PAGE文書檔案制度化建設(shè)一、總則（一）目的為加強公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司文書檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。歸檔的文書檔案應(yīng)真實反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則。全面收集、整理公司在各項活動中形成的各類文書檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的文書檔案進行妥善保管，防止泄密。二、文書檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司文書檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)各部門文書檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司文書檔案，建立健全檔案管理臺賬，做好檔案的分類、編號、裝訂、上架等工作。4.負責檔案的查閱、借閱、利用服務(wù)工作，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱審批制度。5.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。7.負責對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核。（二）各部門職責1.負責本部門文書檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴格按照公司文書檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的保管和保密工作。4.積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、文書檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)來文，包括指示、通知、通報、批復(fù)等。2.公司發(fā)出的各類文件，如決定、通知、報告、請示等。3.公司內(nèi)部形成的各類會議文件、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司員工的個人檔案材料，如履歷表、考核表、獎懲材料等。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件完整，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時進行修補或復(fù)制。3.對電子文件應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照文書檔案的內(nèi)容和形式，分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等十大類。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：將每份文件材料按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級等內(nèi)容。四、文書檔案的歸檔（一）歸檔時間1.當年形成的文書檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.跨年度的文件材料，應(yīng)在辦結(jié)后的次年上半年歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進行檢查、核對，確認無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.將歸檔后的檔案按照編號順序上架存放。五、文書檔案的保管（一）保管期限文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至15年。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。（三）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、文書檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案的安全。2.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報綜合管理部門審批。3.查閱檔案應(yīng)在指定的檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。（二）借閱原則1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報綜合管理部門審批。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。（三）查閱與借閱審批1.查閱檔案由綜合管理部門負責人審批。2.借閱檔案由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）查閱與借閱登記1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記臺賬，詳細記錄查閱、借閱的時間、內(nèi)容、人員等信息。2.查閱、借閱登記臺賬應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和準確性。2.鑒定工作應(yīng)在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，由綜合管理部門組織，相關(guān)部門人員參加。（二）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價值、保管狀況等進行全面審查。2.征求檔案形成部門和相關(guān)人員的意見。3.根據(jù)審查結(jié)果，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由綜合管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，注明銷毀日期。八、電子文件管理（一）電子文件收集1.各部門應(yīng)及時收集本部門形成的電子文件，并確保其真實、完整、準確。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，如PDF、DOC、XLS等。（二）電子文件整理1.按照文書檔案的分類標準，對電子文件進行分類整理。2.對電子文件進行編號、命名，確保其唯一性和系統(tǒng)性。（三）電子文件歸檔1.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，歸檔時應(yīng)將電子文件存儲到光盤、磁帶等存儲介質(zhì)上，并制作相應(yīng)的目錄清單。2.電子文件的存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進行檢查和維