PAGE海河流域檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)海河流域檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在流域管理、決策支持、資源保護(hù)與利用等方面的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合海河流域?qū)嶋H情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于海河流域內(nèi)各級(jí)管理機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位以及與海河流域相關(guān)的各類活動(dòng)中形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則海河流域檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的檔案流失或管理混亂。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案應(yīng)如實(shí)反映海河流域各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取有效措施確保檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案泄密、丟失和損壞。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案服務(wù)流域管理和社會(huì)發(fā)展的效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置海河流域設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)流域內(nèi)的檔案管理工作。各直屬單位、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置相應(yīng)的檔案管理崗位或部門，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善海河流域檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)海河流域各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督流域內(nèi)各單位的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.參與海河流域重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)形成和規(guī)范整理。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。6.做好檔案安全保密工作，制定安全保密措施，定期進(jìn)行安全檢查，確保檔案實(shí)體和信息安全。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，應(yīng)同步形成規(guī)范的檔案資料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍海河流域檔案收集范圍包括但不限于以下方面：1.流域規(guī)劃、政策法規(guī)、行政管理等方面的文件資料。2.水資源監(jiān)測(cè)、水文數(shù)據(jù)、水質(zhì)檢測(cè)等業(yè)務(wù)工作形成的檔案。3.水利工程建設(shè)、運(yùn)行管理、維護(hù)維修等項(xiàng)目檔案。4.防汛抗旱、應(yīng)急處置等工作中產(chǎn)生的各類文件、預(yù)案、記錄等。5.科研項(xiàng)目、技術(shù)創(chuàng)新等活動(dòng)形成的檔案資料。6.與國(guó)內(nèi)外相關(guān)機(jī)構(gòu)、單位的合作交流文件。7.其他與海河流域管理相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，字跡工整，簽字蓋章齊全，載體符合要求。3.對(duì)于重要的文件資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。（三）歸檔時(shí)間1.一般情況下，各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案資料整理歸檔，并移交檔案管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、緊急事件等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。2.編制檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.將整理好的檔案資料連同移交清單一并移交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給移交部門進(jìn)行整改。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法海河流域檔案采用年度機(jī)構(gòu)問題分類法進(jìn)行分類。1.年度分類將檔案按其形成年度進(jìn)行劃分，每個(gè)年度內(nèi)的檔案再按機(jī)構(gòu)和問題進(jìn)行細(xì)分。2.機(jī)構(gòu)分類按照海河流域內(nèi)各管理機(jī)構(gòu)、直屬單位、分支機(jī)構(gòu)等進(jìn)行分類，明確不同機(jī)構(gòu)形成的檔案歸屬。3.問題分類根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題，將檔案分為綜合管理、水資源管理、水利工程管理、防汛抗旱、科研與技術(shù)等若干類別。（三）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。編號(hào)格式如下：[年度代碼][機(jī)構(gòu)代碼][問題代碼][流水號(hào)]1.年度代碼：采用四位數(shù)字表示檔案形成年度，如“2023”。2.機(jī)構(gòu)代碼：根據(jù)各機(jī)構(gòu)在海河流域管理體系中的代碼進(jìn)行編制，確保每個(gè)機(jī)構(gòu)代碼唯一。3.問題代碼：按照問題分類設(shè)置相應(yīng)代碼，如“01”表示綜合管理，“02”表示水資源管理等。4.流水號(hào)：按檔案在每個(gè)類別中的排列順序依次編號(hào)，從“001”開始。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案內(nèi)容，簡(jiǎn)明扼要，便于查找。3.日期應(yīng)填寫檔案形成的年、月、日。4.責(zé)任者應(yīng)明確檔案的形成部門或個(gè)人。5.保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，按照相關(guān)規(guī)定確定。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存儲(chǔ)在不同地點(diǎn)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和恢復(fù)測(cè)試。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型進(jìn)行分類存放，同時(shí)建立相應(yīng)目錄，注明檔案主題、形成時(shí)間、來源等信息。（四）檔案保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)破損、褪色等情況及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對(duì)聲像檔案進(jìn)行定期播放檢查，確保影像清晰、聲音完整。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案在借閱過程中受到損壞。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家和檔案管理人員組成鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)于反映海河流域重要?dú)v史事件、重大決策、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等具有重要查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保存。3.對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長(zhǎng)期或短期保存。長(zhǎng)期保存期限一般為16年至50年，短期保存期限一般為5年以下。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的數(shù)據(jù)進(jìn)行逐卷審查，填寫檔案鑒定表，提出鑒定意見。3.根據(jù)鑒定意見，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。4.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（五）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并指定專人監(jiān)銷，確保銷毀徹底。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)清除或物理銷毀，并做好記錄。3.聲像檔案的銷毀應(yīng)根據(jù)載體類型選擇合適的方式，確保信息不可恢復(fù)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計(jì)數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如檔案查閱人次、查閱文件數(shù)量、利用效果等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：如檔案庫房面積、設(shè)備使用情況、檔案完好率等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。（三）檢索工具1.編制紙質(zhì)檔案目錄、全宗指南、專題索引等檢索工具，方便檔案查閱。2.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞、分類號(hào)、題名等多種方式進(jìn)行檢索，提高檢索速度和精準(zhǔn)度。八、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.在確保檔案安全保密的前提下，積極提供檔案利用服務(wù)，滿足海河流域管理、科研、社會(huì)等各方面的需求。2.遵循方便利用、依法依規(guī)的原則，嚴(yán)格履行檔案查閱審批手續(xù)。（二）利用范圍1.海河流域內(nèi)各單位因工作需要查閱檔案。2.科研機(jī)構(gòu)、高校等因研究海河流域相關(guān)問題查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政部門因辦理案件、履行職責(zé)需要查閱檔案。4.其他符合法律法規(guī)規(guī)定的檔案利用需求。（三）利用程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.查閱