PAGE檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，提高公司管理水平和工作效率，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架、保管等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將重要檔案資料錄入電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。6.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理規(guī)定，定期將本部門的檔案移交至綜合管理部門集中保管。3.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常事務(wù)，配合綜合管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。4.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得積壓或擅自銷毀。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等；公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法；公司行政事務(wù)管理文件，如公文處理、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、大事記等。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。3.經(jīng)營(yíng)管理類：包括市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶關(guān)系管理、銷售合同、采購(gòu)合同、招投標(biāo)文件等與公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的文件。4.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件、資金管理、成本核算等方面的文件。5.人力資源類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、績(jī)效管理、勞動(dòng)合同、人事檔案等文件。6.業(yè)務(wù)技術(shù)類：包括公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、技術(shù)改造等方面的文件。7.基本建設(shè)類：包括公司基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。如果公司有基本建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，單獨(dú)設(shè)立基本建設(shè)項(xiàng)目檔案，進(jìn)行專門管理?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)包括項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程的文件材料，確保項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。8.科研項(xiàng)目類：包括公司承擔(dān)的科研項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)、研究報(bào)告、成果鑒定、專利申請(qǐng)等文件?？蒲许?xiàng)目檔案應(yīng)詳細(xì)記錄項(xiàng)目研究過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，為科研成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用提供依據(jù)。9.聲像檔案類：包括公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，確保其真實(shí)性和可追溯性。10.電子檔案類：包括公司以電子形式存在的各類文件，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可用性。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類的第001號(hào)檔案。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。3.類別：用兩個(gè)大寫字母表示檔案的類別，如XZ表示行政管理類。4.流水號(hào)：用三位數(shù)字表示同一類別檔案的順序號(hào)，從001開始依次編排。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，全面收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。收集范圍包括但不限于以下方面：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、請(qǐng)示報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料、薪酬福利資料等。5.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的文件。6.公司基本建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目的相關(guān)文件。7.公司在各類活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.公司以電子形式存在的各類文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行清理和收集，防止文件的散失和遺漏。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交至綜合管理部門。4.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理要求四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，全面收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。收集范圍包括但不限于以下方面：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、請(qǐng)示報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料、薪酬福利資料等。5.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的文件。6.公司基本建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目的相關(guān)文件。7.公司在各類活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.公司以電子形式存在的各類文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行清理和收集，防止文件的散失和遺漏。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交至綜合管理部門。4.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與檔案編號(hào)一致。4.去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)。5.按照一定的順序?qū)ξ募牧线M(jìn)行排列，如正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后等。6.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等。7.將編目好的文件材料裝訂成冊(cè)，采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。8.編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在4５%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，如照片應(yīng)存放在相冊(cè)或照片檔案盒中，錄音、錄像帶應(yīng)存放在磁帶盒中，并注明相關(guān)信息。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如硬盤、光盤等，并定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等；公司重要的規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、大事記等；公司對(duì)外簽訂的重要合同、協(xié)議等；公司員工的人事檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，包括公司一般的規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議記錄等；公司一般性的合同、協(xié)議等；公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的文件。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，包括公司臨時(shí)性的文件材料、一般性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.檔案清查應(yīng)包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等方面，清查結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、對(duì)丟失的檔案進(jìn)行查找等。4.檔案清查結(jié)束后，應(yīng)編寫檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，結(jié)合檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)保管期限未滿但已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，也可予以銷毀。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，填寫檔案銷毀清單，清單內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等。2.將檔案銷毀清單報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等。4.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀工作完成后，檔案銷毀清單應(yīng)存檔保存，保存期限與被銷毀檔案的保管期限相同。七、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守公司檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門審批。2.綜合管理部門根據(jù)檔案查閱申請(qǐng)表，確定檔案查閱范圍，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門審批。5.綜合管理部門根據(jù)檔案借閱申請(qǐng)表，確定檔案借閱范圍，并辦理檔案借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)