PAGE檔案工作四參加制度一、總則（一）目的為加強公司檔案工作的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的重要作用，特制定本檔案工作四參加制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案工作合法合規(guī)開展。2.全面覆蓋原則涵蓋公司各類業(yè)務活動中形成的各種載體的檔案，保證檔案的完整性。3.及時準確原則檔案的形成、收集、整理等環(huán)節(jié)要及時、準確，確保檔案信息真實可靠。4.有效利用原則注重檔案的開發(fā)利用，提高檔案服務公司發(fā)展的效能。二、檔案工作四參加制度的具體內容（一）參加產品生產、科研項目的鑒定活動1.職責分工檔案管理部門應提前介入產品生產、科研項目，明確專人負責與項目負責人溝通協(xié)調，了解項目進展情況及檔案形成計劃。項目負責人負責組織項目團隊，在項目實施過程中按照檔案管理要求同步開展文件材料的收集、整理工作。2.工作要求在產品生產、科研項目鑒定前，檔案管理部門要督促項目負責人對項目文件材料進行全面清查，確保文件材料齊全、完整、準確。檔案管理人員應參與鑒定會議，對項目檔案的質量進行審核，提出意見和建議，確保檔案能夠準確反映項目全貌和成果。對于鑒定過程中發(fā)現(xiàn)的檔案問題，要及時組織整改，整改完成后重新提交審核，直至符合檔案管理要求。3.檔案整理與歸檔項目鑒定通過后，項目負責人應按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對項目文件材料進行系統(tǒng)整理，編制卷內目錄、備考表等。整理好的項目檔案應及時移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)，檔案管理部門要對接收的檔案進行再次審核，確保歸檔質量。（二）參加設備開箱驗收活動1.前期準備檔案管理部門收到設備采購合同及相關文件后，應及時了解設備情況，明確檔案收集范圍和要求。設備采購部門在設備到貨前，通知檔案管理部門參加開箱驗收。2.驗收過程檔案管理人員與設備采購人員、技術人員、使用部門人員共同參加設備開箱驗收。重點檢查設備隨機文件，包括設備說明書、操作手冊、合格證、保修卡等是否齊全，文件內容是否完整、準確。對設備隨機文件進行分類、編號，填寫設備開箱驗收記錄，記錄設備名稱、型號、規(guī)格、數量、隨機文件清單等信息。3.后續(xù)工作驗收結束后，設備采購部門應及時將設備隨機文件移交檔案管理部門，檔案管理部門按照檔案管理制度進行整理、歸檔。對于設備在使用過程中產生的技術改造、維修等文件材料，使用部門應及時收集，定期移交檔案管理部門。（三）參加基建工程竣工驗收活動1.檔案管理部門職責在基建工程立項階段，檔案管理部門應向建設單位提供檔案管理方面的指導和要求，明確基建工程檔案的歸檔范圍、保管期限等。全過程跟蹤基建工程建設進度，定期與建設單位、施工單位、監(jiān)理單位溝通，了解工程檔案形成情況。2.驗收參與在基建工程竣工驗收前，檔案管理部門要組織對基建工程檔案進行預驗收。預驗收內容包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性，檔案整理質量，檔案保管條件等。對預驗收中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時下達整改通知書，要求建設單位督促施工單位限期整改。3.竣工驗收基建工程竣工驗收時，檔案管理部門作為驗收組成員參與驗收工作。對基建工程檔案進行審查，重點檢查工程前期文件、施工過程文件、竣工圖等是否齊全、完整、準確，是否符合檔案管理要求。經驗收合格的基建工程檔案，由建設單位按照規(guī)定向檔案管理部門移交。（四）參加重要會議、重大活動1.會議、活動前辦公室或相關組織部門在重要會議、重大活動籌備階段，應及時通知檔案管理部門。檔案管理部門安排專人負責，了解會議、活動主題、議程、參與人員等基本情況，制定檔案收集方案。2.會議、活動中檔案管理人員現(xiàn)場收集會議、活動過程中形成的文件材料，包括會議通知、議程安排、領導講話、會議紀要、活動照片、錄像等。對收集到的文件材料進行初步整理，確保材料的真實性和完整性。3.會議、活動后會議、活動結束后，檔案管理人員要及時對收集的文件材料進行全面整理，按照檔案分類標準進行分類、編號、編目。將整理好的會議、活動檔案移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)，檔案管理部門進行妥善保管和利用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類產品生產、科研項目文件材料，包括項目立項報告、研究方案、實驗數據、成果報告等。2.設備采購、安裝、調試、運行過程中形成的文件材料，如采購合同、設備說明書、驗收報告、維修記錄等。3.基建工程從項目規(guī)劃到竣工驗收各階段產生的文件材料，包括可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗收文件等。4.重要會議、重大活動形成的文件材料，如會議通知、議程、講話材料、紀要、活動照片、視頻等。5.公司行政管理、財務管理、人力資源管理等各項業(yè)務活動中產生的文件材料，如公文、合同、報表、人事檔案等。（二）收集要求1.及時性各部門及相關人員應在文件材料形成后及時收集，確保檔案的時效性。2.完整性收集的文件材料應齊全完整，能夠全面反映業(yè)務活動的全過程。3.準確性文件材料內容要真實準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類按照公司檔案分類方案，將檔案分為行政管理類、經營管理類、生產技術類、產品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等類別。2.編號對每一類檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.編目編制卷內文件目錄，包括序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目，準確反映卷內文件的基本信息。4.裝訂對紙質檔案進行規(guī)范化裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊美觀。四、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，裝具應符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限根據國家有關規(guī)定和公司實際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、定期（30年、10年）。（三）保護措施1.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有破損、霉變、褪色等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行修復或處理。2.對電子檔案進行定期備份，備份存儲介質應異地存放，確保電子檔案的安全性。3.加強檔案庫房的溫濕度管理，配備溫濕度調節(jié)設備，使庫房溫濕度符合檔案保管要求。五、檔案的利用與服務（一）利用范圍公司內部各部門因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或相關業(yè)務需要，經公司批準后可查閱相關檔案。（二）利用流程1.內部利用部門查閱、借閱檔案，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、查閱期限等。申請表經部門負責人簽字后，提交檔案管理部門審核。檔案管理部門審核通過后，為利用者提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記記錄。2.外部利用外部單位查閱檔案，需提交查閱申請函，說明查閱原因、查閱內容等。申請函經公司分管領導批準后，檔案管理部門按照規(guī)定提供查閱服務，并對查閱過程進行監(jiān)督。涉及檔案復制的，應按照公司規(guī)定辦理相關手續(xù)，收取復制費用。（三）服務要求1.檔案管理人員應熱情接待檔案利用者，及時、準確地提供所需檔案。2.對檔案利用情況進行跟蹤，確保檔案按時歸還，如有逾期未還情況，及時催還。3.不斷優(yōu)化檔案利用服務流程，提高服務效率和質量。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對公司各部門檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、保管、利用等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.將檔案工作納入公司績效考核體系，對各部門檔案工作進行量化考核。2.考核指標包括檔案收集完整性