PAGE健康檔案及存檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織員工健康檔案的管理，規(guī)范健康檔案的建立、保存、使用等流程，保障員工的健康權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：健康檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)記錄員工的健康狀況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋員工從入職到離職期間的各類(lèi)健康信息，保證檔案資料完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工健康檔案信息，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工健康狀況的變化及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、健康檔案的建立（一）入職體檢檔案1.新員工入職時(shí)，應(yīng)按照公司/組織要求進(jìn)行入職體檢。體檢項(xiàng)目包括但不限于一般體格檢查、血常規(guī)、尿常規(guī)、肝功能、腎功能、血脂、血糖、心電圖、胸部X光等。具體體檢項(xiàng)目可根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)和崗位需求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)組織新員工入職體檢，并將體檢報(bào)告及時(shí)收集整理。體檢報(bào)告應(yīng)由具備資質(zhì)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，包含各項(xiàng)檢查結(jié)果及醫(yī)生診斷意見(jiàn)。3.將新員工入職體檢報(bào)告原件或復(fù)印件歸入員工個(gè)人健康檔案，作為員工入職時(shí)健康狀況的原始記錄。（二）定期健康體檢檔案1.公司/組織應(yīng)根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)和員工工作環(huán)境，定期組織員工進(jìn)行健康體檢。體檢周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定，一般為一年或兩年。2.定期健康體檢項(xiàng)目應(yīng)結(jié)合員工工作性質(zhì)和可能存在的健康風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行確定。例如，對(duì)于從事粉塵作業(yè)的員工，應(yīng)增加胸部CT等檢查項(xiàng)目；對(duì)于長(zhǎng)期伏案工作的員工，應(yīng)關(guān)注頸椎、腰椎等部位的健康狀況，增加相應(yīng)的影像學(xué)檢查。3.每次定期健康體檢結(jié)束后，體檢機(jī)構(gòu)應(yīng)出具詳細(xì)的體檢報(bào)告。人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)將體檢報(bào)告及時(shí)分發(fā)至員工本人，并督促員工將報(bào)告原件或復(fù)印件交至健康檔案管理部門(mén)存檔。4.在員工健康檔案中，應(yīng)將每次定期健康體檢報(bào)告依次排列，形成完整的定期健康體檢記錄，以便于對(duì)比員工不同時(shí)期的健康狀況變化。（三）專(zhuān)項(xiàng)健康檢查檔案1.根據(jù)員工崗位特點(diǎn)或特定健康需求，如職業(yè)危害因素接觸史、慢性疾病篩查等，組織員工進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)健康檢查。專(zhuān)項(xiàng)健康檢查項(xiàng)目應(yīng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定。2.專(zhuān)項(xiàng)健康檢查由公司/組織統(tǒng)一安排，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)通知員工參加檢查。檢查結(jié)束后，體檢機(jī)構(gòu)出具的專(zhuān)項(xiàng)健康檢查報(bào)告應(yīng)及時(shí)歸入員工個(gè)人健康檔案。3.對(duì)于專(zhuān)項(xiàng)健康檢查中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的跟蹤記錄，詳細(xì)記錄后續(xù)的復(fù)查、診斷、治療等過(guò)程，直至問(wèn)題得到妥善解決。（四）員工個(gè)人健康信息補(bǔ)充檔案1.員工在工作期間，如發(fā)現(xiàn)自身存在其他健康問(wèn)題或疾病史，應(yīng)主動(dòng)向健康檔案管理部門(mén)提供相關(guān)信息。信息內(nèi)容應(yīng)包括疾病名稱(chēng)、診斷時(shí)間、治療情況等。2.健康檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將員工提供的個(gè)人健康信息補(bǔ)充至檔案中，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于員工因患病請(qǐng)假治療等情況產(chǎn)生的相關(guān)病歷、檢查報(bào)告、診斷證明等資料，員工應(yīng)在病情穩(wěn)定后及時(shí)交至健康檔案管理部門(mén)存檔，作為個(gè)人健康檔案的重要補(bǔ)充。三、健康檔案的內(nèi)容（一）基本信息1.員工姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、入職時(shí)間、所在部門(mén)、崗位等。2.緊急聯(lián)系人姓名、與員工關(guān)系、聯(lián)系方式等。（二）健康體檢信息1.入職體檢報(bào)告、定期健康體檢報(bào)告、專(zhuān)項(xiàng)健康檢查報(bào)告等。2.每次體檢的時(shí)間、體檢機(jī)構(gòu)名稱(chēng)、體檢項(xiàng)目及結(jié)果、醫(yī)生建議等詳細(xì)內(nèi)容。（三）疾病診療信息1.員工所患疾病的名稱(chēng)、診斷時(shí)間、診斷機(jī)構(gòu)、病情描述、治療方案、治療過(guò)程記錄、用藥情況等。2.因患病請(qǐng)假的相關(guān)記錄，包括請(qǐng)假時(shí)間、病情說(shuō)明等。（四）健康風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估信息1.根據(jù)員工健康體檢結(jié)果和工作環(huán)境等因素，進(jìn)行健康風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的相關(guān)資料。評(píng)估內(nèi)容可包括職業(yè)健康風(fēng)險(xiǎn)、慢性疾病風(fēng)險(xiǎn)、生活方式風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)健康風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果提出的個(gè)性化健康建議和干預(yù)措施。（五）健康管理記錄1.員工參加公司/組織組織的各類(lèi)健康培訓(xùn)、健康講座、健康活動(dòng)等記錄。2.員工健康狀況跟蹤記錄，如定期復(fù)查結(jié)果、健康指標(biāo)變化趨勢(shì)等。四、健康檔案的存檔（一）存檔方式1.健康檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)、裝訂、編號(hào)，確保檔案整齊有序。2.電子檔案應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備完善的信息管理功能，能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等操作。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存檔地點(diǎn)1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的健康檔案檔案室，用于存放紙質(zhì)健康檔案。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.電子檔案服務(wù)器應(yīng)放置在公司/組織內(nèi)部安全可靠的機(jī)房，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)管理，保證服務(wù)器的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（三）存檔期限1.員工在職期間，其健康檔案應(yīng)持續(xù)保存，確保隨時(shí)可查閱。2.員工離職后，其健康檔案應(yīng)繼續(xù)保存一定期限。根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例，一般保存期限為離職后[X]年。保存期滿(mǎn)后，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）檔案整理與編號(hào)1.健康檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)健康檔案進(jìn)行整理，按照員工姓名或檔案編號(hào)順序進(jìn)行排列，確保檔案的連貫性和易查找性。2.為每一份健康檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)包含員工入職年份、部門(mén)代碼、員工序號(hào)等信息，以便于快速識(shí)別和管理。例如，編號(hào)為202301001，表示該員工于2023年入職，所在部門(mén)代碼為01，員工序號(hào)為001。五、健康檔案的使用（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的健康檔案。員工可通過(guò)健康檔案管理部門(mén)或指定的查詢(xún)系統(tǒng)，查詢(xún)本人健康體檢報(bào)告、疾病診療信息等內(nèi)容。2.公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門(mén)因工作需要查閱員工健康檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《健康檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到健康檔案管理部門(mén)查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.除員工本人和公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門(mén)外，其他單位或個(gè)人未經(jīng)公司/組織書(shū)面授權(quán)，不得查閱員工健康檔案。（二）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱健康檔案。如因特殊情況確需借閱，應(yīng)填寫(xiě)《健康檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或延長(zhǎng)借閱期限。歸還檔案時(shí)，健康檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（三）信息共享與保密1.公司/組織內(nèi)部不同部門(mén)之間如需共享員工健康檔案信息，應(yīng)通過(guò)正式的信息共享流程進(jìn)行。共享信息應(yīng)僅限于與工作相關(guān)的必要內(nèi)容，并確保信息的保密性和安全性。2.健康檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)員工健康檔案信息予以保密。嚴(yán)禁將員工健康檔案信息泄露給無(wú)關(guān)人員或用于非工作目的。如因工作失誤或故意泄露導(dǎo)致員工個(gè)人信息泄露，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、健康檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.健康檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)員工健康檔案進(jìn)行更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。一般每半年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面梳理，檢查是否有新的健康體檢報(bào)告、疾病診療信息等需要補(bǔ)充。2.在更新檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤或遺漏信息，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或員工本人進(jìn)行核實(shí)，并進(jìn)行修正。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.根據(jù)員工健康狀況的變化，及時(shí)對(duì)健康檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護(hù)。如員工確診患有新的疾病、病情發(fā)生變化、治療方案調(diào)整等情況，健康檔案管理部門(mén)應(yīng)在檔案中及時(shí)記錄相關(guān)信息，并跟蹤后續(xù)的健康管理情況。2.對(duì)于員工參加的各類(lèi)健康管理活動(dòng)，如健康培訓(xùn)、健康干預(yù)等，應(yīng)在檔案中詳細(xì)記錄活動(dòng)內(nèi)容、參與情況及效果評(píng)估等信息，為員工的健康管理提供全面的參考依據(jù)。（三）數(shù)據(jù)安全維護(hù)1.加強(qiáng)電子健康檔案數(shù)據(jù)的安全維護(hù)，定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，設(shè)置嚴(yán)格的用戶(hù)權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和修改電子檔案數(shù)據(jù)。2.建立數(shù)據(jù)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)電子健康檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)、操作等情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和審計(jì)。如發(fā)現(xiàn)異常操作或數(shù)據(jù)安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。七、健康檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.員工健康檔案保存期滿(mǎn)，且符合公司/組織規(guī)定的銷(xiāo)毀期限要求。2.因不可抗力等原因?qū)е陆】禉n案損壞、丟失，無(wú)法繼續(xù)保存。3.經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，可以銷(xiāo)毀的其他情況。（二）銷(xiāo)毀程序1.由健康檔案管理部門(mén)提出健康檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《健康檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并附上擬銷(xiāo)毀檔案的清單。2.《健康檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由健康檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。3.對(duì)于紙質(zhì)健康檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于電子健康檔案，應(yīng)按照數(shù)據(jù)刪除和存儲(chǔ)介質(zhì)銷(xiāo)毀的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，確保電子數(shù)據(jù)徹底清除。（三）監(jiān)督與記錄1.在健康檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行，防止檔案信息泄露