PAGE大冶市檔案管理制度一、總則（一）目的為加強大冶市檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大冶市行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理的集中性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集和整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.服務(wù)利用原則：充分開發(fā)利用檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)置大冶市設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，負責全市檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各機關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本地區(qū)、本單位檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管和統(tǒng)計本地區(qū)、本單位的各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.組織檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序處理到期檔案和無保存價值的檔案。5.開發(fā)利用檔案資源，為各項工作提供檔案信息服務(wù)，積極開展檔案編研工作，編輯出版檔案資料。6.對本地區(qū)、本單位各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.積極開展檔案信息檢索和利用工作，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，及時準確地提供所需檔案資料。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，協(xié)助制定檔案鑒定標準和銷毀清單。6.負責檔案管理設(shè)備的維護和管理，保證設(shè)備正常運行。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括上級機關(guān)文件、本級機關(guān)文件、下級機關(guān)報送文件、內(nèi)部文件等，涵蓋各類公文、函件、會議紀要、工作計劃、總結(jié)報告等。2.科技檔案：涉及本地區(qū)、本單位的科研項目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的檔案，如科研課題立項文件、研究報告、工程設(shè)計圖紙、施工資料、設(shè)備說明書等。3.人事檔案：包含干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、職稱、黨團組織關(guān)系等方面的檔案材料。4.會計檔案：各類會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告等財務(wù)核算資料。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像等反映本地區(qū)、本單位重要活動、事件、人物等的聲像資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、記錄等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.對重要活動、重大事件等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集歸檔，做到隨辦隨歸。3.接收外來文件時，應(yīng)認真核對文件的完整性和準確性，及時辦理簽收登記手續(xù)，并按照規(guī)定進行整理歸檔。4.對所屬單位報送的檔案，應(yīng)嚴格審核把關(guān)，確保檔案質(zhì)量符合要求后予以接收。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步整理。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊，并填寫檔案盒封面、盒脊等信息。2.科技檔案：根據(jù)項目、專業(yè)等進行分類，建立項目檔案卷內(nèi)目錄、備考表等，按照圖紙折疊、裝訂等要求進行整理。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定，進行分類整理，建立檔案目錄，裝訂成冊，并進行數(shù)字化處理。4.會計檔案：按照會計憑證、賬簿、報表等類別進行分類，按年度順序排列，編制會計檔案目錄。5.聲像檔案：按照內(nèi)容、時間等進行分類，注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、事由等信息，同時進行數(shù)字化存儲。6.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)遠離易燃、易爆物品存放地，與食堂、衛(wèi)生間等可能產(chǎn)生污染的區(qū)域保持一定距離。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.檔案柜、檔案架應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和查找，檔案盒應(yīng)采用符合質(zhì)量要求的無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄，做到賬物相符。2.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，對檔案的查閱、借閱情況進行登記，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)、本單位的實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面審查、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員以及檔案專家組成，負責對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、來源、作用等因素，確定檔案的保管期限。2.參考國家和本地區(qū)、本單位制定的檔案保管期限表，結(jié)合實際情況進行綜合判斷。3.對涉及重要歷史事件、重大決策、核心業(yè)務(wù)等方面的檔案，應(yīng)適當延長保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)本地區(qū)、本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀情況報告本地區(qū)、本單位主管領(lǐng)導(dǎo)。5.已銷毀的檔案應(yīng)在檔案管理賬目和檢索工具中注明，并永久保存檔案銷毀記錄。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)開展檔案利用工作，保障檔案利用者的合法權(quán)益。2.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護國家和單位的安全與利益。3.以服務(wù)為宗旨，積極主動地為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。（二）利用范圍1.本地區(qū)、本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱相關(guān)檔案。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱有關(guān)檔案。（三）利用方式1.查閱：利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，并要求借閱者妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案資料，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進行審核和登記，確保復(fù)制件與原件一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（四）利用手續(xù)辦理1.本地區(qū)、本單位內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)本地區(qū)、本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，按照規(guī)定程序辦理查閱、借閱手續(xù)。（五）利用監(jiān)督與反饋1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案利用工作的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正利用過程中存在的問題。2.建立檔案利用反饋機制，收集利用者對檔案利用工作的意見和建議，不斷改進檔案利用服務(wù)工作。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案信息資源的開發(fā)利用效率，為各項工作提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對各類檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本地區(qū)、本單位的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息的快速傳遞和共享，同時與外部網(wǎng)絡(luò)進行安全隔離，確保檔案信息安全。4.安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息化安全保障制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻、入侵檢測等安全技術(shù)措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（三）數(shù)據(jù)管理1.加強電子檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理，確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和規(guī)范性。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，并異地存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對電子檔案數(shù)據(jù)進行分類存儲和管理，建立數(shù)據(jù)索引和檢索目錄，方便利用