PAGE審批局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)審批局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在審批工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審批局各部門(mén)及全體工作人員在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由審批局檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映審批工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的齊全完整，按照一定的分類(lèi)體系進(jìn)行整理，使其具有系統(tǒng)性。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)全局檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本局檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目等工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.開(kāi)展檔案的鑒定工作，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地反映檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等。6.積極提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)為各部門(mén)和人員查閱檔案提供便利。7.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全局檔案管理水平。（三）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的形成、積累和初步整理工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案移交檔案管理部門(mén)，并協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、鑒定等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在工作中妥善保管檔案，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.審批業(yè)務(wù)文件：包括審批事項(xiàng)的申請(qǐng)材料、審批流程記錄、審批決定文件等。2.內(nèi)部管理文件：如工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。3.各類(lèi)報(bào)表：統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)表等。4.重要活動(dòng)文件：如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、重大項(xiàng)目審批活動(dòng)等形成的文件資料。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料。6.電子檔案：與審批業(yè)務(wù)相關(guān)的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)保持文件的原貌，不得擅自涂改、剪裁、抽取文件內(nèi)容。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為審批業(yè)務(wù)類(lèi)、行政管理類(lèi)、聲像檔案類(lèi)、電子檔案類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序存放檔案。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃，濕度控制在45%60%。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、堆放雜物等。（三）檔案的存放方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序存放在檔案柜或檔案架上，便于查找和利用。2.聲像檔案應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間順序整理存放，并注明相關(guān)信息。3.電子檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立相應(yīng)的索引目錄。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合審批局的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等因素，確定檔案的保管期限。2.對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查，提出存毀意見(jiàn)。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)審批局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷(xiāo)，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照上級(jí)主管部門(mén)的要求，及時(shí)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）檢索工具1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，作為檔案檢索的基本工具。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)檢索。通過(guò)錄入檔案的相關(guān)信息，如題名、日期、編號(hào)等，方便快捷地查詢(xún)檔案。3.制作檔案檢索指南，向利用者介紹檔案檢索的方法和途徑，提高檔案利用效率。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供利用，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.方便快捷原則，盡量滿(mǎn)足利用者的需求，提高檔案利用效率。3.安全保密原則，在提供檔案利用的過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。（二）利用范圍及方式1.利用范圍：本局工作人員因工作需要查閱檔案；外單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)審批局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.利用方式：查閱紙質(zhì)檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室；查閱電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行操作。（三）利用手續(xù)1.使用人員需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為使用人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。（四）檔案的借閱1.本局工作人員因工作需要借閱檔案，須填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損檔案，不得擅自將檔案帶出本局。4.檔案管理人員應(yīng)定期催還借閱的檔案，確保檔案按時(shí)歸還。（五）檔案的復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案，須填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制的內(nèi)容、目的、份數(shù)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并注明復(fù)制日期。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢(xún)和利用，方便本局工作人員和外單位人員查閱檔案。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合審批局檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)錄入和更新檔案信息。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格遵守檔案信息化管理的安全規(guī)定，防止檔案信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.建立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入各部門(mén)的績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)