PAGE教育系統(tǒng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教育系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教育教學(xué)、管理及研究等工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合教育系統(tǒng)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)各類(lèi)學(xué)校、教育行政部門(mén)及相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則教育系統(tǒng)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性與完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映教育教學(xué)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整無(wú)缺。3.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密及個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高檔案的服務(wù)效能。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)教育系統(tǒng)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)本系統(tǒng)檔案的綜合管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)及下屬單位形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全、完整。2.檔案保管做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.檔案檢索與利用建立健全檔案檢索體系，為檔案利用者提供高效、便捷的檢索服務(wù)。積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為教育教學(xué)、管理及研究等工作提供有力支持。4.檔案鑒定與銷(xiāo)毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地反映檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析總結(jié)，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。（三）各部門(mén)職責(zé)1.形成部門(mén)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)工作中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的質(zhì)量，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門(mén)移交檔案。2.協(xié)助部門(mén)在檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)下，各部門(mén)應(yīng)積極協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作，提供必要的支持和配合。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)教育系統(tǒng)檔案分為以下十大類(lèi)：1.黨群工作類(lèi)包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的文件材料。2.行政管理類(lèi)涵蓋學(xué)校行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等方面的文件材料。3.教學(xué)管理類(lèi)涉及教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程安排、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等教學(xué)管理工作的文件材料。4.學(xué)生管理類(lèi)包含學(xué)生學(xué)籍管理、學(xué)生獎(jiǎng)懲、學(xué)生思想政治教育、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐等方面的文件材料。5.教師業(yè)務(wù)類(lèi)主要有教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、教師培訓(xùn)、教師考核、教師職稱(chēng)評(píng)定等方面的文件材料。6.招生就業(yè)類(lèi)包括招生計(jì)劃、招生錄取、畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)等方面的文件材料。7.教育科研類(lèi)涉及教育科研項(xiàng)目申報(bào)、研究成果、學(xué)術(shù)交流等方面的文件材料。8.基建檔案類(lèi)包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面的文件材料。9.設(shè)備檔案類(lèi)涵蓋學(xué)校教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、實(shí)驗(yàn)設(shè)備等各類(lèi)設(shè)備的購(gòu)置、使用、維護(hù)等方面的文件材料。10.聲像檔案類(lèi)包括學(xué)校在教學(xué)、管理、活動(dòng)等過(guò)程中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)方法采用年度類(lèi)別保管期限流水號(hào)的編號(hào)方法。例如：2023XZ長(zhǎng)期001，表示2023年行政管理類(lèi)長(zhǎng)期保管的第1份檔案。2.編號(hào)規(guī)則年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。類(lèi)別：用大寫(xiě)字母表示檔案的類(lèi)別，如黨群工作類(lèi)用“DQ”表示，行政管理類(lèi)用“XZ”表示等。保管期限：用漢字表示檔案的保管期限規(guī)定，如“長(zhǎng)期”“短期”“永久”等。流水號(hào)：用三位數(shù)字表示同一類(lèi)別、同一保管期限檔案的順序號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.收集時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在每年的上半年完成上一年度文件材料的收集工作，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。對(duì)于重要的、緊急的文件材料，應(yīng)隨時(shí)收集并移交。3.收集要求收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。電子文件應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行整理和保存。（二）檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、組卷、編目等工作。紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、裝盒等整理；電子文件應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)、建立索引等整理；聲像資料應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)編目、標(biāo)注說(shuō)明等整理。3.整理流程分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料分為相應(yīng)的類(lèi)別。組卷：將同一類(lèi)別的文件材料按照一定的原則和方法組成案卷。編目：對(duì)案卷進(jìn)行編號(hào)、編制目錄等，便于檢索和利用。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，保證檔案保管環(huán)境的適宜。（三）檔案存放按照檔案分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案排列上架存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放位置。（四）檔案保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和教育系統(tǒng)實(shí)際情況確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）和短期（15年以下）三種。（五）檔案清查定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案的檢索與利用（一）檢索工具建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、全宗指南、專(zhuān)題索引等檢索工具，方便檔案利用者查找檔案信息。同時(shí)，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)建立電子檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檢索效率。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可根據(jù)需要查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制根據(jù)檔案利用者的需求，檔案管理部門(mén)可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及檔案專(zhuān)家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作，并對(duì)鑒定結(jié)果負(fù)責(zé)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定和實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)考慮檔案的內(nèi)容是否具有歷史查考價(jià)值、是否反映教育系統(tǒng)工作的真實(shí)情況、是否對(duì)教育教學(xué)、管理及研究等工作具有參考作用等因素。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理部門(mén)對(duì)到期檔案進(jìn)行初步審查，提出擬銷(xiāo)毀檔案的清單。2.小組鑒定檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐一鑒定，確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.審批經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施對(duì)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。銷(xiāo)毀后，應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)教育系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、檢索、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析、備份等功能，并確保數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）電子檔案管理加強(qiáng)電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息，便于長(zhǎng)期保存和利用。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息化安全保障建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理，確保不同人員對(duì)檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限符合規(guī)定要求。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查教育系統(tǒng)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，定期對(duì)各單位檔案管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行自查，不斷完善檔案管理工作。（二）考核評(píng)價(jià)建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將