PAGE小學(xué)文件檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)小學(xué)文件檔案管理，確保學(xué)校文件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于文件檔案的查閱、利用和保管，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門(mén)、各年級(jí)組、各班級(jí)及全體教職工在工作中形成的各類(lèi)文件檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校文件檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中管理，確保文件檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件檔案必須是真實(shí)、可靠的原始材料，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集學(xué)校工作中形成的各類(lèi)文件檔案，確保文件檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密的文件檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化文件檔案管理流程，提高文件檔案的檢索效率，方便教職工查閱利用。二、文件檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類(lèi)文件檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.負(fù)責(zé)文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。4.建立健全文件檔案檢索體系，編制各類(lèi)檢索工具，提高文件檔案的查閱效率。5.定期對(duì)文件檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校決策提供依據(jù)。6.負(fù)責(zé)對(duì)全校教職工進(jìn)行文件檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高教職工的檔案意識(shí)和管理水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理、立卷，并定期移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件檔案管理工作，并接受學(xué)校檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格按照學(xué)校文件檔案管理制度的要求，做好本部門(mén)文件檔案的日常管理工作，確保文件檔案的安全和完整。（三）教職工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守學(xué)校文件檔案管理制度，妥善保管在工作中形成的各類(lèi)文件材料。2.及時(shí)將辦理完畢的文件材料移交本部門(mén)兼職檔案員，不得私自留存。3.積極配合學(xué)校檔案管理部門(mén)的工作，按照要求提供相關(guān)文件檔案資料。三、文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本校有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本校制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。3.本校召開(kāi)的各種會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.本校組織的各類(lèi)教學(xué)、科研、文體活動(dòng)的文件材料，包括活動(dòng)方案、總結(jié)、成果等。5.本校與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。6.本校教職工的人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、榮譽(yù)檔案等。7.本校學(xué)生的學(xué)籍檔案、成績(jī)檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)和教職工應(yīng)及時(shí)收集在工作中形成的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件材料。3.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照文件材料的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、教學(xué)工作類(lèi)、學(xué)生工作類(lèi)、后勤管理類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)文件材料進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，確保文件材料的整齊牢固。4.編目：編制文件材料的目錄，包括文件材料的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息。四、文件檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。2.學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)接收的文件檔案進(jìn)行審核、登記，并妥善保管。（二）歸檔要求1.歸檔的文件檔案應(yīng)符合整理要求，分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、裝訂整齊、編目規(guī)范。2.歸檔的文件檔案應(yīng)填寫(xiě)《文件檔案歸檔登記表》，注明文件檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.對(duì)電子文件檔案，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子文件檔案的可讀性和完整性。（三）保管期限1.學(xué)校文件檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的文件檔案主要包括本校制定的重要規(guī)章制度、學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、重大活動(dòng)記錄、重要人事任免等。3.長(zhǎng)期保管的文件檔案主要包括本校的一般性文件材料、教學(xué)科研成果、學(xué)生學(xué)籍檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的文件檔案主要包括本校臨時(shí)性的文件材料、一般性的業(yè)務(wù)文件等，保管期限為1年至5年。（四）保管方式1.紙質(zhì)文件檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照類(lèi)別和保管期限進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.電子文件檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保文件檔案的安全。五、文件檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要查閱文件檔案，可直接到學(xué)校檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱本校文件檔案，須持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.查閱涉及學(xué)校機(jī)密的文件檔案，須經(jīng)學(xué)校保密委員會(huì)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《文件檔案查閱登記表》，注明查閱文件檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、查閱目的等信息。2.檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的文件檔案，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱文件檔案，不得擅自將文件檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄文件檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將文件檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《文件檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為學(xué)校各項(xiàng)工作提供文件檔案利用服務(wù)，根據(jù)需要編制文件檔案匯編、專(zhuān)題資料等。2.對(duì)學(xué)校重大決策、重要活動(dòng)等，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)提供相關(guān)文件檔案資料，為決策提供參考依據(jù)。3.鼓勵(lì)教職工利用文件檔案開(kāi)展教學(xué)、科研、管理等工作，檔案管理部門(mén)應(yīng)給予必要的支持和幫助。六、文件檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文件檔案進(jìn)行鑒定，確定其保管期限和價(jià)值。2.全面審查原則：對(duì)文件檔案的鑒定應(yīng)全面審查其內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間等因素，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：文件檔案的鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案管理部門(mén)組織，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員共同參與，形成集體鑒定意見(jiàn)。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)文件檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其保存價(jià)值和保管期限。2.分析比較法：將文件檔案與同類(lèi)文件檔案進(jìn)行比較，分析其重要性和保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從文件檔案對(duì)學(xué)校工作的實(shí)際效益出發(fā)，評(píng)估其保存價(jià)值。（三）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的文件檔案，應(yīng)填寫(xiě)《文件檔案銷(xiāo)毀審批表》，注明文件檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《文件檔案銷(xiāo)毀審批表》經(jīng)學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.文件檔案的銷(xiāo)毀工作應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。4.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括文件檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀人員等信息，銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。七、文件檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)建立文件檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)文件檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)工作方法，提高管理水平。（二）移交工作1.學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期將到期的文件檔案向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。2.移交文件檔案時(shí)，應(yīng)編制《文件檔案移交清冊(cè)》，注明文件檔案的名稱(chēng)、