PAGE九三學(xué)社檔案管理制度一、總則（一）目的為加強九三學(xué)社檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和傳承，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于九三學(xué)社各級組織及全體成員形成的各類檔案，包括但不限于組織建設(shè)、會議活動、社員信息、學(xué)術(shù)研究、社會服務(wù)等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：九三學(xué)社檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映九三學(xué)社的各項工作和活動，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保檔案的完整性，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及國家機密、社內(nèi)敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門九三學(xué)社設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)全社檔案的統(tǒng)籌管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和九三學(xué)社實際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保制度的科學(xué)性和有效性。2.檔案收集與整理：負責(zé)收集、整理九三學(xué)社各級組織及成員形成的各類檔案，對檔案進行分類、編號、編目等處理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管與保護：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全。定期對檔案進行檢查、清點和修復(fù)，防止檔案損壞、丟失和霉變。4.檔案利用服務(wù)：為九三學(xué)社各級組織及成員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案利用的合法性和安全性。積極開發(fā)檔案信息資源，為社內(nèi)各項工作提供參考依據(jù)。5.檔案信息化建設(shè)：推進檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。加強檔案管理軟件的應(yīng)用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。6.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定對已失去保存價值的檔案進行銷毀處理，確保檔案資源的合理利用。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對九三學(xué)社各級組織的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理培訓(xùn)活動，提高全社檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交：各部門應(yīng)明確專人負責(zé)本部門檔案的日常管理工作，及時收集、整理本部門在工作中形成的各類檔案，并按照規(guī)定定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門開展工作：各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持，確保檔案管理工作的順利進行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.組織建設(shè)檔案：包括九三學(xué)社各級組織的成立、換屆、機構(gòu)設(shè)置、人員任免等文件材料。2.會議活動檔案：各類會議、培訓(xùn)、調(diào)研、講座、文藝活動等的通知、議程、報告、紀要、照片、視頻等資料。3.社員信息檔案：社員的基本信息、入社申請書、社內(nèi)職務(wù)變動、表彰獎勵及處分等材料。4.學(xué)術(shù)研究檔案：社員的學(xué)術(shù)著作、論文、研究報告、科研項目成果等資料。5.社會服務(wù)檔案：九三學(xué)社開展社會服務(wù)活動的計劃、方案、總結(jié)、活動記錄及相關(guān)證明材料。6.財務(wù)管理檔案：財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)資料。7.其他檔案：九三學(xué)社與其他單位或組織的往來文件、合作協(xié)議、捐贈記錄等檔案材料。（二）收集要求1.及時收集：各部門應(yīng)在工作完成后及時將形成的檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性和時效性。2.真實準(zhǔn)確：檔案材料應(yīng)真實反映工作實際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，不得弄虛作假。3.規(guī)范完整：檔案材料應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范要求，字跡清晰、格式統(tǒng)一、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容特點，將檔案分為組織建設(shè)類、會議活動類、社員信息類、學(xué)術(shù)研究類、社會服務(wù)類、財務(wù)管理類等若干類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，確保檔案目錄的準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案庫房：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.溫濕度控制：庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和調(diào)整。3.安全防護設(shè)施：庫房應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材、防蟲藥品等防護設(shè)備，確保檔案庫房的安全。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序排列上架存放，便于查閱和管理。定期對紙質(zhì)檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份處理。建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于電子檔案的檢索和利用。對電子檔案的存儲設(shè)備進行定期檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.特殊載體檔案保管：對照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行整理和保管。照片應(yīng)沖印成紙質(zhì)照片并配以文字說明，錄音、錄像應(yīng)轉(zhuǎn)錄成電子文件并進行標(biāo)注。特殊載體檔案應(yīng)存放在專門的保管設(shè)備中，確保其質(zhì)量不受影響。（三）檔案保護措施1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，查看檔案的保管狀況、有無損壞或丟失等情況。對發(fā)現(xiàn)的問題及時采取措施進行處理。2.修復(fù)與搶救：對破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和搶救。修復(fù)檔案應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則，采用專業(yè)的修復(fù)技術(shù)和材料進行處理。3.防蟲防霉：在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥品和防霉劑，定期進行更換，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。4.防火防盜：加強檔案庫房的安全管理，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。安裝防火、防盜報警裝置，確保檔案庫房的安全。五、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.社內(nèi)工作需要：九三學(xué)社各級組織在開展組織建設(shè)、會議活動、社員管理、學(xué)術(shù)研究、社會服務(wù)等工作中，需要查閱相關(guān)檔案資料作為參考依據(jù)。2.社員個人需要：社員因個人學(xué)習(xí)、研究、工作等需要，可查閱本人的檔案資料。3.其他合法利用：根據(jù)國家法律法規(guī)和九三學(xué)社相關(guān)規(guī)定，經(jīng)批準(zhǔn)的其他單位或個人因合法需要，可查閱九三學(xué)社的檔案資料。（二）利用手續(xù)1.填寫申請表：利用檔案的單位或個人應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)利用目的和檔案管理規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)利用申請。3.查閱登記：經(jīng)批準(zhǔn)后，利用者應(yīng)到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，填寫查閱登記表，注明查閱時間、檔案名稱、查閱人等信息。4.查閱利用：檔案管理人員根據(jù)查閱登記表，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。利用者應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或進行涂改、標(biāo)記、拍照、復(fù)印等操作。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)：檔案管理部門應(yīng)熱情接待利用者，及時、準(zhǔn)確地提供檔案查閱服務(wù)。對利用者提出的問題，應(yīng)耐心解答。2.建立利用反饋機制：定期收集利用者對檔案利用服務(wù)的意見和建議，并及時進行改進。對利用過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行處理和反饋。3.開發(fā)檔案信息資源：檔案管理部門應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，編寫檔案資料匯編、專題研究報告等，為社內(nèi)各項工作提供參考依據(jù)，提高檔案的利用價值。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管狀況等因素，確定檔案的價值。2.實事求是：根據(jù)檔案的實際情況，客觀、公正地進行鑒定，避免主觀隨意性。3.保持歷史聯(lián)系：在鑒定檔案時，應(yīng)注意保持檔案之間的歷史聯(lián)系，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接對檔案進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容和價值確定其保管期限。2.分析比較法：通過對同類檔案的分析比較，了解檔案的形成規(guī)律和利用價值，為鑒定工作提供參考依據(jù)。（四）保管期限劃分1.永久保管：對反映九三學(xué)社重要歷史事件、重大決策、核心業(yè)務(wù)等具有長遠保存價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年。3.短期保管：對只在短期內(nèi)具有參考價值的檔案，保管期限為1年至10年。（五）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對經(jīng)過鑒定確定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報九三學(xué)社主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，由監(jiān)銷人員簽字確認。4.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應(yīng)安排專人進行監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進行監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案數(shù)據(jù)庫：將九三學(xué)社各類檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.實現(xiàn)檔案檢索自動化：利用檔案管理軟件，建立高效的檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案檢索效率。3.推進檔案信息共享：通過網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案信息在九三學(xué)社各級組織之間的共享，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理措施1.檔案數(shù)字化錄入：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的圖像文件進行處理，轉(zhuǎn)換為可編輯的電子文本，并錄入檔案數(shù)據(jù)庫。錄入過程應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.數(shù)據(jù)庫建設(shè)與維護：建立檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)進行分類存儲、索引編制和安全管理。定期對數(shù)據(jù)庫進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。加強數(shù)據(jù)庫的維護和更新，確保數(shù)據(jù)的時效性和準(zhǔn)確性。3.檔案管理軟件應(yīng)用：選用適合九三學(xué)社檔案管理需求的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、