PAGE放射源檔案管理制度一、總則（一）目的為加強放射源的安全管理，規(guī)范放射源檔案的建立、保存、使用和處置，確保放射源的安全與合法使用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及放射源的采購、使用、儲存、運輸、轉(zhuǎn)讓、報廢等全過程的檔案管理。（三）相關職責1.檔案管理部門負責放射源檔案的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和提供利用，確保檔案的完整性、準確性和安全性。2.放射源使用部門負責本部門放射源檔案資料的形成、積累和初步整理，并按規(guī)定及時移交檔案管理部門。3.安全管理部門負責監(jiān)督放射源檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保放射源管理符合安全要求，并參與相關檔案資料的審核。4.其他相關部門按照各自職責，配合做好放射源檔案管理的相關工作。二、放射源檔案的內(nèi)容（一）基本信息檔案1.放射源采購檔案采購合同：包括與供應商簽訂的放射源采購合同，明確放射源的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準等條款。技術資料：供應商提供的放射源技術說明書、操作手冊、安全指南等資料，詳細描述放射源的性能、使用方法、防護要求等。驗收報告：對采購的放射源進行驗收的報告，記錄驗收的過程、結果，包括放射源的外觀、性能指標等是否符合合同要求。2.放射源登記檔案放射源臺賬：詳細記錄每枚放射源的基本信息，如名稱、型號、活度、出廠日期、生產(chǎn)廠家、編號、來源、用途、使用部門、存放位置等。放射源編碼卡：按照國家規(guī)定的編碼規(guī)則，為每枚放射源編制唯一的編碼，并將編碼信息記錄在編碼卡上，編碼卡應與放射源一一對應。（二）使用檔案1.使用記錄使用臺賬：記錄放射源每次使用的時間、地點、操作人員、使用時長、使用劑量等信息，確保使用過程可追溯。使用申請與審批：使用放射源前，使用部門應填寫使用申請表，詳細說明使用目的、時間、地點、放射源種類和數(shù)量等，經(jīng)相關部門和領導審批后，方可使用。申請表和審批文件應作為檔案保存。2.防護與安全檔案防護措施記錄：記錄為保障放射源使用安全所采取的防護措施，如防護設施的設置、個人防護用品的配備、環(huán)境監(jiān)測等情況。安全檢查記錄：定期對放射源使用場所進行安全檢查的記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。事故應急預案及演練記錄：制定放射源事故應急預案，記錄演練的時間、內(nèi)容、參與人員、演練效果評估等情況，確保在事故發(fā)生時能夠迅速、有效地進行應對。（三）儲存檔案1.儲存場所檔案儲存場所設計與建設資料：包括儲存場所的選址、布局設計圖紙、建筑結構、防護設施設計等資料，確保儲存場所符合安全要求。儲存場所安全管理制度：明確儲存場所的安全管理職責、出入管理、安全巡查、防盜報警等制度。2.庫存記錄庫存臺賬：詳細記錄放射源在儲存期間的出入庫情況，包括出入庫時間、放射源編號、數(shù)量、去向等信息，確保庫存數(shù)量準確無誤。庫存盤點記錄：定期對放射源庫存進行盤點的記錄，包括盤點時間、盤點人員、實際庫存數(shù)量與臺賬記錄的核對情況等，如發(fā)現(xiàn)賬實不符應及時查明原因并處理。（四）運輸檔案1.運輸合同與協(xié)議與具備資質(zhì)的運輸單位簽訂的放射源運輸合同，明確運輸責任、運輸路線、運輸時間、安全防護要求等條款。2.運輸過程記錄運輸申請與審批：運輸放射源前，應填寫運輸申請表，經(jīng)相關部門和領導審批后，方可運輸。申請表和審批文件應作為檔案保存。運輸過程監(jiān)控記錄：記錄運輸過程中對放射源的安全監(jiān)控情況，如運輸車輛的行駛軌跡、運輸時間、押運人員信息等，確保運輸過程安全。（五）轉(zhuǎn)讓與報廢檔案1.轉(zhuǎn)讓檔案轉(zhuǎn)讓申請與審批：放射源轉(zhuǎn)讓前，轉(zhuǎn)讓方應填寫轉(zhuǎn)讓申請表，詳細說明轉(zhuǎn)讓原因、受讓方信息、放射源情況等，經(jīng)相關部門和領導審批后，方可轉(zhuǎn)讓。申請表和審批文件應作為檔案保存。轉(zhuǎn)讓合同：與受讓方簽訂的放射源轉(zhuǎn)讓合同，明確雙方的權利和義務，包括放射源的交接、責任轉(zhuǎn)移等條款。2.報廢檔案報廢申請與審批：放射源報廢前，使用部門應填寫報廢申請表，說明報廢原因、放射源情況等，經(jīng)相關部門和領導審批后，方可報廢。申請表和審批文件應作為檔案保存。報廢處置記錄：記錄放射源報廢后的處置方式，如送有資質(zhì)的單位進行處理的相關文件、處理過程的記錄等，確保報廢放射源得到安全、合法的處置。三、放射源檔案的建立與收集（一）檔案建立原則放射源檔案應遵循真實、完整、準確、及時的原則建立，確保檔案能夠全面反映放射源的管理情況。（二）檔案收集渠道1.各相關部門在放射源管理活動中形成的文件、記錄、報告等資料，應及時收集并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案資料無遺漏。（三）檔案建立流程1.對于新采購的放射源，采購部門在簽訂合同后，應及時將合同副本、技術資料等移交檔案管理部門。檔案管理部門在收到資料后，應進行登記，并按照檔案分類要求進行整理。2.放射源使用部門在使用過程中形成的各類記錄，應定期整理，于每月底前移交檔案管理部門。檔案管理部門對移交的記錄進行審核，確保記錄的真實性和完整性后，進行歸檔。3.放射源儲存場所的相關資料，由安全管理部門負責收集整理，定期移交檔案管理部門。檔案管理部門按照檔案管理要求進行分類歸檔。4.放射源運輸、轉(zhuǎn)讓、報廢等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，由負責該環(huán)節(jié)的部門在完成相關工作后，及時移交檔案管理部門。檔案管理部門進行審核、整理和歸檔。四、放射源檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理部門收到放射源檔案資料后，應按照檔案分類方案進行分類整理。2.對每份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。3.去除檔案資料中的金屬物、訂書釘?shù)龋_保檔案資料的整潔。4.對破損或褪色的檔案資料進行修復或復制，保證檔案的完整性。（二）歸檔方法1.按照放射源檔案的類別，分別建立檔案盒或檔案柜，將整理好的檔案資料裝入相應的檔案盒或檔案柜中。2.在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于快速查找。3.建立電子檔案，將紙質(zhì)檔案資料進行掃描錄入，形成電子文檔。電子檔案應與紙質(zhì)檔案一一對應，并按照電子檔案管理要求進行存儲和管理。五、放射源檔案的保管（一）保管場所要求1.放射源檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應安裝溫濕度調(diào)節(jié)設備，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。3.檔案庫房應設置專門的檔案架，檔案架應排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.放射源采購合同、技術資料、驗收報告等檔案資料的保管期限為該放射源報廢后[X]年。2.放射源使用記錄、防護與安全檔案、庫存記錄等檔案資料的保管期限為[X]年。3.放射源運輸、轉(zhuǎn)讓、報廢等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料的保管期限為該環(huán)節(jié)完成后[X]年。（三）檔案保管措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如檔案資料有損壞、丟失情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。2.對電子檔案進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。備份數(shù)據(jù)應進行定期檢查，確保數(shù)據(jù)的可用性。3.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應進行登記。六、放射源檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.內(nèi)部查閱本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱放射源檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱申請表應注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.外部查閱外單位因工作需要查閱放射源檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)本公司/組織主管領導批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，并對查閱情況進行記錄。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供相應的檔案資料。2.查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員如需復印或摘錄檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。復印或摘錄的檔案資料應與原件核對無誤，并注明出處。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案資料無損壞、丟失等情況。（三）利用規(guī)定1.放射源檔案的利用應遵循合法、合理、安全的原則，不得用于與放射源管理無關的目的。2.檔案管理部門應定期對放射源檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析，總結利用規(guī)律，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。七、放射源檔案的銷毀（一）銷毀條件放射源檔案超過保管期限，且確無保存價值的，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出放射源檔案銷毀申請，填寫銷毀申請表，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附上擬銷毀檔案的清單。2.安全管理部門、財務部門等相關部門對銷毀申請進行審核，確保銷毀檔案符