PAGE違規(guī)行為檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織管理，規(guī)范員工行為，防范違規(guī)風(fēng)險，維護公司/組織正常運營秩序，特制定本違規(guī)行為檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職人員及勞務(wù)派遣人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準，確保制度合法合規(guī)。2.客觀公正原則：對違規(guī)行為的認定和處理應(yīng)基于客觀事實，做到公平、公正。3.教育與懲戒相結(jié)合原則：注重對違規(guī)員工的教育引導(dǎo)，同時依法依規(guī)給予相應(yīng)懲戒，以達到預(yù)防和糾正違規(guī)行為的目的。二、違規(guī)行為定義與分類（一）違規(guī)行為定義本制度所指違規(guī)行為是指員工違反國家法律法規(guī)、公司/組織規(guī)章制度、職業(yè)道德規(guī)范或崗位職責(zé)要求，給公司/組織造成損害或不良影響的行為。（二）違規(guī)行為分類1.勞動紀律類違規(guī)行為無故曠工、遲到、早退，或在工作時間內(nèi)擅自離崗、串崗。未按規(guī)定履行請假手續(xù)，擅自休假。在工作場所吸煙、飲酒、賭博或從事其他與工作無關(guān)的活動。2.工作績效類違規(guī)行為未能按時完成工作任務(wù)，且無正當(dāng)理由，影響工作進度和質(zhì)量。工作中敷衍塞責(zé)、推諉扯皮，導(dǎo)致工作失誤或延誤。故意隱瞞工作中的重要信息或問題，給公司/組織造成損失。3.財務(wù)類違規(guī)行為未經(jīng)授權(quán)擅自挪用、侵占公司/組織資金或財物。虛報、冒領(lǐng)、騙取公司/組織費用或補貼。違反財務(wù)審批流程，擅自報銷費用。4.廉潔自律類違規(guī)行為接受供應(yīng)商、客戶或其他利益相關(guān)方的賄賂、回扣、禮品或款待，謀取私利。利用職務(wù)之便，為本人或他人謀取不正當(dāng)利益，如介紹業(yè)務(wù)、安排工作等。參與商業(yè)賄賂、不正當(dāng)競爭等違法違規(guī)活動。5.信息安全類違規(guī)行為泄露公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要信息。未經(jīng)授權(quán)訪問、修改、刪除公司/組織信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)。使用未經(jīng)許可的軟件或設(shè)備，導(dǎo)致信息安全風(fēng)險。6.職業(yè)道德類違規(guī)行為對同事、客戶或合作伙伴進行侮辱、誹謗、威脅或惡意攻擊。違反職業(yè)道德規(guī)范，損害公司/組織聲譽。在工作中弄虛作假、欺騙他人。7.其他違規(guī)行為違反國家法律法規(guī)，被依法追究刑事責(zé)任。違反公司/組織其他規(guī)章制度，情節(jié)嚴重的行為。三、違規(guī)行為檔案建立（一）檔案建立主體公司/組織人力資源部門負責(zé)統(tǒng)一建立和管理員工違規(guī)行為檔案。（二）檔案內(nèi)容1.基本信息：包括員工姓名、部門、崗位、入職時間等。2.違規(guī)行為記錄：詳細記錄違規(guī)行為發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、違規(guī)事實描述等。3.證據(jù)材料：附上與違規(guī)行為相關(guān)的書證、物證、證人證言、視聽資料等證據(jù)。4.處理結(jié)果：記錄對違規(guī)行為的認定結(jié)論、處理措施及執(zhí)行情況。5.申訴情況：如員工對違規(guī)行為認定或處理結(jié)果有異議，記錄其申訴內(nèi)容及處理結(jié)果。（三）檔案建立流程1.違規(guī)行為發(fā)現(xiàn)公司/組織內(nèi)部任何部門或個人發(fā)現(xiàn)員工存在違規(guī)行為，應(yīng)及時向人力資源部門報告。人力資源部門接到報告后，應(yīng)進行初步核實。2.調(diào)查取證人力資源部門成立調(diào)查小組，對違規(guī)行為進行深入調(diào)查。調(diào)查小組應(yīng)通過查閱資料、詢問證人、實地查看等方式收集證據(jù)，確保證據(jù)真實、充分。3.認定處理調(diào)查結(jié)束后，人力資源部門根據(jù)調(diào)查結(jié)果，依據(jù)本制度及相關(guān)規(guī)定，對違規(guī)行為進行認定，并提出處理意見。處理意見應(yīng)報公司/組織管理層審批。4.檔案錄入經(jīng)管理層審批同意后，人力資源部門將違規(guī)行為相關(guān)信息錄入員工違規(guī)行為檔案。四、違規(guī)行為檔案管理與維護（一）檔案保管1.員工違規(guī)行為檔案應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種形式保存，確保檔案的完整性和安全性。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，由專人負責(zé)保管，防止檔案丟失、損壞或泄露。（二）檔案查閱1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱員工違規(guī)行為檔案的，應(yīng)填寫《違規(guī)行為檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，查閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。2.外部查閱司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法要求查閱員工違規(guī)行為檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，并經(jīng)公司/組織管理層批準后，由人力資源部門指定專人陪同查閱。外部查閱人員不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。（三）檔案更新1.員工違規(guī)行為檔案應(yīng)定期進行更新，確保檔案信息的時效性。2.如員工再次發(fā)生違規(guī)行為，應(yīng)及時將新的違規(guī)行為記錄及處理結(jié)果補充到檔案中。3.對于已處理的違規(guī)行為，如發(fā)現(xiàn)新的證據(jù)或情況，可能影響原處理結(jié)果的，應(yīng)及時進行復(fù)查，并更新檔案內(nèi)容。五、違規(guī)行為處理（一）處理方式1.警告：對情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予口頭或書面警告，責(zé)令其改正。2.罰款：根據(jù)違規(guī)行為的性質(zhì)和造成的損失，對違規(guī)員工處以一定金額的罰款。3.降職/降薪：對于違規(guī)情節(jié)較重，影響較大的員工，給予降職或降薪處理。4.辭退/解除勞動合同：對嚴重違規(guī)，給公司/組織造成重大損失或不良影響的員工，予以辭退或解除勞動合同。5.法律追究：對于違反國家法律法規(guī)的違規(guī)行為，依法移送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。（二）處理程序1.告知與申辯人力資源部門在對違規(guī)行為進行認定后，應(yīng)及時向違規(guī)員工發(fā)出《違規(guī)行為告知書》，告知其違規(guī)事實、擬處理意見及享有的申辯權(quán)利。違規(guī)員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進行申辯，提交書面申辯材料。2.審核與審批人力資源部門對員工的申辯材料進行審核，并根據(jù)審核情況提出處理建議。處理建議應(yīng)報公司/組織管理層審批。3.處理決定執(zhí)行經(jīng)管理層審批同意后，人力資源部門向違規(guī)員工送達《違規(guī)行為處理決定書》，并監(jiān)督處理決定的執(zhí)行情況。對于涉及經(jīng)濟處罰的，財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定及時執(zhí)行罰款手續(xù)。（三）處理結(jié)果公示1.對于涉及公司/組織重大利益、社會影響較大或具有典型教育意義的違規(guī)行為處理結(jié)果，可在公司/組織內(nèi)部進行公示。2.公示內(nèi)容應(yīng)包括違規(guī)員工姓名、部門、崗位、違規(guī)行為事實、處理結(jié)果等，公示期一般為[X]個工作日。3.公示期間，如有員工對公示內(nèi)容提出異議，人力資源部門應(yīng)進行核實，并將核實結(jié)果及時反饋給相關(guān)人員。六、員工申訴（一）申訴條件員工對違規(guī)行為認定或處理結(jié)果有異議的，可在收到《違規(guī)行為告知書》或《違規(guī)行為處理決定書》之日起[X]個工作日內(nèi)，向公司/組織人力資源部門提出申訴。（二）申訴流程1.提交申訴材料：員工應(yīng)向人力資源部門提交書面申訴材料，說明申訴理由和請求。2.受理與調(diào)查：人力資源部門接到申訴材料后，應(yīng)進行受理登記，并組織相關(guān)人員對申訴事項進行調(diào)查核實。3.申訴處理：人力資源部門根據(jù)調(diào)查結(jié)果，提出申訴處理意見，報公司/組織管理層審批。4.反饋申訴結(jié)果：人力資源部門將申訴處