PAGE實(shí)驗(yàn)室檔案室制度牌一、總則1.目的為加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案室的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在實(shí)驗(yàn)室科研、教學(xué)、管理等工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本實(shí)驗(yàn)室全體員工及與實(shí)驗(yàn)室檔案管理相關(guān)的各類人員。3.基本原則實(shí)驗(yàn)室檔案室管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、安全保密、方便利用的原則。二、檔案管理職責(zé)1.檔案室管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案安全。積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。2.各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案室移交檔案。協(xié)助檔案室管理人員做好檔案的編目、裝訂等工作，確保本部門(mén)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。了解檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定和要求，積極配合檔案室開(kāi)展檔案管理工作，為本部門(mén)提供檔案利用服務(wù)。三、檔案收集與歸檔1.收集范圍實(shí)驗(yàn)室在科研、教學(xué)、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的與實(shí)驗(yàn)室相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。實(shí)驗(yàn)室與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、技術(shù)合作文件等。實(shí)驗(yàn)室人員發(fā)表的科研論文、著作、研究報(bào)告等。實(shí)驗(yàn)室舉辦的各類會(huì)議、培訓(xùn)、講座等活動(dòng)形成的文件材料。實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等過(guò)程中形成的文件材料。實(shí)驗(yàn)室人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。2.歸檔要求各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)的檔案資料，并進(jìn)行初步整理。檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行整理和歸檔。檔案資料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，同類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列，便于查找和利用。3.移交時(shí)間各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將本部門(mén)上一年度形成的檔案資料移交至實(shí)驗(yàn)室檔案室。四、檔案整理與分類1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類方法實(shí)驗(yàn)室檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類。年度：按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類。機(jī)構(gòu)：按照實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類，如科研部門(mén)、教學(xué)部門(mén)、管理部門(mén)等。保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。永久保管：凡是反映實(shí)驗(yàn)室主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)實(shí)驗(yàn)室、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：凡是反映實(shí)驗(yàn)室一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)實(shí)驗(yàn)室工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[具體年限]年。短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)實(shí)驗(yàn)室工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體年限]年。3.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號(hào)”的形式，具體如下：年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。機(jī)構(gòu)代碼：按照實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，編制三位數(shù)字代碼，如“001”表示科研一部。保管期限代碼：永久保管用“Y”表示，長(zhǎng)期保管用“C”表示，短期保管用“D”表示。流水號(hào)：按照檔案整理順序，編制四位數(shù)字流水號(hào)，如“0001”。例如：2023年科研一部形成的永久保管檔案，編號(hào)為“2023001Y0001”。五、檔案編目與裝訂1.編目要求檔案編目應(yīng)按照分類方案和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檢索工具。2.裝訂要求紙質(zhì)檔案應(yīng)按照卷內(nèi)文件的排列順序進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。卷內(nèi)文件應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件正面在右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，背面在左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。六、檔案存儲(chǔ)與保管1.庫(kù)房建設(shè)檔案室應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等。庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[具體溫度范圍]℃，相對(duì)濕度控制在[具體濕度范圍]%。2.檔案上架檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找和利用。檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.檔案保管期限變更檔案保管期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行定期審查和調(diào)整，如發(fā)現(xiàn)檔案保管期限過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行變更。檔案保管期限變更應(yīng)填寫(xiě)《檔案保管期限變更申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。4.檔案銷毀檔案保管期滿，需要銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列出銷毀檔案的編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等信息，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核、實(shí)驗(yàn)室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案利用與借閱1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循方便利用、保守機(jī)密的原則，確保檔案的安全和完整。2.利用方式查閱：實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。借閱：實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意、檔案室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。復(fù)制：實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意、檔案室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。3.利用要求查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換、拆散檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需帶出檔案室，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損。外單位人員查閱、借閱、復(fù)制本實(shí)驗(yàn)室檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和實(shí)驗(yàn)室相關(guān)制度辦理審批手續(xù)，并嚴(yán)格遵守檔案利用的各項(xiàng)規(guī)定。八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立實(shí)驗(yàn)室檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.信息化管理內(nèi)容檔案數(shù)字化：對(duì)實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息錄入：將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和利用。檔案信息安全管理：采取必要的安全措施，確保檔案信息的安全存儲(chǔ)和傳輸，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.信息化管理要求檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除等操作。定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。建立檔案信息備份制度，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保檔案信息的安全。九、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定1.統(tǒng)計(jì)工作檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)報(bào)送實(shí)驗(yàn)室主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門(mén)。2.鑒定工作檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。