PAGE企業(yè)檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和管理，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在各項活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映企業(yè)各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。全面收集企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為企業(yè)各項工作提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等工作提供檔案服務(wù)。5.負(fù)責(zé)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門、分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、分支機(jī)構(gòu)在各項活動中形成的檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、分支機(jī)構(gòu)檔案工作的日常管理，確保檔案的安全和完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用效果反饋工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時催還借出的檔案。5.參與檔案的鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作，協(xié)助制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和銷毀清單。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件材料，包括工商登記、稅務(wù)登記、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)文件。2.企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的文件材料，如產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理等方面的文件。3.企業(yè)行政管理活動中形成的文件材料，如會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、請示報告等。4.企業(yè)基本建設(shè)項目、技術(shù)改造項目、科研項目等形成的文件材料，包括項目立項、可行性研究、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收等相關(guān)資料。5.企業(yè)對外交往活動中形成的文件材料，如合同協(xié)議、往來信函、招投標(biāo)文件等。6.企業(yè)員工個人在工作中形成的重要文件材料，如獲獎證書、科研成果、業(yè)務(wù)報告等。（二）收集要求1.各部門、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門、分支機(jī)構(gòu)在各項活動中形成的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.對于重要文件材料，應(yīng)實行雙套制或多套制保存，確保檔案的安全性和完整性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類。按照企業(yè)檔案的分類方案，將收集到的文件材料進(jìn)行分類，如分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、基本建設(shè)類、科研項目類等。2.組卷。將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，如按時間順序、問題、重要程度等進(jìn)行組卷。3.編目。對每卷檔案進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，編制檔案盒封面和脊背標(biāo)簽。4.裝訂。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案架等方式進(jìn)行保管，按照分類編號順序排列上架，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行集中管理。3.對于特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進(jìn)行整理和保管。（三）保管期限1.企業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括企業(yè)設(shè)立、變更、終止過程中形成的重要文件材料，企業(yè)年度財務(wù)決算報告，企業(yè)重要的合同協(xié)議，企業(yè)重大建設(shè)項目、科研項目的相關(guān)文件材料等。3.長期保管的檔案主要包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的一般性文件材料，企業(yè)行政管理活動中形成的重要文件材料，企業(yè)員工個人的重要業(yè)務(wù)檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括企業(yè)日常工作中形成的一般性文件材料，保管期限為1年至10年。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。3.建立檔案清查記錄，詳細(xì)記錄清查時間、清查人員、清查結(jié)果等信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和銷毀清單，對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的價值。2.綜合鑒定法。結(jié)合檔案的保管期限、利用情況、重要程度等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核鑒定，形成檔案銷毀清單，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由監(jiān)銷人員現(xiàn)場監(jiān)督。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本企業(yè)員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱本企業(yè)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本企業(yè)員工查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱本企業(yè)檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱申請函應(yīng)加蓋單位公章。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容等信息。（三）借閱范圍1.根據(jù)工作需要，本企業(yè)員工可借閱與其工作相關(guān)的檔案，但應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限和歸還要求。2.外單位借閱本企業(yè)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日。（四）借閱手續(xù)1.本企業(yè)員工借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱本企業(yè)檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交借閱申請函，說明借閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱申請函應(yīng)加蓋單位公章。3.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)與檔案管理部門簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時間、保密責(zé)任等事項，并在檔案借閱登記簿上登記。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（五）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。3.借閱人員歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計，如整理的檔案數(shù)量、整理的時間等。3.檔案的保管情況統(tǒng)計，如檔案庫房的面積、溫濕度情況、檔案的完好率等。4.檔案的利用情況統(tǒng)計，如查閱檔案的人次、借閱檔案的數(shù)量、利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的數(shù)量、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計記錄。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進(jìn)行實時統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計報表1.每月編制檔案數(shù)量統(tǒng)計表，反映各類檔案的數(shù)量變化情況。2.每季度編制檔案整理情況統(tǒng)計表，反映檔案