PAGE同煤檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)同煤檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于同煤集團(tuán)各部門、各下屬單位及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：同煤檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案管理工作，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定公司各類檔案，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。6.監(jiān)督、指導(dǎo)各部門和下屬單位的檔案管理工作，定期進(jìn)行檢查和考核。（二）各部門及下屬單位檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及下屬單位檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交檔案，并辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本部門及下屬單位檔案的日常保管和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，確保檔案安全。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類同煤檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類：包括公司行政事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督、法律事務(wù)、安全保衛(wèi)等方面的文件材料。3.經(jīng)營(yíng)管理類：包括企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、物資管理、設(shè)備管理、技術(shù)創(chuàng)新等方面的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括煤炭生產(chǎn)、地質(zhì)勘探、礦井建設(shè)、機(jī)電運(yùn)輸、通風(fēng)安全、選煤加工等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括礦井建設(shè)、地面建筑、技術(shù)改造、環(huán)保工程等項(xiàng)目的文件材料。6.科研項(xiàng)目類：包括公司承擔(dān)的各類科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收等方面的文件材料。7.教育培訓(xùn)類：包括員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等方面的文件材料。8.外事工作類：包括公司對(duì)外交往、合作項(xiàng)目、出國(guó)考察等方面的文件材料。9.會(huì)計(jì)檔案類：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。10.職工檔案類：包括員工個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、工資待遇、獎(jiǎng)懲情況等方面的文件材料。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的四級(jí)編號(hào)方法。2.全宗號(hào)：由檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表同煤集團(tuán)檔案全宗。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置，每類檔案編一個(gè)目錄號(hào)。4.案卷號(hào)：在每類檔案的目錄下，按案卷順序編流水號(hào)。5.件號(hào)：在案卷內(nèi)，按文件材料的排列順序編流水號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門及下屬單位應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門及下屬單位在工作中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等資料。（二）收集要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.電子文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。3.聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.立卷歸檔：將同一類別的文件材料按照文件形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列，組成案卷，并編制案卷目錄。3.裝訂編目：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，編寫頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)目錄、備考表等，并填寫案卷封面。4.電子文件整理：對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子文件的有序管理。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、異地存放等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。六、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換等。2.借閱：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。3.借閱的檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如發(fā)生丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.定期鑒定：每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面鑒定，確定檔案的保管期限。2.隨時(shí)鑒定：對(duì)已到期或失去保存價(jià)值的檔案，及時(shí)進(jìn)行鑒定處理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)存檔。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.根據(jù)