PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道機關(guān)各部門、下屬事業(yè)單位、社區(qū)（村）委會等在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理部門集中管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道的檔案，并對下屬各部門、單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。各部門、單位負責本部門、單位檔案的收集、整理、保管和提供利用等工作。2.完整準確、系統(tǒng)安全原則全面收集和整理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道在各項工作中形成的檔案，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化管理。同時，采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，建立科學合理的檔案管理體系和檢索工具，方便檔案的查詢和利用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道各項工作提供及時、有效的檔案信息支持。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）檔案管理部門鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責本鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督檢查等工作。檔案管理部門應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)整時，應(yīng)報上級檔案行政管理部門備案。（二）檔案管理人員職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計本鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道的各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道各項工作提供檔案利用服務(wù)。4.對下屬各部門、單位的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交應(yīng)進館的檔案，并做好檔案的鑒定、銷毀等工作。6.負責檔案庫房的管理，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等工作，確保檔案庫房的安全。（三）各部門、單位兼職檔案員職責1.負責本部門、單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時歸檔和規(guī)范管理。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門報送檔案工作情況，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督檢查。3.積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，為查閱利用檔案提供便利條件。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道機關(guān)各部門在履行職能活動中形成的各種文件材料，包括上級文件、本級文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)文件、人事檔案等。2.下屬事業(yè)單位在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，如業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、科研成果、財務(wù)賬目、人事檔案等。3.社區(qū)（村）委會在社區(qū)建設(shè)、村務(wù)管理、居民（村民）服務(wù)等工作中形成的文件材料，如社區(qū)規(guī)劃、居民檔案、會議記錄、財務(wù)收支憑證等。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道舉辦的各類重大活動、重要事件形成的檔案，包括活動方案、通知、領(lǐng)導講話、照片、錄像、紀念品等。5.其他具有保存價值的文件材料，如與鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道工作相關(guān)的合同協(xié)議、榮譽證書、新聞報道等。（二）收集要求1.各部門、單位應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉本部門、單位的工作流程和文件材料形成情況，按照檔案收集范圍的要求，及時收集各類文件材料。3.對收集到的文件材料，應(yīng)進行認真核對，確保文件材料的真實性、完整性和準確性。對不符合要求的文件材料，應(yīng)及時與形成部門或個人溝通，進行補充或修正。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的門類和載體，采用分類、編號、編目等方法進行整理。3.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類，編制檔號，并按照規(guī)定的格式填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，裝訂成冊。4.科技檔案應(yīng)按照項目、專業(yè)等進行分類，建立項目檔案卷，對項目文件進行編號、編目，繪制竣工圖等。5.會計檔案應(yīng)按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，裝訂成冊，并編制會計檔案目錄。6.電子檔案應(yīng)按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并編制電子檔案目錄。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地點，遠離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)堅固耐用，排列整齊有序，便于檔案存放和查找。4.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量準確、存放有序。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放地點和檔號。3.對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復或復制；對電子檔案，應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。5.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在4５%60%之間。溫濕度超出規(guī)定范圍時，應(yīng)及時采取措施進行調(diào)節(jié)。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責，加強對檔案安全工作的監(jiān)督檢查。2.加強檔案庫房的安全防范措施，安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。3.嚴格檔案借閱、查閱登記制度，對檔案的借閱、查閱情況進行詳細記錄，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識和應(yīng)急處置能力。制定檔案安全應(yīng)急預案，定期組織演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地保護檔案安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道機關(guān)各部門、下屬事業(yè)單位、社區(qū)（村）委會等在工作中需要查閱檔案的。2.公民、法人和其他組織因工作、學習、生活等需要，依法查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案的。3.涉及本鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道工作的司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門等因辦案需要查閱檔案的。（二）利用方式1.查閱利用：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上填寫查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息，并在指定地點查閱。2.借閱利用：因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對借閱檔案進行登記，并向利用者發(fā)放檔案借閱證，明確借閱期限和歸還要求。利用者應(yīng)按時歸還借閱的檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制利用：利用者如需復制檔案，應(yīng)填寫檔案復制申請表，注明復制檔案的名稱、數(shù)量、用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進行復制，并對復制件進行核對和登記。復制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，注明復制日期和出處。（三）利用審批1.查閱、借閱、復制檔案涉及本鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道重要機密或敏感信息的，應(yīng)經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道分管領(lǐng)導審批。2.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門等因辦案需要查閱、借閱、復制檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明材料，并按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。（四）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記簿，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用日期、利用者姓名、單位、利用內(nèi)容、審批情況等。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案利用人次、利用檔案數(shù)量、利用目的等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、保管期限從寬、銷毀從嚴的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門代表組成。2.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。鑒定表應(yīng)包括檔案名稱、檔號、保管期限、形成時間、鑒定理由及銷毀意見等內(nèi)容。3.檔案鑒定工作小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。鑒定報告應(yīng)明確需要銷毀的檔案清單，并報鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道分管領(lǐng)導審批。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、檔號、數(shù)量、銷毀時間等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦公室備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，確保檔案銷毀徹底。4.嚴禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或贈送他人，防止檔案信息泄露。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標建立完善的鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化檢索利用，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標準要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等功能模塊。2.在信息化管理系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案目錄的電子化管理和快速檢索。3.利用信息化管理系統(tǒng)對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全管理