PAGE電子資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司電子資料檔案的管理，確保電子資料檔案的真實、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各種電子形式的資料檔案，包括但不限于文檔、表格、圖片、音頻、視頻等。（三）基本原則1.真實性原則：電子資料檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋公司運營過程中產(chǎn)生的各類電子資料，保證資料的全面性和系統(tǒng)性，避免遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效的安全防護措施，防止電子資料檔案被篡改、丟失、泄露或損壞，確保其保密性和可用性。4.規(guī)范性原則：電子資料檔案的管理應(yīng)遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準，確保管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準化。5.便利性原則：在保證安全和規(guī)范的前提下，應(yīng)盡量提高電子資料檔案的利用效率，方便員工查詢、借閱和使用。二、電子資料檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準1.行政類：包括公司的各類行政文件、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.財務(wù)類：涵蓋財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)類：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)板塊進行細分，如銷售業(yè)務(wù)相關(guān)的客戶資料、訂單記錄、市場調(diào)研報告；研發(fā)業(yè)務(wù)的項目文檔、技術(shù)資料、實驗數(shù)據(jù)等。4.人事類：包含員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。5.其他類：如公司宣傳資料、資質(zhì)證書、合同協(xié)議等不屬于上述分類的電子資料。（二）編號規(guī)則1.采用層次編碼法，由類別代碼、年份代碼、流水號組成。2.類別代碼：用大寫字母表示，如“A”代表行政類，“F”代表財務(wù)類，“B”代表業(yè)務(wù)類（根據(jù)不同業(yè)務(wù)板塊再細分二級代碼），“P”代表人事類，“O”代表其他類。3.年份代碼：用四位數(shù)字表示資料形成的年份，如“2023”。4.流水號：按照資料形成的先后順序，從“001”開始依次編號。5.示例：“BS2023005”表示銷售業(yè)務(wù)類在2023年形成的第5份電子資料。三、電子資料檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)本部門電子資料檔案的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時將形成的電子資料提交給負責(zé)收集的人員，不得拖延或遺漏。3.對于外來電子資料，如合作方提供的文件、函件等，接收部門應(yīng)在收到后及時進行登記，并按照本制度要求進行整理和歸檔。（二）整理規(guī)范1.收集到的電子資料應(yīng)按照分類標(biāo)準進行初步分類，確保資料歸屬準確。2.檢查電子資料的完整性，對于不完整的資料，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通補充。3.對電子資料的文件名進行規(guī)范命名，文件名應(yīng)清晰反映資料的主題、日期、作者等關(guān)鍵信息，便于識別和查找。4.建立電子資料的元數(shù)據(jù)信息，包括資料的標(biāo)題、作者（部門）、日期、來源、密級等，以便更好地管理和檢索。5.將整理好的電子資料按照編號規(guī)則進行編號，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便快速定位和查詢。四、電子資料檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.公司采用服務(wù)器存儲和外部存儲設(shè)備相結(jié)合的方式進行電子資料檔案的存儲。2.在服務(wù)器上劃分專門的存儲空間用于存放電子資料檔案，并根據(jù)分類建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。3.定期對服務(wù)器存儲的電子資料進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在外部存儲設(shè)備（如磁帶、磁盤陣列等）上，并異地存放一份，以防止因服務(wù)器故障、自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.對于重要的電子資料檔案，還可考慮采用云存儲服務(wù)進行額外備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（二）保管環(huán)境1.服務(wù)器機房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，配備必要的消防、防雷、防靜電等設(shè)施，確保服務(wù)器的正常運行和數(shù)據(jù)安全。2.外部存儲設(shè)備應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火的環(huán)境中，避免受到物理損壞和電磁干擾。3.定期對存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保存儲介質(zhì)的性能良好，數(shù)據(jù)可讀可寫。（三）安全防護1.建立嚴格的用戶權(quán)限管理制度,根據(jù)員工的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配不同級別的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)電子資料檔案。2.安裝先進的殺毒軟件和防火墻系統(tǒng)，定期進行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，防止病毒、惡意軟件等對電子資料檔案的侵害。3.對電子資料檔案進行加密存儲，采用加密算法對重要資料進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的保密性。4.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失情況，保證能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，減少損失。五、電子資料檔案的檢索與利用（一）檢索方式1.公司建立電子資料檔案檢索系統(tǒng)，支持按類別、編號、關(guān)鍵詞、日期等多種方式進行檢索。2.用戶可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或?qū)ｉT的檔案管理軟件，輸入檢索條件，快速定位所需電子資料檔案。3.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備模糊檢索功能，提高檢索效率，方便用戶查找相關(guān)資料。（二）利用流程1.申請：員工因工作需要使用電子資料檔案時，應(yīng)填寫《電子資料檔案借閱申請表》，注明資料名稱、用途、借閱期限等信息，并提交所在部門負責(zé)人審批。2.審批：部門負責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于涉及重要機密或敏感信息的資料，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后簽署意見并交檔案管理部門。3.借閱：檔案管理部門根據(jù)審批意見，為申請人提供相應(yīng)的電子資料檔案訪問權(quán)限或提供紙質(zhì)副本（如需）。對于需提供紙質(zhì)副本的資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行打印，并做好登記。4.歸還：借閱期限屆滿后，申請人應(yīng)及時歸還所借電子資料檔案。檔案管理部門在確認資料完整歸還后，注銷其訪問權(quán)限，并將借閱記錄歸檔保存。（三）共享與協(xié)作1.在確保信息安全和符合相關(guān)規(guī)定的前提下，對于部分需要跨部門共享的電子資料檔案，可通過公司內(nèi)部共享平臺進行共享。2.共享平臺應(yīng)設(shè)置不同的共享級別，如公開共享、部門內(nèi)共享、特定人員共享等，根據(jù)資料的性質(zhì)和敏感程度進行合理設(shè)置。3.涉及多個部門協(xié)作的項目電子資料檔案，應(yīng)建立專門的項目文件夾，明確各部門的訪問權(quán)限和職責(zé)，確保項目資料的及時更新和有效利用。六、電子資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理的實際需要，定期對電子資料檔案進行鑒定，確定其保存價值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、注重效益的原則，確保鑒定結(jié)果準確可靠。（二）鑒定標(biāo)準1.重要性標(biāo)準：對于涉及公司核心業(yè)務(wù)流程、重大決策、知識產(chǎn)權(quán)等重要方面的電子資料檔案，應(yīng)長期保存。2.時效性標(biāo)準：時效性較強的資料，如短期的工作計劃、臨時性文件等，在其有效期過后，經(jīng)過鑒定可適當(dāng)縮短保存期限或予以銷毀。3.完整性標(biāo)準：對于不完整或無法準確反映公司業(yè)務(wù)活動的電子資料檔案，經(jīng)鑒定后可考慮銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期組織各部門相關(guān)人員組成鑒定小組，對電子資料檔案進行集中鑒定。2.鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準，對每一份電子資料檔案進行逐一審查，提出鑒定意見，確定其保存期限或銷毀建議。3.對于擬銷毀的電子資料檔案，應(yīng)填寫《電子資料檔案銷毀申請表》，詳細說明資料名稱、編號、形成時間、銷毀原因等信息，并提交檔案管理部門負責(zé)人審核。4.檔案管理部門負責(zé)人審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進行銷毀操作。（四）銷毀方式1.對于確定銷毀的電子資料檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進行銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。2.可采用數(shù)據(jù)擦除軟件對存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)進行多次覆蓋擦除，或采用物理銷毀方式，如粉碎存儲介質(zhì)等。3.在銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并將銷毀記錄歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由公司辦公室、審計部門等相關(guān)人員組成，負責(zé)對電子資料檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、方法和頻率，確保監(jiān)督工作的有效性。（二）檢查內(nèi)容1.電子資料檔案的收集、整理、存儲、保管、檢索、利用等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.電子資料檔案的分類編號是否準確規(guī)范，索引目錄是否完整。3.電子資料檔案的安全防護措施是否到位，數(shù)據(jù)備份是否及時、有效。4.電子資料檔案的借閱審批、歸還等流程是否嚴格執(zhí)行。5.電子資料檔案的鑒定與銷毀工作是否按照規(guī)定程序進行。（三）問題整改1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時向責(zé)任部門或人員發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.責(zé)任部門或人員應(yīng)針對問題制定詳細的整改措施，并認真組織實施，確保問題