利用方式1.提供檔案查閱服務，方便公司/組織內部人員了解學生情況，為教育教學、管理決策等提供參考依據(jù)。2.根據(jù)相關規(guī)定，為學生本人、用人單位等提供檔案信息咨詢和證明服務。3.對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為學校的教育教學改革、學生管理等工作提供數(shù)據(jù)支持。（四）歸還要求1.借閱人應在規(guī)定的歸還日期前歸還所借閱的檔案，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應認真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人溝通解決。六、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.開發(fā)或選用適合本公司/組織的學生檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理、安全保密等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.安排專人負責將紙質檔案中的信息錄入到檔案信息系統(tǒng)中，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，及時處理數(shù)據(jù)變更、刪除等操作，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）信息安全管理1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，確保不同人員只能訪問其權限范圍內的檔案信息。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決安全隱患。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及學生個人隱私的檔案信息嚴格保密，嚴禁無關人員查閱和傳播。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.在檔案管理工作中，如涉及檔案信息的傳遞、存儲等環(huán)節(jié)，應采取加密、密封等保密措施。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入庫房。2.定期對檔案保管設備和安全設施進行檢查和維護，確保其正常運行。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災、失竊等突發(fā)事件，應及時采取措施，最大限度地減少損失，并及時向上級報告。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門負責人職責1.全面負責學生檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度。2.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理工作水平。3.協(xié)調與公司/組織內部各部門的關系，確保檔案收集工作的順利進行。4.定期檢查檔案管理工作情況，及時解決存在的問題。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、保管、借閱等日常管理工作。2.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。3.做好檔案信息化管理工作，維護檔案信息系統(tǒng)的正常運行。4.保守檔案機密，確保檔案信息安全。5.完成領導交辦的其他與檔案管理相關的工作任務。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立檔案管理工作監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.公司/組織內部審計部門負責對檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案信息的真實性和完整性等。（二）考核辦法1.制定檔案管理人員考核辦法，從工作態(tài)度、業(yè)務能力、工作業(yè)績等方面對檔案管理人員進行考核。2.考核結果與檔案