PAGE會(huì)計(jì)檔案管理辦法制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防會(huì)計(jì)檔案毀損、散失和泄密，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。3.會(huì)計(jì)賬簿是由一定格式的賬頁(yè)組成的，以經(jīng)過審核的會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是指公司對(duì)外提供的反映公司某一特定日期財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件。二、會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司會(huì)計(jì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.接收、整理、保管公司的會(huì)計(jì)檔案，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。3.建立會(huì)計(jì)檔案目錄索引，方便查閱和利用會(huì)計(jì)檔案。4.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理和移交工作，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.協(xié)助檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案的保管、查閱和利用工作。3.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司要求及時(shí)編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，并將相關(guān)資料整理歸檔。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)妥善保管本部門形成的與會(huì)計(jì)核算有關(guān)的文件資料，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.在檔案管理部門查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、合同等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類登記的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記的賬簿。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。4.固定資產(chǎn)卡片，記錄固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息。5.輔助賬簿，如備查賬簿等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。２.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。3.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。4.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.銀行對(duì)賬單。3.納稅申報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。四、會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證的整理與裝訂1.每月終了，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將本月的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理，檢查憑證的編號(hào)是否連續(xù)，附件是否齊全，內(nèi)容是否完整。2.按照憑證類別和編號(hào)順序排列，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。3.整理好的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。4.裝訂會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上三個(gè)針眼，實(shí)行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理與裝訂1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。2.會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用順序整理編號(hào)，檢查賬頁(yè)是否齊全，賬頁(yè)記載是否連貫、準(zhǔn)確，有無缺頁(yè)、跳行、串頁(yè)等情況。3.對(duì)于活頁(yè)賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁(yè)，再將已使用的賬頁(yè)依次編號(hào)，并撤去賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊(cè)。4.在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿冊(cè)數(shù)、起訖日期、保管期限等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理與裝訂1.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編制完成并經(jīng)審核無誤后，應(yīng)及時(shí)整理裝訂。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按類別、年度、月份順序排列，加具封面，在封面上注明單位名稱、年度、月份、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告名稱、份數(shù)、編制日期等，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作的負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。3.對(duì)于年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，還應(yīng)將審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)情況說明書等一并裝訂成冊(cè)。五、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿的保管期限為30年。2.月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保管期限為10年。3.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)為永久保管。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)備，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照年度、類別、保管期限等順序排列，便于查找和利用。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理部門應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的名稱、數(shù)量、來源、保管期限、存放位置等信息，以便于管理和查詢。（三）保管期限的計(jì)算會(huì)計(jì)檔案保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。六、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，及時(shí)調(diào)出相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并安排專人負(fù)責(zé)查閱監(jiān)督，確保查閱過程中會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。3.查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得擅自復(fù)制、借出會(huì)計(jì)檔案。如有特殊需要復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)制。（二）借閱程序1.外單位人員因工作需要查閱或借閱本公司會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)與借閱人員簽訂《會(huì)計(jì)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、借閱責(zé)任等事項(xiàng)，并收取一定的押金。3.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還會(huì)計(jì)檔案，如有特殊情況需要延期的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）內(nèi)部移交1.公司內(nèi)部各部門之間因工作需要移交會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部移交清單》，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間、移交部門、接收部門等信息，并由雙方經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)移交清單及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)，并在會(huì)計(jì)檔案保管臺(tái)賬上進(jìn)行記錄。（二）外部移交1.公司因合并、分立、撤銷、解散或破產(chǎn)等原因需要向其他單位移交會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案外部移交清冊(cè)》，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，向接收單位移交。3.移交雙方應(yīng)在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并辦理交接手續(xù)。交接完畢后，接收單位應(yīng)出具接收證明。八、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，會(huì)同財(cái)務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、重要性、歷史價(jià)值等因素，確定哪些會(huì)計(jì)檔案可以銷毀，哪些會(huì)計(jì)檔案仍需繼續(xù)保管。3.對(duì)于仍需繼續(xù)保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并在會(huì)計(jì)檔案保管臺(tái)賬上進(jìn)行記錄。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，注明會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。2.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)報(bào)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀會(huì)