PAGE醫(yī)院基建檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理，確保基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮基建檔案在醫(yī)院建設(shè)、管理、維護(hù)及改擴(kuò)建等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院所有基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，包括新建、改建、擴(kuò)建工程以及相關(guān)配套設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目形成的各類文件材料。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理原則。醫(yī)院基建檔案管理工作在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行基建部門、檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。2.完整準(zhǔn)確原則?；n案應(yīng)全面反映醫(yī)院基建項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過(guò)程的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.同步管理原則。基建檔案管理工作應(yīng)與基建項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步，做到工程進(jìn)度與檔案形成進(jìn)度相匹配，確保檔案資料的及時(shí)收集、整理和歸檔。4.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則?；n案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)遵循國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，保證檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。二、管理職責(zé)（一）醫(yī)院基建領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督醫(yī)院基建檔案管理工作，將基建檔案管理納入醫(yī)院基本建設(shè)管理工作的重要內(nèi)容，協(xié)調(diào)解決基建檔案管理工作中的重大問(wèn)題。2.審定基建檔案管理工作的規(guī)章制度、工作計(jì)劃和總結(jié)等。（二）基建部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.對(duì)基建項(xiàng)目各參建單位的文件材料收集、整理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，審核各參建單位移交的檔案資料。3.負(fù)責(zé)組織編制基建項(xiàng)目檔案分類大綱、編號(hào)方案等，按照檔案管理要求進(jìn)行檔案整理和移交。4.配合檔案管理部門做好基建檔案的驗(yàn)收、鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定醫(yī)院基建檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，對(duì)基建檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.集中統(tǒng)一管理醫(yī)院基建檔案，接收基建部門及各參建單位移交的基建檔案，進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、編目、上架等工作，建立健全基建檔案檢索體系。3.負(fù)責(zé)基建檔案的安全保管，維護(hù)檔案的完整性和保密性，定期對(duì)基建檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案實(shí)體安全。4.組織開(kāi)展基建檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為醫(yī)院基建項(xiàng)目的決策、管理、維護(hù)等提供檔案信息服務(wù)。5.參與基建項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性及整理質(zhì)量等進(jìn)行審查。（四）各參建單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)的基建項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料符合檔案管理要求。2.按照合同約定和醫(yī)院基建部門的要求，及時(shí)向醫(yī)院基建部門移交項(xiàng)目檔案資料，并對(duì)移交檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.接受醫(yī)院基建部門和檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，配合做好基建項(xiàng)目檔案的相關(guān)工作。三、文件材料的形成與收集（一）規(guī)劃階段1.項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告及批復(fù)文件。2.環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)文件。3.項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等相關(guān)規(guī)劃文件。（二）設(shè)計(jì)階段1.初步設(shè)計(jì)文件及批復(fù)，包括設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、設(shè)計(jì)圖紙、工程概算等。2.施工圖設(shè)計(jì)文件，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等各專業(yè)圖紙及設(shè)計(jì)變更文件。3.設(shè)計(jì)交底記錄、圖紙會(huì)審記錄等。（三）施工階段1.工程開(kāi)工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案等。2.工程技術(shù)交底記錄、施工日志。3.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件，如合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、復(fù)試報(bào)告等。4.隱蔽工程驗(yàn)收記錄，包括地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等分部工程中的隱蔽部位驗(yàn)收資料。5.分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，包括檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。6.工程質(zhì)量事故報(bào)告及處理記錄。7.工程進(jìn)度計(jì)劃及實(shí)際進(jìn)度記錄，包括月、季、年度進(jìn)度報(bào)表等。8.工程變更通知、工程洽商記錄、技術(shù)核定單等。9.施工單位往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要等。（四）監(jiān)理階段1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。2.監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理季報(bào)、監(jiān)理總結(jié)。3.監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單。4.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等監(jiān)理文件。（五）設(shè)備采購(gòu)與安裝階段1.設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議。2.設(shè)備開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄、設(shè)備安裝調(diào)試記錄。3.設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄。（六）竣工驗(yàn)收階段1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括工程概況、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收程序、驗(yàn)收意見(jiàn)等。2.工程竣工決算報(bào)告及審計(jì)報(bào)告。3.工程質(zhì)量保修書(shū)。4.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)竣工圖。5.工程聲像檔案，如工程建設(shè)前期及施工過(guò)程中的照片、錄像等。（七）其他1.與基建項(xiàng)目有關(guān)的各類合同、協(xié)議，如勘察合同、設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購(gòu)合同等。2.上級(jí)主管部門及醫(yī)院內(nèi)部關(guān)于基建項(xiàng)目的各類文件、通知、批示等。3.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的其他有保存價(jià)值的文件材料。各部門和參建單位應(yīng)按照上述要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門或本單位在基建項(xiàng)目各階段形成的文件材料，并進(jìn)行分類整理，確保文件材料的齊全、完整。四、文件材料的整理（一）整理要求1.基建文件材料應(yīng)按照形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等。3.破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)，字跡模糊或易褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，并與原件一并歸檔。（二）分類方法基建檔案采用年度項(xiàng)目保管期限分類法。1.年度：按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類。2.項(xiàng)目：按照醫(yī)院基建項(xiàng)目的名稱進(jìn)行分類，一個(gè)項(xiàng)目的文件材料集中排列在一起。3.保管期限：根據(jù)文件材料的重要程度和保存價(jià)值，將基建檔案劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。永久保管的檔案：凡是反映醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)醫(yī)院和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為1650年。短期保管的檔案：凡是反映醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（三）編號(hào)規(guī)則基建檔案編號(hào)采用“年度+項(xiàng)目代碼+類別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。1.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。2.項(xiàng)目代碼：按照醫(yī)院基建項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件中的項(xiàng)目代碼填寫。3.類別代碼：根據(jù)基建檔案的分類設(shè)置，用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“01”表示規(guī)劃文件，“02”表示設(shè)計(jì)文件等。4.順序號(hào)：按照同一類別文件材料的排列順序，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編寫，從“001”開(kāi)始。例如：2023年某醫(yī)院門診樓建設(shè)項(xiàng)目的一份規(guī)劃文件，其編號(hào)為“2023[項(xiàng)目代碼]01001”。（四）裝訂要求1.歸檔文件材料應(yīng)去除金屬物，采用A4幅面紙張進(jìn)行左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。2.圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面，并在折疊處加蓋檔號(hào)章。五、文件材料的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.基建項(xiàng)目各參建單位應(yīng)在項(xiàng)目完成一個(gè)階段（如基礎(chǔ)完工、主體結(jié)構(gòu)完工、設(shè)備安裝調(diào)試完成等）后，及時(shí)將該階段形成的文件材料整理歸檔，并向醫(yī)院基建部門移交。2.基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，各參建單位應(yīng)將全部項(xiàng)目檔案資料整理歸檔，并向醫(yī)院基建部門和檔案管理部門移交。（二）歸檔程序1.基建項(xiàng)目各參建單位對(duì)本單位形成的文件材料進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，填寫《基建文件材料移交清單》，一式兩份，一份留存，一份隨檔案移交。2.將整理好的檔案資料報(bào)送醫(yī)院基建部門審核，基建部門對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查，對(duì)不符合要求的檔案資料，退回參建單位重新整理。3.基建部門審核通過(guò)后，組織參建單位將檔案資料移交醫(yī)院檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理交接手續(xù)，在《基建文件材料移交清單》上簽字蓋章。（三）移交要求1.移交的基建檔案應(yīng)符合本制度規(guī)定的整理要求，檔案資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，分類清晰，編號(hào)規(guī)范，裝訂整齊。2.移交的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件材料的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等內(nèi)容，便于查找和利用。3.檔案移交時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交電子檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和整理。電子檔案的格式應(yīng)符合長(zhǎng)期保存的要求，如PDF、TIFF等。六、檔案的保管與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的基建檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.基建檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃2４℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.定期對(duì)基建檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.基建檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架排列，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立健全基建檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引、指南等檢索工具，提高檔案查詢效率。（二）檔案利用1.醫(yī)院內(nèi)部各部門因工作需要查閱基建檔案的，應(yīng)填寫《基建檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保管期限和保密規(guī)定，確定是否提供查閱，并告知查閱人查閱范圍和查閱方式。3.查閱基建檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.因特殊情況需要復(fù)印、拍照、摘錄基建檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印件、照片、摘錄件應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。5.外單位查閱醫(yī)院基建檔案的除按照上述程序辦理查閱手續(xù)外，還應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。涉及國(guó)家機(jī)密和醫(yī)院商業(yè)秘密的基建檔案，不得對(duì)外提供查閱。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)基建檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)。2.成立基建檔案鑒定小組，由檔案管理部門、基建部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)基建檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。3.鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，詳細(xì)記錄鑒定的過(guò)程、結(jié)果及銷毀意見(jiàn)等。鑒定報(bào)告應(yīng)由鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的基建檔