PAGE英文版檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本英文版檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）定義1.檔案：指本公司/組織在各項活動中直接形成的對國家、社會和本公司/組織具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等一系列工作。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責。2.真實性原則：檔案應如實反映本公司/組織的各項活動和歷史面貌。3.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格保密。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置本公司/組織設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用本公司/組織的各類檔案。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行培訓。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全。5.參與本公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，提供檔案支持。6.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。三、檔案的收集（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括公司/組織的文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度等。2.業(yè)務管理檔案：如市場營銷檔案、財務管理檔案、人力資源管理檔案等。3.項目檔案：針對公司/組織的各類項目，包括項目立項、實施、驗收等過程中形成的文件、資料、圖表等。4.客戶檔案：與客戶相關的資料，如客戶基本信息、業(yè)務往來記錄等。5.知識產(chǎn)權檔案：專利、商標、著作權等相關文件。6.其他具有保存價值的檔案。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地移交檔案管理部門。2.檔案收集應遵循全面、準確、及時的原則，不得遺漏重要文件。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其真實性和完整性。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案，應在工作完成后及時收集。2.項目結束后，項目負責人應在規(guī)定時間內將項目檔案整理后移交檔案管理部門。3.年度終了，各部門應將本年度的檔案進行全面整理，移交檔案管理部門。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）分類方法1.按年度分類：將檔案按形成年度進行劃分。2.按機構（部門）分類：根據(jù)公司/組織的內部機構設置，對檔案進行分類。3.按問題分類：將檔案按其反映的問題進行分類。4.結合上述分類方法，形成復式分類體系，如年度機構（部門）問題分類。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應具有唯一性，便于識別和管理。2.編號應包含年度、機構（部門）代碼、類別代碼、順序號等要素。3.示例：[年度][機構（部門）代碼][類別代碼][順序號]，如20230101001，表示2023年度第1部門的第1類檔案中的第1份文件。（四）裝訂要求1.紙質檔案應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進行裝訂。2.裝訂應牢固、整齊，便于翻閱。3.對于幅面過大的文件，應進行折疊，使其大小與檔案袋或卷盒相適應。（五）編目1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。2.目錄應準確反映檔案的內容和特征，便于查找和利用。3.檔案目錄應打印或書寫清晰，一式多份，分別存放于不同地點。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案。2.檔案裝具應堅固耐用，便于標識和管理。3.檔案盒應按照規(guī)定的格式和尺寸制作，盒面應標明檔案的類別、年度、機構（部門）等信息。（三）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放，便于查找和利用。2.不同載體的檔案應分別存放，如紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對于重要檔案和利用率較高的檔案，應設置專柜存放。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織和國家具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。4.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。5.檔案保管期限的確定，應根據(jù)國家有關規(guī)定和本公司/組織的實際情況進行。（五）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少一次。2.清查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等。3.清查結果應形成報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。六、檔案的鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案專家組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進行鑒定。2.參考國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)范。（三）鑒定程序1.檔案管理部門提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，確定其保管期限和價值。3.對失去保存價值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，報公司/組織領導審批。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案的銷毀情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期進行數(shù)據(jù)記錄和更新。2.利用計算機管理系統(tǒng)進行統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作的效率和準確性。（三）統(tǒng)計報表1.定期向上級主管部門和公司/組織領導報送檔案統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計報表應內容完整、數(shù)據(jù)準確、報送及時。八、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：檔案利用應符合國家法律法規(guī)和本公司/組織的規(guī)定。2.服務為本原則：以滿足公司/組織各項工作和員工需求為目的，提供優(yōu)質的檔案利用服務。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本公司/組織內部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)本公司/組織批準，可以查閱相關檔案。3.涉及司法案件等特殊情況，按照法律程序查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.本公司/組織內部人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內容、期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.外單位查閱檔案，應出具單位介紹信，注明查閱內容、目的等，經(jīng)本公司/組織相關部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同。3.借閱檔案應嚴格控制借閱期限，到期應及時歸還。如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案供其查閱。查閱過程中，利用者應在指定地點進行，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.借閱：對于確需借閱的檔案，檔案管理部門應進行登記，并收取一定的借閱押金。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。（五）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)批準后，由檔案管理部門安排專人進行復制。2.復制檔案應保證內容完整、準確，復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明復制日期、份數(shù)等。九、檔案的保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確保密責任和措施。2.對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格限制接觸范圍。（二）保密措施1.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。3.對檔案的查閱、借閱、復制等環(huán)節(jié)，應進行嚴格的登記和審批，防止檔案信息泄露。（三）保密教育1.定期對員工進行檔案保密教育，提高員工的保密意識。2.對涉及檔案管理工作的人員，應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。十、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和水平，為公司/組織的決策和發(fā)展提供有力支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質檔案和電子檔案進行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記等功能。4.統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表。5.安全管理：設置用戶權限，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理