PAGE檔案庫房管理制度上墻一、總則1.目的為加強公司檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于公司所有檔案庫房的管理工作，涵蓋各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的檔案庫房。包括但不限于行政檔案、財務檔案、業(yè)務檔案、人事檔案等各類檔案的存儲與管理。3.基本原則檔案庫房管理應遵循安全保密、科學規(guī)范、方便利用的原則。確保檔案在存儲過程中不受損壞、不丟失、不泄密，同時便于檔案的查詢、借閱和歸還等操作。二、檔案庫房環(huán)境管理1.庫房選址與布局檔案庫房應選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的區(qū)域。遠離火源、水源和污染源，避免陽光直射。庫房內(nèi)應合理劃分檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域。存儲區(qū)應根據(jù)檔案類別、年份等進行分類存放，便于查找和管理。2.溫濕度控制庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%。應配備溫濕度監(jiān)測設備，實時監(jiān)控庫房溫濕度情況，并做好記錄。根據(jù)溫濕度變化情況，采取相應的調(diào)控措施。如夏季高溫時，可通過安裝空調(diào)、通風設備等降低溫度；冬季寒冷時，注意保暖，防止檔案因溫度過低而受損。在濕度較高時，可使用除濕機；濕度較低時，可適當噴水增濕。3.清潔與衛(wèi)生定期對檔案庫房進行清潔，保持庫房內(nèi)整潔干凈。地面、貨架、檔案柜等應每周至少清掃一次，清除灰塵和雜物。嚴禁在庫房內(nèi)堆放易燃、易爆、易腐等物品，保持庫房空氣清新。對庫房內(nèi)的防蟲、防鼠設施應定期檢查和維護，確保其有效性。三、檔案存儲管理1.檔案分類與編號按照檔案的形成領域、時間、內(nèi)容等因素進行科學分類。如行政檔案可分為公文、會議紀要、規(guī)章制度等類別；財務檔案可分為會計憑證、賬簿、報表等類別。為每一類檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。編號可采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母相結合的方式，如“XZ2023001”表示行政類2023年第1份檔案。2.檔案上架與存放檔案應按照編號順序上架存放，排列整齊有序。同一類檔案應集中存放，不同類檔案之間應留有適當?shù)拈g隔，便于查找和搬運。檔案存放應遵循從左到右、從上到下的原則，確保檔案排列的一致性。對于紙質(zhì)檔案，應直立存放，避免平放導致檔案變形；對于電子檔案，應存儲在專用的存儲設備中，并做好備份，存儲設備應妥善保管，防止損壞和丟失。3.檔案標識與索引在檔案架、檔案柜上應設置明顯的標識牌，標明檔案類別、編號范圍等信息。標識牌應清晰、準確、不易褪色，便于快速查找檔案。建立檔案索引目錄，詳細記錄每一份檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。索引目錄可采用紙質(zhì)或電子形式，方便檔案管理人員和查閱人員使用。四、檔案安全管理1.防火管理庫房內(nèi)應配備足夠數(shù)量的滅火器材，如滅火器、滅火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴禁私拉亂接電線。電氣設備應符合安全標準，定期進行檢查和維護，防止因電氣故障引發(fā)火災。制定火災應急預案，定期組織員工進行消防演練，提高員工的火災應急處置能力。2.防盜管理庫房門窗應安裝防盜設施，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控攝像頭等。監(jiān)控攝像頭應24小時開啟，確保庫房周邊及內(nèi)部情況處于監(jiān)控范圍內(nèi)。嚴格限制非庫房管理人員進入庫房，確需進入時，應進行登記，注明進入時間、事由、人員等信息。庫房管理人員應定期檢查庫房門窗、門鎖等防盜設施的完好情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.防潮與防蟲管理采取有效的防潮措施，如使用防潮材料建造庫房、在檔案柜內(nèi)放置干燥劑等。定期檢查檔案的防潮情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有受潮跡象，應及時采取處理措施，如晾曬、烘干等。做好防蟲工作，在庫房內(nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等。定期檢查檔案是否有蟲害，如發(fā)現(xiàn)蟲害，應及時采取滅蟲措施，如噴灑殺蟲劑、熏蒸等，并對受蟲害的檔案進行清理和修復。4.防鼠管理封堵庫房內(nèi)的鼠洞和縫隙，防止老鼠進入庫房。在庫房內(nèi)放置防鼠設施，如鼠夾、鼠藥、擋鼠板等。定期檢查防鼠設施的有效性，及時清理死鼠和鼠害痕跡。對被老鼠咬壞或污染的檔案，應進行修復和消毒處理。五、檔案借閱與歸還管理1.借閱申請公司內(nèi)部人員如需借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的編號、名稱、借閱目的、預計歸還時間等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，交檔案庫房管理人員審核。檔案庫房管理人員應根據(jù)檔案的保密級別、保管期限等因素進行審批，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，應嚴格控制借閱范圍和審批權限。2.借閱登記檔案庫房管理人員對批準借閱的檔案進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、檔案編號、名稱等信息。借閱登記應詳細、準確，便于跟蹤檔案的流向和歸還情況。借閱人憑有效證件到檔案庫房領取檔案，檔案庫房管理人員應與借閱人當面核對檔案數(shù)量和完整性，確保無誤后辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同檔案的借閱期限。一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，重要檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，借閱人應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案。如因特殊原因不能按時歸還，應提前向檔案庫房管理人員說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還檢查借閱人歸還檔案時，檔案庫房管理人員應認真檢查檔案的完整性和保密性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。對歸還的檔案進行清點和核對，確認無誤后，在借閱登記冊上注明歸還時間，并將檔案歸還原位。六、檔案查閱管理1.查閱申請公司內(nèi)部人員如需查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的編號、名稱、查閱目的等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，交檔案庫房管理人員審核。檔案庫房管理人員根據(jù)檔案的保密級別、保管期限等因素進行審批，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，應嚴格控制查閱范圍和審批權限。2.查閱登記檔案庫房管理人員對批準查閱的檔案進行登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、檔案編號、名稱等信息。查閱登記應詳細、準確，便于跟蹤檔案的查閱情況。查閱人應在檔案庫房指定的查閱區(qū)域進行查閱，不得將檔案帶出庫房。檔案庫房管理人員應在查閱過程中進行監(jiān)督，確保查閱人遵守查閱規(guī)定。3.查閱限制嚴格限制對涉及公司機密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案的查閱。查閱此類檔案時，必須經(jīng)公司高層領導批準，并在檔案庫房管理人員的監(jiān)督下進行查閱。查閱人員不得擅自涂改、復印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如需復印或摘錄檔案，應經(jīng)檔案庫房管理人員批準，并按照規(guī)定的程序進行操作。七、檔案整理與鑒定管理1.檔案整理定期對檔案進行整理，確保檔案的分類準確、編號清晰、排列有序。整理工作應按照檔案管理的相關規(guī)定和標準進行，對破損、褪色嚴重的檔案應及時進行修復和更換。對電子檔案進行定期清理和維護，刪除過期、無用的電子文件，確保電子檔案存儲的安全性和有效性。同時，對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案鑒定成立檔案鑒定小組，定期對檔案進行鑒定。鑒定小組應由檔案管理人員、相關業(yè)務部門人員等組成，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度等因素，確定檔案的存毀。對已到保管期限的檔案進行鑒定，對于確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領導批準后進行銷毀。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。八、檔案信息化管理1.檔案數(shù)字化逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行掃描和數(shù)字化處理。數(shù)字化檔案應保證圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準確無誤。建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進行分類存儲、索引編目、檢索查詢等管理。同時，加強對數(shù)字化檔案的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。2.電子檔案管理規(guī)范電子檔案的形成、收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的管理。電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保檔案信息的一致性和完整性。建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置。同時，加強對電子檔案存儲設備的管理，定期進行檢查和維護，確保設備正常運行。九、檔案管理人員職責1.庫房管理人員職責負責檔案庫房的日常管理工作，包括檔案的存儲、上架、下架、整理等操作。嚴格執(zhí)行檔案庫房管理制度，確保檔案的安全和完整。定期檢查庫房的溫濕度、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。負責檔案的借閱、歸還、查閱等登記工作，對借閱和查閱檔案的人員進行監(jiān)督，確保檔案的正常流轉和合理使用。2.檔案整理人員職責按照檔案管理的相關規(guī)定和標準，定期對檔案進行整理和分類。確保檔案的編號準確、排列有序，便于查找和管理。對破損、褪色嚴重的檔案進行修復和更換，保證檔案的完整性和可讀性。同時，協(xié)助檔案庫房管理人員做好檔案的上架和下架工作。3.檔案鑒定人員職責參與檔案鑒定小組的工