PAGE機(jī)要局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)要局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在機(jī)要工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)要局各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)要局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映機(jī)要工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集機(jī)要工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：機(jī)要局檔案涉及國(guó)家機(jī)密和重要信息，必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)，提高檔案的使用價(jià)值。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置機(jī)要局設(shè)立專門的檔案管理科，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際，制定和修訂檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理機(jī)要局各部門在工作中形成的各類檔案，包括文件、資料、圖表、音像等，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。3.檔案保管：負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、維護(hù)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。按照檔案保管期限規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和鑒定，及時(shí)剔除已到保管期限的檔案，做好檔案的銷毀工作。4.檔案利用服務(wù)：建立健全檔案利用制度，為機(jī)要局各部門及工作人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密和重要信息的檔案利用，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理。5.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。6.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對(duì)機(jī)要局各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助各部門做好檔案的收集、整理、保管等工作。定期組織檔案工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況，定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。8.檔案鑒定與銷毀：按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本局檔案鑒定銷毀制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過(guò)程的安全和保密。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類機(jī)要局檔案分為以下幾大類：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類：包括局機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障、安全保衛(wèi)等方面的文件材料。3.機(jī)要業(yè)務(wù)類：包括密碼通信、機(jī)要文件傳輸、機(jī)要設(shè)備管理、機(jī)要保密等方面的文件材料。4.業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)機(jī)要局的具體業(yè)務(wù)工作，分為不同的業(yè)務(wù)類別檔案，如各類機(jī)要任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中形成的文件、資料、報(bào)告等。5.基本建設(shè)類：包括機(jī)要局辦公場(chǎng)所建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置等方面的文件材料。6.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等反映機(jī)要工作活動(dòng)的聲像資料。7.電子檔案類：包括以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案信息。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)原則：檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，便于檔案的管理和查詢。2.編號(hào)方法：采用“年度類別流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，“2023機(jī)要業(yè)務(wù)001”表示2023年形成的機(jī)要業(yè)務(wù)類第1份檔案。3.編號(hào)標(biāo)識(shí)：在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)在每份檔案的封面或首頁(yè)右上角加蓋檔案編號(hào)章，同時(shí)在檔案目錄中注明檔案編號(hào)，確保編號(hào)與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：機(jī)要局各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與機(jī)要工作相關(guān)的文件、指示、通知等。本局形成的各類文件、報(bào)告、紀(jì)要、決議、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。機(jī)要業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的各類文件、資料、報(bào)表、記錄等。與其他單位或部門往來(lái)的機(jī)要文件、函件、協(xié)議等。機(jī)要設(shè)備的購(gòu)置、維護(hù)、使用等方面的文件材料。機(jī)要工作中的照片、錄音、錄像等聲像資料。其他與機(jī)要工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。2.收集要求：各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。對(duì)收集到的檔案，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件材料，保證檔案的質(zhì)量。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并做好電子文件的備份工作。聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行整理和歸檔。（二）檔案整理1.整理原則：檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法：分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除文件上不必要的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保文件整齊、牢固。編頁(yè)：對(duì)裝訂后的文件進(jìn)行編頁(yè)，編寫頁(yè)碼應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。編目：按照檔案編號(hào)規(guī)則，對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。3.整理期限：各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理科。檔案管理科應(yīng)在次年上半年完成對(duì)接收檔案的復(fù)查和進(jìn)一步整理工作。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.庫(kù)房選址：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方，確保檔案庫(kù)房的安全。2.庫(kù)房布局：檔案庫(kù)房應(yīng)合理布局，分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，便于檔案的管理和利用。3.庫(kù)房設(shè)施：檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)施，如防火設(shè)備（滅火器、消防栓等）、防潮設(shè)備（除濕機(jī)、空調(diào)等）、防蟲設(shè)備（防蟲劑、防蟲網(wǎng)等）、防盜設(shè)備（門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等）以及檔案裝具（檔案架、檔案盒等）。4.庫(kù)房環(huán)境管理：定期對(duì)檔案庫(kù)房的溫度、濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)控，保持庫(kù)房溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。做好庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃庫(kù)房地面、貨架，清除灰塵和雜物，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列，存放在檔案架上。檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。對(duì)重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)采取備份保管的方式，防止檔案原件損壞或丟失。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，建立電子檔案的存儲(chǔ)目錄和索引，便于快速查找和調(diào)用。3.聲像檔案保管：聲像檔案應(yīng)按照載體類型進(jìn)行分類保管，如照片檔案應(yīng)沖印成照片后裝入相冊(cè)或檔案袋，并注明相關(guān)信息；錄音、錄像檔案應(yīng)刻錄成光盤或存儲(chǔ)在硬盤上，并做好備份。聲像檔案的保管環(huán)境應(yīng)符合其載體的要求，防止聲像資料的損壞和丟失。（三）檔案保管期限1.保管期限劃分：機(jī)要局檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映機(jī)要局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：凡是反映機(jī)要局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。2.保管期限確定：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和重要程度，按照檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，確定每份檔案的保管期限。在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)在檔案目錄和檔案盒上注明保管期限。（四）檔案定期檢查與維護(hù)1.檢查周期：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.檢查內(nèi)容：檢查檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，包括檔案是否齊全、有無(wú)破損、霉變、褪色、字跡模糊等情況，檔案裝具是否完好，庫(kù)房環(huán)境是否符合要求等。3.維護(hù)措施：對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的維護(hù)措施。如對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)霉變的檔案進(jìn)行消毒處理，對(duì)字跡模糊的檔案進(jìn)行復(fù)制或轉(zhuǎn)錄等。同時(shí)，對(duì)檔案裝具進(jìn)行維修或更換，改善庫(kù)房環(huán)境條件，確保檔案的安全保管。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和本局檔案管理制度的規(guī)定，確保檔案利用活動(dòng)合法、合規(guī)。2.保密原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密和重要信息的檔案利用必須嚴(yán)格保密，按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理，防止檔案信息泄露。3.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為機(jī)要局各部門及工作人員提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。（二）利用范圍1.內(nèi)部利用：機(jī)要局各部門及工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本部門形成的檔案以及與本部門工作相關(guān)的其他檔案。2.外部利用：因工作需要，其他單位或部門查閱、借閱機(jī)要局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)機(jī)要局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。涉及國(guó)家機(jī)密和重要信息的檔案，不得對(duì)外提供利用。（三）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：機(jī)要局內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科查閱。外部單位或部門查閱檔案，應(yīng)提前向機(jī)要局提交《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱單位名稱、查閱人姓名、查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并加蓋查閱單位公章。經(jīng)機(jī)要局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理科安排專人陪同查閱。2.借閱手續(xù)：機(jī)要局內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位或部門借閱檔案，應(yīng)按照查閱手續(xù)辦理相關(guān)審批手續(xù)后，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，并加蓋查閱單位公章。經(jīng)機(jī)要局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理科與借閱單位簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.利用登記：檔案管理科應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名及單位、查閱（借閱）檔案名稱及編號(hào)、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息。2.利用統(tǒng)計(jì)：定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括檔案查閱、借閱的數(shù)量、人次、利用目的等，形成檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)專業(yè)人員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限鑒定標(biāo)準(zhǔn)：按照檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和重要程度，對(duì)檔案進(jìn)行保管期限鑒定。2.銷毀鑒定標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，確定為銷毀檔案。無(wú)保存價(jià)值的檔案包括：重復(fù)文件、已過(guò)時(shí)效的文件、內(nèi)容不完整或無(wú)參考價(jià)值的文件、與現(xiàn)行政策法規(guī)無(wú)關(guān)的文件等。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理科定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，按照檔案類別、年度等順序排列，形成檔案鑒定清單。對(duì)清單中的檔案進(jìn)行初步審查，剔除明顯有保存價(jià)值的檔案。2.詳細(xì)審查：將初步審查后的檔案提交鑒定工作小組進(jìn)行詳細(xì)審查。鑒定工作小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每份檔案進(jìn)行逐一審核，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。3.編制銷毀清冊(cè)：對(duì)確定為銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、年度、保管期限、密級(jí)等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)一式三份，分別由檔案管理科、鑒定工作小組和機(jī)要局領(lǐng)導(dǎo)留存。4.審批：《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)機(jī)要局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀程序1.組織實(shí)施：檔案管理