PAGE居家托養(yǎng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強居家托養(yǎng)服務檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高居家托養(yǎng)服務質量和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的居家托養(yǎng)服務過程中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：居家托養(yǎng)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內容應真實反映居家托養(yǎng)服務的實際情況，數據準確無誤，嚴禁弄虛作假。3.安全保密原則：加強檔案安全防護措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，嚴格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：檔案管理應便于服務人員查詢、調閱，提高工作效率，為居家托養(yǎng)服務提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善居家托養(yǎng)檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中保管居家托養(yǎng)服務檔案，建立檔案目錄和索引，便于查詢利用。4.定期對檔案進行檢查、鑒定、統(tǒng)計，確保檔案質量。5.負責檔案的安全保管，做好防火防蟲防潮防盜等工作，對破損或變質的檔案及時進行修復或復制。6.按照規(guī)定向有關部門移交檔案。（二）各部門職責1.負責本部門居家托養(yǎng)服務相關檔案資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時、完整、準確。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、調閱等工作。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂上架等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密，確保檔案安全。4.積極為利用者提供檔案查閱、借閱等服務，及時做好登記和催還工作。5.定期對檔案進行盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案收集（一）收集范圍1.服務對象基本信息檔案：包括服務對象的身份證、戶口本、殘疾證等復印件，個人基本情況登記表，健康狀況記錄等。2.服務協(xié)議檔案：與服務對象簽訂的居家托養(yǎng)服務協(xié)議。3.服務計劃檔案：根據服務對象需求制定的個性化服務計劃。4.服務記錄檔案：每次服務的詳細記錄，包括服務時間、內容、效果等。5.服務評估檔案：定期對服務對象進行評估的記錄和報告。6.服務人員檔案：服務人員的個人信息、培訓記錄、考核情況等。7.財務檔案：服務費用的收支記錄、發(fā)票、報銷憑證等。（二）收集要求1.各部門應在工作過程中及時收集相關檔案資料，確保檔案的真實性和完整性。2.檔案資料應字跡清晰、內容完整，簽字蓋章齊全。3.對于電子文檔，應確保格式規(guī)范、存儲安全，并定期進行備份。（三）收集時間1.服務對象基本信息檔案、服務協(xié)議檔案應在服務開始前收集完畢。2.服務計劃檔案應在服務計劃制定后及時收集。3.服務記錄檔案應在每次服務結束后一周內收集。4.服務評估檔案應在評估工作完成后兩周內收集。5.服務人員檔案應定期更新收集。6.財務檔案應按照財務管理制度及時收集整理。四、檔案整理（一）分類標準1.按照服務對象類別進行分類，如智力殘疾、精神殘疾、肢體殘疾等。2.按照檔案內容類別進行分類，分為基本信息類、服務協(xié)議類、服務計劃類、服務記錄類、服務評估類、服務人員類、財務類等。（二）整理方法1.對收集到的檔案資料進行核對，確保資料齊全、準確。2.按照分類標準進行分類排序，同一類別的檔案按照時間順序排列。3.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性，便于查詢和管理。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。5.對檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。（三）整理期限檔案整理工作應在檔案收集完成后一個月內完成。五、檔案保管（一）保管期限1.服務對象基本信息檔案、服務協(xié)議檔案、服務人員檔案等長期保管。2.服務計劃檔案、服務記錄檔案、服務評估檔案等保管期限為五年。3.財務檔案按照國家財務檔案保管規(guī)定執(zhí)行。（二）保管方式1.采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。電子檔案應存儲在服務器或專用存儲設備上，建立備份機制，定期進行備份。2.檔案庫房應具備防火、防蟲、防潮、防盜、防光、防塵等條件，溫度、濕度應符合規(guī)定要求。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱原因、借閱時間等，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應按照申請表的內容進行核對，對符合借閱條件的檔案予以借閱，并做好登記。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注，嚴禁將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并做好登記。4.借閱檔案應在規(guī)定時間內歸還，如因特殊情況需要延期歸還的，應辦理續(xù)借手續(xù)。（四）檔案歸還1.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應及時查明原因并報告。2.對歸還的檔案進行檢查后，在借閱登記本上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。六、檔案利用（一）利用范圍1.為居家托養(yǎng)服務的決策提供依據，如通過服務評估檔案分析服務效果，調整服務計劃。2.為服務人員提供參考，幫助其了解服務對象情況，提高服務質量。3.為相關部門提供數據支持，如統(tǒng)計服務對象數量、服務內容等。4.接受上級部門檢查、審計等工作時提供檔案資料。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據利用者的需求，提供檔案查閱服務，利用者可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案。2.借閱：如利用者需要將檔案帶出檔案管理部門，應按照檔案借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行復制。（三）利用審批1.內部人員利用檔案，由部門負責人審批。2.外部單位或個人利用檔案，應經公司/組織主管領導審批。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員等組成。2.鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》。（二）銷毀1.經鑒定需要銷毀的檔案，應報公司/組織主管領導批準。2.檔案銷