PAGE_畢業(yè)生檔案工作制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司畢業(yè)生檔案的管理工作，確保檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司人才培養(yǎng)、選拔任用等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司接收的各類畢業(yè)生檔案的管理，包括全日制普通高校畢業(yè)生、非全日制高校畢業(yè)生等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映畢業(yè)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌、獎懲情況等信息。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息，按照規(guī)定的檔案材料目錄進(jìn)行整理歸檔。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)畢業(yè)生檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到管理規(guī)范、流程清晰。二、檔案接收（一）接收流程1.畢業(yè)生提交：畢業(yè)生應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將個人檔案提交至公司人力資源部門。檔案應(yīng)密封完好，并加蓋畢業(yè)院校檔案管理部門公章。2.初步審核：人力資源部門收到檔案后，對檔案的密封情況、材料完整性等進(jìn)行初步審核。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時與畢業(yè)生溝通，要求其補充或更正相關(guān)材料。3.登記入庫：經(jīng)審核無誤的檔案，人力資源部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括畢業(yè)生姓名、性別、畢業(yè)院校、專業(yè)、學(xué)歷、畢業(yè)時間、檔案編號等信息，并將檔案存入公司專門的檔案庫房。（二）檔案材料要求1.學(xué)籍材料：包括畢業(yè)生登記表、成績單、學(xué)位證書復(fù)印件、畢業(yè)證書復(fù)印件等。2.黨團(tuán)組織材料：如入黨志愿書、入團(tuán)申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報等。3.獎懲材料：各級各類獎勵證書復(fù)印件、處分決定等。4.就業(yè)材料：就業(yè)協(xié)議書、報到證等。5.其他材料：如實習(xí)鑒定、培訓(xùn)證書、科研成果等與畢業(yè)生相關(guān)的材料。三、檔案整理（一）整理原則按照檔案材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列、編目造冊，便于檔案的查閱和管理。（二）分類方法1.按材料性質(zhì)分類：將檔案材料分為學(xué)籍材料、黨團(tuán)組織材料、獎懲材料、就業(yè)材料、其他材料等類別。2.按時間順序排列：每一類材料按照時間先后順序排列，確保檔案材料邏輯清晰。（三）編目要求1.編制檔案目錄：根據(jù)檔案分類情況，編制詳細(xì)的檔案目錄，包括類別、序號、材料名稱、日期、頁數(shù)等信息。2.目錄打印與裝訂：將檔案目錄打印成冊，并與檔案一同裝訂，以便于查閱。四、檔案保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案保管環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案存放：檔案應(yīng)按照類別、編號順序存放，便于查找和管理。2.定期檢查：人力資源部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管環(huán)境等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.電子檔案管理：建立畢業(yè)生電子檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進(jìn)行電子化管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部查閱：公司人力資源部門、用人部門因工作需要，可查閱畢業(yè)生檔案。查閱時應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位查閱：因司法機(jī)關(guān)、政府部門等工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，并按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。未經(jīng)公司同意，任何單位和個人不得查閱畢業(yè)生檔案。（二）查閱流程1.申請：查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審核，如同意查閱，簽字批準(zhǔn)后交人力資源部門。3.查閱：人力資源部門根據(jù)審批意見，安排專人陪同查閱人到檔案庫房查閱檔案。查閱人應(yīng)在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出庫房或進(jìn)行拍照、復(fù)印等操作。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案及時歸還人力資源部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.畢業(yè)生離職：畢業(yè)生與公司解除勞動關(guān)系后，其檔案應(yīng)按照規(guī)定轉(zhuǎn)遞至新的工作單位或檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)變更：因公司檔案管理機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因，需要將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至其他指定的檔案管理機(jī)構(gòu)。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.申請：由相關(guān)部門或畢業(yè)生本人提出檔案轉(zhuǎn)遞申請，填寫《檔案轉(zhuǎn)遞申請表》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位名稱、地址、聯(lián)系人等信息。2.審核：人力資源部門對轉(zhuǎn)遞申請進(jìn)行審核，核實轉(zhuǎn)遞信息的準(zhǔn)確性和完整性。如審核通過，在申請表上簽字蓋章。3.密封檔案：人力資源部門按照檔案轉(zhuǎn)遞要求，對檔案進(jìn)行密封，并在封口處加蓋公司公章。4.轉(zhuǎn)遞方式：根據(jù)轉(zhuǎn)遞單位的要求，選擇合適的轉(zhuǎn)遞方式，如機(jī)要交通、專人送取等。轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)確保檔案的安全和及時送達(dá)。5.回執(zhí)確認(rèn)：檔案轉(zhuǎn)遞后，人力資源部門應(yīng)及時跟蹤檔案的送達(dá)情況，并要求轉(zhuǎn)遞單位在收到檔案后出具回執(zhí)，確認(rèn)檔案已安全送達(dá)。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.人員管理：參與檔案管理工作的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.信息保密：嚴(yán)格控制檔案信息的知悉范圍，未經(jīng)授權(quán)，不得向任何單位和個人泄露檔案內(nèi)容。3.辦公場所管理：檔案管理辦公場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。（二）安全管理1.設(shè)施設(shè)備維護(hù)：定期對檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。2.應(yīng)急預(yù)案制定：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處置措施，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。八、檔案信息化建設(shè)（一）信息化目標(biāo)逐步實現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）信息化內(nèi)容1.檔案信息錄入：將畢業(yè)生檔案中的各類信息錄入電子檔案數(shù)據(jù)庫，建立完整的檔案信息資源庫。2.系統(tǒng)功能開發(fā)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的接收、整理、保管、查閱轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，具備檔案信息查詢、統(tǒng)計分析、預(yù)警提醒等功能。3.數(shù)據(jù)安全保障：加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)、用戶權(quán)限管理等措施，確保數(shù)據(jù)安全可靠。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立檔案管理工作監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法制定檔案管理工作考核指標(biāo)體系