PAGE物業(yè)檔案管理制度標(biāo)書一、總則（一）目的物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分，為加強物業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在物業(yè)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所管理的各類物業(yè)項目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映物業(yè)管理活動的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集物業(yè)管理過程中形成的各類文件、資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及業(yè)主隱私、公司機密等重要檔案，嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.制定和完善物業(yè)檔案管理的各項規(guī)章制度，并組織實施。3.負責(zé)物業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。4.定期對物業(yè)檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在物業(yè)管理活動中形成的文件、資料的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將應(yīng)歸檔的文件、資料送交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)項目規(guī)劃設(shè)計文件，包括規(guī)劃圖、建筑設(shè)計圖、配套設(shè)施設(shè)計圖等。2.物業(yè)承接查驗資料，如物業(yè)交接記錄、設(shè)施設(shè)備清單、質(zhì)量驗收報告等。3.業(yè)主及住戶資料，包括業(yè)主登記表、身份證復(fù)印件、聯(lián)系方式、房屋產(chǎn)權(quán)證明等。4.物業(yè)服務(wù)合同、協(xié)議及相關(guān)文件。5.物業(yè)維修、養(yǎng)護、更新記錄，如維修工單、養(yǎng)護計劃、設(shè)備更新記錄等。6.安全管理資料，包括出入登記、巡邏記錄、監(jiān)控視頻等。7.環(huán)境衛(wèi)生管理資料，如清潔記錄、消殺記錄等。8.財務(wù)管理資料，如收費記錄、成本核算報表等。9.其他與物業(yè)管理相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件、資料的收集工作，確保收集及時、完整。2.收集的文件、資料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集到的文件、資料應(yīng)進行分類整理，初步確定保管期限。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進行分類，一般分為綜合管理類、房屋及共用設(shè)施設(shè)備類、環(huán)境衛(wèi)生類、安全管理類、客戶服務(wù)類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號名稱、日期、保管期限等，以便快速檢索。4.裝訂：對紙張較小、零散的文件進行裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在文件、資料形成后的規(guī)定時間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認。（二）保管期限1.物業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括物業(yè)項目規(guī)劃設(shè)計文件、物業(yè)承接查驗資料、物業(yè)服務(wù)合同等重要文件。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，包括物業(yè)維修、養(yǎng)護、更新記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，如環(huán)境衛(wèi)生管理資料、安全管理資料等。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.需要查閱重要檔案或涉及業(yè)主隱私、公司機密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位或個人查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等。2.部門負責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)對查閱申請表進行審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供檔案供查閱人員查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，不得損害公司和業(yè)主的利益。2.檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部管理和對外服務(wù)提供檔案利用服務(wù)，提高檔案的利用價值。3.對利用檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋，以便采取措施進行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進行全面審查。2.根據(jù)檔案的鑒定標(biāo)準，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門按照銷毀清單，對擬銷毀的檔案進行清點核對。2.采用焚燒、粉碎等方式對檔案進行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，由檔案管理部門負責(zé)人和監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.通過檔案信息化管理，提高檔案管理的效率和水平，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、管理和利用。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，建立電子檔案管理系統(tǒng)。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。4.定期對電子檔案進行備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進行審計，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度的要求。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價制度，對各部門的檔案管理工作進行量化考核。2.考核內(nèi)容包括檔案