PAGE人事檔案三合一制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高人事管理工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的個人信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集員工各類人事資料，確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事檔案信息安全，防止檔案信息泄露，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、傳播檔案內(nèi)容。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、業(yè)績變化等情況，及時更新人事檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、人事檔案的內(nèi)容（一）個人基本信息1.身份證明：包括身份證、戶口本等復(fù)印件。2.學(xué)歷學(xué)位：學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件。3.入職信息：入職申請表、勞動合同等。（二）工作經(jīng)歷1.工作履歷：詳細(xì)記錄員工歷任工作單位、職位、工作時間等信息。2.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加各類培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)名稱、時間、機(jī)構(gòu)等。（三）考核評價1.績效考核記錄：各年度、季度績效考核結(jié)果及評價意見。2.獎懲記錄：獲得的獎勵和處罰情況，包括獎勵名稱、時間、原因，處罰類型、時間、原因等。（四）薪資福利1.薪資調(diào)整記錄：每次薪資調(diào)整的時間、幅度、原因等。2.福利享受情況：如社保、公積金、帶薪年假、病假等相關(guān)記錄。（五）職業(yè)發(fā)展1.晉升記錄：晉升時間、職位等信息。2.職業(yè)規(guī)劃資料：員工個人職業(yè)規(guī)劃書及相關(guān)溝通記錄。三、人事檔案的收集與整理（一）收集渠道1.員工入職時提交：新員工在入職手續(xù)辦理過程中，按照要求提交個人基本信息及相關(guān)證明材料。2.部門定期報送：各部門指定專人負(fù)責(zé)收集本部門員工的工作業(yè)績、獎懲等相關(guān)資料，定期報送至人事檔案管理部門。3.員工主動補(bǔ)充：員工個人如有新的學(xué)歷提升、獲得重要獎勵等信息，應(yīng)及時主動提交至人事檔案管理部門。（二）整理要求1.分類清晰：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如個人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價等，每類設(shè)立相應(yīng)的文件夾或檔案盒。2.編號規(guī)范：為每份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、序號等信息，便于查詢和管理。3.資料排序：各類資料按照時間順序或重要程度進(jìn)行排序，確保檔案資料邏輯清晰。4.裝訂整齊：對紙張較多的資料進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀，便于長期保存。四、人事檔案的保管（一）保管場所1.專用檔案室：設(shè)立專門的人事檔案檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案柜：配備足夠數(shù)量的檔案柜，用于存放人事檔案，檔案柜應(yīng)分類標(biāo)識，便于查找。（二）保管期限1.永久保存：員工的重要人事資料，如身份證、學(xué)歷學(xué)位證書、勞動合同等，應(yīng)永久保存。2.定期保存：其他人事資料根據(jù)其重要性和時效性確定保存期限，一般為[X]年，到期后經(jīng)審核可進(jìn)行銷毀處理。（三）安全管理1.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案安全。2.門禁管理：檔案室安裝門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入，進(jìn)入檔案室需進(jìn)行登記。3.環(huán)境監(jiān)控：安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案室環(huán)境進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，防止發(fā)生安全事故。4.定期檢查：定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變等情況，及時采取措施進(jìn)行處理。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部因工作需要查閱人事檔案的，需填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到人事檔案管理部門查閱。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的內(nèi)容，不得查閱與工作無關(guān)的個人隱私信息。專業(yè)技術(shù)人員因職稱評定、項(xiàng)目申報等需要查閱檔案的，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人審核同意后查閱。2.外部查閱：因司法機(jī)關(guān)、政府部門等依法需要查閱人事檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或正式函件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人事檔案管理部門指定專人陪同查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)規(guī)定，不得泄露檔案信息。（二）借閱流程1.借閱申請：員工因工作需要借閱人事檔案的，需填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等信息。2.審批流程：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人事部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱登記：借閱人在借閱檔案時應(yīng)進(jìn)行登記，記錄借閱時間、檔案名稱、借閱人姓名等信息。4.歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。六、人事檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立人事檔案管理系統(tǒng)：利用信息技術(shù)建立公司人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。2.數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）信息安全1.用戶權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對人事檔案管理系統(tǒng)的訪問，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能登錄系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)操作。2.數(shù)據(jù)備份：定期對人事檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.安全防護(hù)：安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵，保障人事檔案信息安全。七、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)出1.員工離職轉(zhuǎn)出：員工離職時，人事檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定及時辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。轉(zhuǎn)出檔案時，應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，密封檔案并加蓋公章，通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞至新的工作單位或檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案轉(zhuǎn)遞記錄：對每次檔案轉(zhuǎn)遞的時間、接收單位、轉(zhuǎn)遞方式等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查詢。（二）轉(zhuǎn)入1.新員工入職轉(zhuǎn)入：新員工入職時，如原有人事檔案，應(yīng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)入手續(xù)。接收檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容與轉(zhuǎn)遞通知單信息是否一致，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與原檔案管理機(jī)構(gòu)溝通解決。2.審核歸檔：對轉(zhuǎn)入的人事檔案進(jìn)行審核，審核無誤后按照檔案整理要求進(jìn)行歸檔保存。八、人事檔案的審核與更新（一）定期審核1.審核周期：每年定期對人事檔案進(jìn)行全面審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.審核內(nèi)容：審核檔案中的各項(xiàng)信息是否與實(shí)際情況相符，檔案資料是否齊全，檔案整理是否規(guī)范等。3.問題處理：對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，如信息錯誤、資料缺失等，及時通知相關(guān)人員進(jìn)行更正或補(bǔ)充，確保檔案質(zhì)量。（二）動態(tài)更新1.實(shí)時更新：根據(jù)員工的工作變動、業(yè)績變化、獎懲情況等，及時更新人事檔案內(nèi)容。如員工晉升、調(diào)崗、獲得新的獎勵等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)信息錄入檔案。2.信息