PAGE檔案局效能建設制度一、總則（一）目的為加強檔案局工作效能建設，提高工作質量和效率，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、高效化，更好地服務社會和經濟發(fā)展，依據相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員及檔案局各項工作業(yè)務。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及檔案局各項規(guī)章制度，確保工作合法合規(guī)。2.高效便民原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，簡化辦事程序，方便群眾和社會各界利用檔案資源。3.公開透明原則：除涉及國家機密等特殊情況外，檔案管理工作的相關政策、程序、結果等應向社會公開，接受監(jiān)督。4.責任追究原則：對在效能建設中出現的違規(guī)違紀行為，依法依規(guī)追究相關人員責任。二、工作流程優(yōu)化（一）檔案收集流程1.明確收集范圍：依據檔案管理相關規(guī)定，結合檔案局實際工作，詳細界定各類檔案的收集范圍，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案等。2.制定收集計劃：每年年初，各業(yè)務科室應根據檔案收集范圍和工作實際，制定詳細的檔案收集計劃，明確收集時間、內容、責任人等。3.主動收集與移交：各科室負責主動收集本科室形成的檔案，并按照規(guī)定時間移交至檔案管理部門。檔案管理部門應定期對移交檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。4.特殊檔案收集：對于涉及重大事件、重要活動等特殊檔案，檔案管理部門應提前介入，及時收集相關資料，確保檔案的全面性。（二）檔案整理流程1.分類標準：按照檔案的形成來源、時間、內容等因素，制定科學合理的分類標準，確保檔案分類清晰、便于查找。2.整理步驟：檔案管理人員應按照分類標準，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。在整理過程中，要認真核對檔案內容，確保檔案信息準確無誤。3.質量檢查：整理完成后，應進行嚴格的質量檢查，由專人負責對整理后的檔案進行抽檢，發(fā)現問題及時整改。（三）檔案保管流程1.保管場所建設：按照檔案保管要求，建設符合安全、防火、防潮、防蟲等標準的檔案保管場所，配備必要的保管設備，如檔案架、溫濕度控制設備、消防設備等。2.檔案上架：將整理好的檔案按照分類順序上架存放，確保檔案排列有序，便于查找和管理。3.庫存管理：建立檔案庫存管理制度，定期對庫存檔案進行盤點，核對檔案數量、質量等情況，及時發(fā)現并處理檔案損壞、丟失等問題。4.安全防護：加強檔案保管場所的安全防護措施，設置門禁系統、監(jiān)控系統等，確保檔案安全。同時，要做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對保管設備進行維護和檢查。（四）檔案利用流程1.利用申請：社會各界如需利用檔案局檔案，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內容、范圍等信息，并提交相關證明材料。2.審核批準：檔案管理部門收到利用申請后，應及時進行審核，根據檔案的保密級別和利用規(guī)定，決定是否批準利用申請。對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，應報檔案局領導審批。3.提供利用：經批準后，檔案管理部門應按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱、借閱、復制等服務。在提供利用過程中，要嚴格遵守檔案利用制度，確保檔案安全和信息不泄露。4.利用登記：對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內容、歸還時間等信息，以便對檔案利用情況進行跟蹤和管理。三、服務質量提升（一）服務態(tài)度1.熱情接待：檔案工作人員應熱情接待每一位前來辦理業(yè)務或利用檔案的人員，主動詢問需求，耐心解答問題，提供周到的服務。2.文明用語：在工作中使用文明、規(guī)范的語言，不得使用生硬、冷漠、歧視性語言，樹立良好形象。3.首問負責：對前來咨詢或辦理業(yè)務的人員，實行首問負責制。首位接待人員應負責解答問題、引導辦理業(yè)務，不得推諉、敷衍。（二）服務方式1.多種渠道服務：通過檔案局官方網站、微信公眾號、電話咨詢等多種渠道，為社會各界提供檔案信息查詢、業(yè)務咨詢等服務。同時，要及時更新網站和公眾號內容，確保信息的準確性和時效性。2.預約服務：對于有特殊需求的利用者，提供預約服務。利用者可提前預約檔案查閱、借閱等時間，檔案管理部門應根據預約情況合理安排工作，提高服務效率。3.上門服務：對于行動不便或有特殊困難的利用者，檔案管理部門可提供上門服務，主動為其辦理檔案業(yè)務或提供檔案利用服務。（三）服務監(jiān)督1.設立意見箱：在檔案局辦公場所設立意見箱，廣泛收集社會各界對檔案服務工作的意見和建議。定期開箱整理意見，及時反饋處理結果。2.開展?jié)M意度調查：定期開展檔案服務滿意度調查，通過問卷調查、電話回訪等方式，了解利用者對檔案服務工作的滿意度。根據調查結果，分析存在的問題，及時采取措施加以改進。3.投訴處理：建立健全投訴處理機制，對利用者的投訴要及時受理、認真調查、妥善處理，并將處理結果及時反饋給投訴人。對投訴反映的問題，要舉一反三，加強管理，防止類似問題再次發(fā)生。四、人員培訓與管理（一）培訓計劃1.定期培訓：制定年度培訓計劃，定期組織檔案工作人員參加業(yè)務培訓和職業(yè)道德培訓。培訓內容包括檔案法律法規(guī)、檔案業(yè)務知識、信息技術應用等方面。2.專題培訓：根據工作實際需要，不定期舉辦專題培訓，如檔案數字化處理、檔案編研等，提高工作人員的專業(yè)技能。3.培訓考核：建立培訓考核制度，對參加培訓的人員進行考核，考核結果與績效掛鉤。通過考核，確保工作人員掌握培訓內容，提高業(yè)務水平。（二）人員考核1.考核內容：對檔案工作人員的考核內容包括德、能、勤、績、廉等方面，重點考核工作業(yè)績和業(yè)務能力。2.考核方式：采取平時考核與年度考核相結合的方式。平時考核主要記錄工作人員日常工作表現、出勤情況等；年度考核按照個人述職、民主測評、領導評價等程序進行，確定考核等次。3.結果應用：考核結果作為工作人員評先評優(yōu)、職務晉升、獎勵懲戒等方面依據。對考核優(yōu)秀的工作人員給予表彰和獎勵；對考核不稱職的人員進行批評教育、誡勉談話或調整崗位。（三）紀律要求1.遵守工作紀律：檔案工作人員應嚴格遵守檔案局工作紀律，按時上下班，不得遲到早退、擅自離崗。工作時間內要認真履行職責，不得從事與工作無關的事情。2.保守工作秘密：嚴格遵守檔案保密制度，對在工作中知悉的國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私等信息，要嚴格保密，不得泄露。3.廉潔自律：檔案工作人員要廉潔奉公，不得利用職務之便謀取私利。嚴禁接受服務對象的禮品、禮金、宴請等，自覺維護檔案部門的良好形象。五、信息化建設（一）基礎設施建設1.硬件設備配備：根據檔案信息化工作需要，配備必要的硬件設備，如服務器、存儲設備、計算機、掃描儀、打印機等，確保檔案信息化工作的順利開展。2.網絡建設：建立穩(wěn)定、安全的檔案管理網絡，實現檔案局內部各科室之間以及與上級檔案部門、相關單位之間的信息互聯互通。加強網絡安全防護，防止信息泄露和網絡攻擊。（二）檔案數字化1.數字化規(guī)劃：制定檔案數字化工作計劃，明確數字化范圍、目標、進度等要求。按照先易后難、逐步推進的原則，有序開展檔案數字化工作。2.數字化流程：檔案數字化工作應按照掃描、圖像處理、數據掛接、存儲等流程進行。在數字化過程中，要確保檔案圖像清晰、數據準確，便于后續(xù)利用。3.質量控制：建立檔案數字化質量控制體系，對數字化過程進行全程監(jiān)控和質量檢查。定期對數字化成果進行抽檢，發(fā)現問題及時整改，確保數字化檔案質量符合要求。（三）信息系統應用1.檔案管理系統建設：選用適合檔案局工作實際的檔案管理信息系統，實現檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。通過系統，提高工作效率，規(guī)范工作流程，提升檔案管理水平。2.系統維護與升級：加強檔案管理信息系統的維護和管理，定期對系統進行檢查、維護和升級，確保系統穩(wěn)定運行。及時處理系統故障和數據問題，保障檔案信息安全。3.數據安全管理：建立健全檔案數據安全管理制度，加強對檔案數據的備份、存儲、傳輸等環(huán)節(jié)的安全管理。采取數據加密、訪問控制、防火墻等技術手段，防止數據丟失、篡改和泄露。六、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.成立監(jiān)督小組：由檔案局領導和相關科室負責人組成效能建設監(jiān)督小組，負責對檔案局各項工作效能建設情況進行監(jiān)督檢查。2.定期檢查：監(jiān)督小組定期對檔案局工作流程執(zhí)行情況、服務質量、人員紀律等方面進行檢查，發(fā)現問題及時督促整改。3.不定期抽查：不定期對各科室工作進行抽查，重點檢查工作紀律、業(yè)務辦理情況等，確保各項工作規(guī)范有序開展。（二）外部監(jiān)督1.接受社會監(jiān)督：通過多種渠道向社會公開檔案局工作職能、辦事程序、服務承諾等信息，接受社會各界的監(jiān)督。設立舉報電話、郵箱等，及時受理群眾舉報和投訴。2.征求意見建議：定期召開座談會、發(fā)放調查問卷等方式，廣泛征求社會各界對檔案局工作的意見和建議，根據意見建議及時改進工作。（三）考核評價1.制定考核指標：根據效能建設制度要求，制定詳細的考核指標體系，包括工作效率、服務質量、檔案管理水平、信息化建設等方面內容。2.考核方式與周期：采取日?？己伺c年度考核相結合的方式，對各科室和工作人員進行考核評價。日?？己擞杀O(jiān)督小組負責，年度考核在年底進行。3.結果運用：考核結果作