PAGE檔案制度流程模板圖解書一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案制度流程模板圖解書。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個階段形成的各類檔案。4.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行保密管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度及流程。2.集中管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂和上架，確保檔案存放有序。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，提供檔案管理培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。（二）各部門檔案管理員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理制度及流程，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等操作。3.定期向檔案管理部門報送本部門檔案目錄及相關(guān)統(tǒng)計報表。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、鑒定和銷毀工作。5.負責(zé)本部門檔案的日常借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全。（三）員工檔案管理職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管個人在工作中形成的各類文件資料，并及時移交本部門檔案管理員。2.在檔案利用過程中，應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、銷毀檔案。3.配合檔案管理部門及本部門檔案管理員開展檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和信息。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織各類文件、通知、報告、會議紀要等。2.人事檔案：涵蓋員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)等資料。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類型，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶服務(wù)檔案等。5.科技檔案：涉及公司/組織科研項目、技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計等方面的資料。6.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等記錄公司/組織活動的資料。7.實物檔案：包括公司/組織獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。2.文書檔案編號格式為：年度+類別代碼+流水號。例如：2023WS001，表示2023年的文書檔案，類別為WS，流水號為001。3.人事檔案編號格式為：員工工號。例如：001，表示工號為001的員工人事檔案。4.財務(wù)檔案編號格式為：年度+會計期間+類別代碼+流水號。例如：2023Q1CW001，表示2023年第一季度的財務(wù)檔案，類別為CW，流水號為001。5.業(yè)務(wù)檔案編號格式根據(jù)業(yè)務(wù)特點自行設(shè)定，但應(yīng)保證編號的唯一性和系統(tǒng)性。6.科技檔案編號格式為：項目編號+類別代碼+流水號。例如：KJ202301001，表示2023年第01個科技項目的檔案，類別為001。7.聲像檔案編號格式為：年度+拍攝時間+主題代碼+流水號。例如：20230501SX001，表示2023年5月1日拍攝的聲像檔案，主題為SX，流水號為001。8.實物檔案編號格式為：年度+實物名稱代碼+流水號。例如：2023SY001，表示2023年獲得的實物檔案，實物名稱為SY，流水號為001。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期收集本部門在工作中形成的各類文件資料。2.檔案收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件（含原件、復(fù)印件）電子文件、照片、錄音、錄像等。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，應(yīng)及時收集并進行專項整理。4.員工離職時，應(yīng)將個人保管的屬于公司/組織的檔案資料全部移交本部門檔案管理員。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.對收集到的檔案進行分類、排序，并按照編號規(guī)則進行編號。3.去除檔案中的金屬物、訂書釘?shù)龋瑢ζ茡p或褪色的文件進行修復(fù)。4.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行裝訂，確保整齊牢固；對于電子檔案，應(yīng)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。5.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查詢和管理。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如文書檔案區(qū)、人事檔案區(qū)、財務(wù)檔案區(qū)等，便于檔案的分類存放。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、年度財務(wù)報告等重要文件。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年、20年不等，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。4.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進行鑒定，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。3.對于電子檔案，應(yīng)定期進行備份，存儲在多種介質(zhì)上，并分別存放于不同地點，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)辦理相關(guān)登記手續(xù)。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要可查閱利用檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作項目等需要查閱利用檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱員工填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。將申請表提交本部門負責(zé)人審批。審批通過后，持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并在查閱登記本上記錄查閱時間、查閱人、檔案名稱等信息。查閱完畢后應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員核對無誤后在查閱登記本上注明歸還時間。2.外部查閱外部單位填寫《檔案查閱申請表》，并提交相關(guān)證明材料。將申請表及證明材料提交公司/組織相關(guān)部門負責(zé)人審核。審核通過后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，外部單位持申請表及介紹信到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案，并在查閱登記本上詳細記錄查閱人、查閱時間、檔案名稱、查閱用途等信息。查閱完畢后，外部單位應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上注明歸還時間。（三）利用限制1.涉及公司/組織機密的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、復(fù)印或帶出檔案庫房。2.檔案利用人員應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.如需對檔案進行復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同相關(guān)部門組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)包括檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財務(wù)部門代表等。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限表及公司/組織實際情況，對檔案進行鑒定。2.鑒定檔案時，應(yīng)審查檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價值，是否已超過保管期限。3.對于涉及公司/組織機密的檔案，即使已超過保管期限，也應(yīng)按照保密規(guī)定進行處理，不得隨意銷毀。（三）銷毀流程1.鑒定小組對檔案進行逐一鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上記錄銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。5.《檔案